Requisitos Técnicos e Funcionais para a Gestão de Documentos para Engenharia

– Alta capacidade e robustez para armazenar e trafegar com velocidade satisfatória um volume imenso de dados: os documentos de engenharia são arquivos grandes e o sistema (e a rede de acesso a internet) precisam de velocidade para upload, download, visualização de arquivos.

– Visualizador interno para múltiplas extensões: os arquivos de engenharia podem ser elaborados em AutoCad (DWG), MS-Excel, MS-Word etc. e muitas vezes os usuários podem não ter esses aplicativos instalados em suas máquinas, portanto, um visualizador interno é fundamental.

– Solução cloud com fácil implantação e acesso por usuários em múltiplas localidades: as obras de engenharia ou os setores de engenharia permanentes das empresas usualmente são distribuídos por localidades diversas e a facilidade de implantar e acessar sistemas nessas diversas localidades é fundamental.

– Interface amigável e intuitiva, de fácil utilização por profissionais de gerações diversas: a engenharia é composta por profissionais mais ou menos experientes, com muita ou pouca afinidade com computadores e sistemas. Engajar o uso por toda a equipe é necessário e uma interface amigável é determinante nesse processo. Softwares de uso complicado, interface não intuitiva e com comandos lentos tendem a ser boicotados pelos usuários, o que resulta no insucesso de implantação;

– Workflow BMPN 2.0 com possibilidade de vinculação a grupos de documentos ou documentos individuais: os documentos de Engenharia podem tramitar das mais diversas formas, envolvendo players em locais distintos, exercendo funções distintas de forma simultânea ou em cascata e o sistema deve ser capaz de desenhar fluxos de trabalho flexíveis, que atendam à (refere-se a fluxos, certo?)realidade de cada tipo de documento.

– Expectativa de chegada de documentos – pré cadastro: projetos de engenharia possuem um escopo definido e para materializá-lo em informações e documentos é preciso planejamento. Para isso, as empresas projetistas elaboram listas de documentos, onde existe uma previsão de quantos serão emitidos ao longo do projeto e em quais datas. O GED deve ser capaz de fazer uma leitura dessa lista e gerar uma expectativa de cadastro efetivo tirar deles, gerando curvas de evolução prevista e alertas de atraso.

– Avanço físico: a emissão e revisão de documentos estão ligadas ao avanço do projeto. O software deve ser capaz de atrelar a cada documento seu peso e gerar curvas de avanço previstas e realizadas.

– Comparação de modificações de projeto: é importante que o software ofereça recursos para auxiliar as equipes de engenharia a identificarem modificações entre as revisões de um documento, destacando-as através de hachuras ou amebas.

– Revisionamento controlado: o sistema deve bloquear a edição e em alguns casos até mesmo o acesso a documentos que tenham sido retirados para revisão, evitando, assim, que mais de uma revisão ocorra simultaneamente e haja perda de informações.

– Controle de tarefas e prazos: a plataforma deve oferecer recursos de monitoramento e cobrança a tarefas de workflow.

– Carga em lote: em projetos de engenharia há necessidade de carregamento em lote de grande quantidade de documentos.

– Download em lote: para atendimento à demanda de distribuição de conjuntos de documentos para referência em contratações, onde as empresas externas não devem acessar o sistema diretamente.

– Controle de numeração de documentos: a numeração é um ponto forte no tratamento de documentos para engenharia. Ela deve refletir de forma sucinta o conteúdo do documento, indicando minimamente a área de atividade e disciplina. O sequencial deve ser controlado via sistema, para que não haja mais de um documento usando a mesma numeração, isso pode levar a erros gravíssimos no acesso à informação.

– Controle de acesso e perfil: os perfis de acesso precisam ser bem detalhados e customizáveis, de forma a permitir acesso devido à informação e trabalhos colaborativos de criação de documentos, verificação e aprovação, cadastro etc. Na maioria dos projetos, empresas externas contribuem grandemente nesses processos e o sistema deve segmentar os perfis de acesso, evitando que uma monitore ou interfira no trabalho da outra.

– Taxonomia dinâmica: cada usuário de projeto tem uma função e uma necessidade de trabalho. Alguns especialistas de disciplina atuam em vários projetos, outros trabalham em um único projeto monitorando várias disciplinas. Por isso uma taxonomia fixa de pastas não atenderá a todas as demandas de trabalho. O ideal é criar agrupamentos e subagrupamentos de forma dinâmica, a partir dos metadados de cadastro de cada documento, para que cada usuário monte sua árvore de pastas de acordo com suas necessidades de trabalho.

– Possibilidade de migração de acervo documental entre plataformas: em grande parte dos casos haverá a necessidade de handover de uma base para outra ao final do projeto e o sistema deve ser capaz de extrair não somente os arquivos eletrônicos dos documentos, mas todos os metadados cadastrados para inserção no software que hospedará os documentos após a finalização do projeto.

– Integração com sistema de gestão empresarial: normalmente, grandes projetos usam ERPs para gerenciamento de orçamentos e custos. Pode haver, assim, a necessidade de integrar o EDMS a um ERP (SAP por exemplo), para liberação de pagamento dos documentos emitidos pela projetista/empreiteira

Os pontos levantados acima exemplificam a especificidade da documentação de Engenharia, bem como suas necessidades de recursos peculiares para uma gestão eficiente, que auxilie o projeto a cumprir com suas metas de prazo, custo, tempo e atendimento ao cliente. Portanto, é preciso mapear a estrutura do projeto, escopo, interfaces e stakeholders a fim de elencar quais recursos serão essenciais o avanço com eficiência.

A gestão documental quando roda bem resulta em ganhos significativos para o projeto, mas, em contrapartida, quando é mal planejada e implantada pode trazer desafios difíceis de resolver e que impactarão diretamente no cumprimento das metas. O ideal é que a empresa planeje adequadamente a gestão documental e escolha um GED (sistema de gerenciamento eletrônico de documentos) adequado antes da contratação dos projetos.

Por Camila Denículi Vila Verde, consultora especialista em gestão de documentos e informações para engenharia e indústria, Executiva DocExpert. Revisado pela equipe Greendocs | W3K Tecnologia

Share on email
Email
Share on whatsapp
WhatsApp
Share on linkedin
LinkedIn
Share on twitter
Twitter
Share on facebook
Facebook
Share on skype
Skype

Para saber mais, entre em contato pelo e-mail: [email protected] ou solicite uma demo.