O que é gestão de documentos e qual a sua importância?

Alguns fatores são essenciais para que as empresas tenham resultados excelentes em suas trajetórias. A gestão de documentos, sem dúvida, é um deles.

Isso porque tarefas diárias e comuns nas organizações, como as que envolvem administração, finanças, marketing e recursos humanos geram arquivos o tempo todo, compondo a dinâmica das companhias.

A distribuição manual desses documentos, bem como o gerenciamento da comunicação por e-mails e planilhas de controle sem o uso de uma tecnologia voltada à gestão impossibilita um eficiente, ocupando o tempo que os gestores poderiam investir em ações estratégicas ou preventivas.

Acreditamos que compreender a importância da gestão de documentos também envolve entender o que significa de fato esse termo e as melhores práticas que envolvem esse processo.

O que é Gestão de Documentos?

A Gestão de Documentos é o conjunto de processos que garante produção, arquivamento e uso adequado de arquivos e registros. Em outras palavras, gerenciar documentos é otimizar a busca por dados, de forma a torná-la mais fácil, organizada e segura.

Em termos práticos, a gestão documental evita a perda de documentos, garante a rastreabilidade das informações, controla processos de tramitação para avaliação e aprovação de documentos e otimiza fluxos de trabalho e de distribuição dos documentos.

Qual é a importância da Gestão de Documentos?

A Gestão de Documentos permite acesso de qualquer lugar do mundo, com o uso de softwares on cloud para gestão eletrônica. Ao implementar esse processo na empresa, você estabelece metodologias de trabalho para planejamento do acervo futuro, por exemplo.

Com isso, a definição das necessidades para a organização, cadastro, digitalização e arquivamento do acervo passivo se torna simples e prática. Trabalhar com o necessário para permitir a guarda ordenada e a recuperação dos documentos físicos e digitais é um dos segredos de sucesso de uma excelente Gestão de Documentos.

Diminuir drasticamente as impressões e cópias de documentos com a cultura paperless, sinalizar documentos desnecessários no seu acervo físico para descarte, reduzindo o espaço físico necessário, também são alguns benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos (GED).

Por que a W3K tem a melhor plataforma para o Gerenciamento dos seus Documentos?

A plataforma Greendocs, da W3K, provê visão total de etapas da documentação, facilita a colaboração entre equipes distintas, potencializa a gestão de mudança, controla registros e ações de qualidade, integra fornecedores de forma online e gerencia filas de trabalho, solicitações, aprovações e prazos.

A mesma também dá suporte a assinaturas digitais possibilitando a implantação de mais de um ambiente de trabalho para o mesmo usuário. Características técnicas como integração com ERP, AD e CAD trazem ainda mais fluidez aos trabalho do dia a dia.

Além disso, a W3K possibilita a integração de GED / BPMS / EDMS na mesma plataforma, o que torna o processo de gerenciamento da sua empresa mais objetivo e eficiente.

Entre em contato e saiba mais.

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