Requisitos Técnicos e Funcionais para a Gestão de Documentos para Engenharia

– Alta capacidade e robustez para armazenar e trafegar com velocidade satisfatória um volume imenso de dados: os documentos de engenharia são arquivos grandes e o sistema (e a rede de acesso a internet) precisam de velocidade para upload, download, visualização de arquivos.


– Visualizador interno para múltiplas extensões: os arquivos de engenharia podem ser elaborados em AutoCad (DWG), MS-Excel, MS-Word etc. e muitas vezes os usuários podem não ter esses aplicativos instalados em suas máquinas, portanto, um visualizador interno é fundamental.


- Solução cloud com fácil implantação e acesso por usuários em múltiplas localidades: as obras de engenharia ou os setores de engenharia permanentes das empresas usualmente são distribuídos por localidades diversas e a facilidade de implantar e acessar sistemas nessas diversas localidades é fundamental.


- Interface amigável e intuitiva, de fácil utilização por profissionais de gerações diversas: a engenharia é composta por profissionais mais ou menos experientes, com muita ou pouca afinidade com computadores e sistemas. Engajar o uso por toda a equipe é necessário e uma interface amigável é determinante nesse processo. Softwares de uso complicado, interface não intuitiva e com comandos lentos tendem a ser boicotados pelos usuários, o que resulta no insucesso de implantação;


- Workflow BMPN 2.0 com possibilidade de vinculação a grupos de documentos ou documentos individuais: os documentos de Engenharia podem tramitar das mais diversas formas, envolvendo players em locais distintos, exercendo funções distintas de forma simultânea ou em cascata e o sistema deve ser capaz de desenhar fluxos de trabalho flexíveis, que atendam à (refere-se a fluxos, certo?)realidade de cada tipo de documento.


– Expectativa de chegada de documentos – pré cadastro: projetos de engenharia possuem um escopo definido e para materializá-lo em informações e documentos é preciso planejamento. Para isso, as empresas projetistas elaboram listas de documentos, onde existe uma previsão de quantos serão emitidos ao longo do projeto e em quais datas. O GED deve ser capaz de fazer uma leitura dessa lista e gerar uma expectativa de cadastro efetivo tirar deles, gerando curvas de evolução prevista e alertas de atraso.


– Avanço físico: a emissão e revisão de documentos estão ligadas ao avanço do projeto. O software deve ser capaz de atrelar a cada documento seu peso e gerar curvas de avanço previstas e realizadas.


– Comparação de modificações de projeto: é importante que o software ofereça recursos para auxiliar as equipes de engenharia a identificarem modificações entre as revisões de um documento, destacando-as através de hachuras ou amebas.


– Revisionamento controlado: o sistema deve bloquear a edição e em alguns casos até mesmo o acesso a documentos que tenham sido retirados para revisão, evitando, assim, que mais de uma revisão ocorra simultaneamente e haja perda de informações.


- Controle de tarefas e prazos: a plataforma deve oferecer recursos de monitoramento e cobrança a tarefas de workflow.


– Carga em lote: em projetos de engenharia há necessidade de carregamento em lote de grande quantidade de documentos.


– Download em lote: para atendimento à demanda de distribuição de conjuntos de documentos para referência em contratações, onde as empresas externas não devem acessar o sistema diretamente.


– Controle de numeração de documentos: a numeração é um ponto forte no tratamento de documentos para engenharia. Ela deve refletir de forma sucinta o conteúdo do documento, indicando minimamente a área de atividade e disciplina. O sequencial deve ser controlado via sistema, para que não haja mais de um documento usando a mesma numeração, isso pode levar a erros gravíssimos no acesso à informação.


– Controle de acesso e perfil: os perfis de acesso precisam ser bem detalhados e customizáveis, de forma a permitir acesso devido à informação e trabalhos colaborativos de criação de documentos, verificação e aprovação, cadastro etc. Na maioria dos projetos, empresas externas contribuem grandemente nesses processos e o sistema deve segmentar os perfis de acesso, evitando que uma monitore ou interfira no trabalho da outra.


– Taxonomia dinâmica: cada usuário de projeto tem uma função e uma necessidade de trabalho. Alguns especialistas de disciplina atuam em vários projetos, outros trabalham em um único projeto monitorando várias disciplinas. Por isso uma taxonomia fixa de pastas não atenderá a todas as demandas de trabalho. O ideal é criar agrupamentos e subagrupamentos de forma dinâmica, a partir dos metadados de cadastro de cada documento, para que cada usuário monte sua árvore de pastas de acordo com suas necessidades de trabalho.


- Possibilidade de migração de acervo documental entre plataformas: em grande parte dos casos haverá a necessidade de handover de uma base para outra ao final do projeto e o sistema deve ser capaz de extrair não somente os arquivos eletrônicos dos documentos, mas todos os metadados cadastrados para inserção no software que hospedará os documentos após a finalização do projeto.


- Integração com sistema de gestão empresarial: normalmente, grandes projetos usam ERPs para gerenciamento de orçamentos e custos. Pode haver, assim, a necessidade de integrar o EDMS a um ERP (SAP por exemplo), para liberação de pagamento dos documentos emitidos pela projetista/empreiteira


Os pontos levantados acima exemplificam a especificidade da documentação de Engenharia, bem como suas necessidades de recursos peculiares para uma gestão eficiente, que auxilie o projeto a cumprir com suas metas de prazo, custo, tempo e atendimento ao cliente. Portanto, é preciso mapear a estrutura do projeto, escopo, interfaces e stakeholders a fim de elencar quais recursos serão essenciais o avanço com eficiência.


A gestão documental quando roda bem resulta em ganhos significativos para o projeto, mas, em contrapartida, quando é mal planejada e implantada pode trazer desafios difíceis de resolver e que impactarão diretamente no cumprimento das metas. O ideal é que a empresa planeje adequadamente a gestão documental e escolha um GED (sistema de gerenciamento eletrônico de documentos) adequado antes da contratação dos projetos.


Por Camila Denículi Vila Verde, consultora especialista em gestão de documentos e informações para engenharia e indústria, Executiva DocExpert. Revisado pela equipe Greendocs | W3K Tecnologia

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