Governança da Informação em projetos de Engenharia com GED E BPM: quais são os benefícios?

Diversidade, procedência, revisões, fornecedores, mobilidade, validações, regulamentações, compliance. Em projetos de engenharia, estes são apenas alguns dos termos e desafios que as empresas precisam enfrentar diariamente. Em meio à complexidade gerada por um ritmo acelerado de informações, físicas e digitais, ter uma governança infalível da informação parece quase impossível. Contudo, com tecnologia e processos bem definidos, é possível ter esta gestão com a segurança, eficiência e rastreabilidade necessárias.

Na área de engenharia, processos e tecnologia caminham lado a lado para uma melhor governança da informação, envolvendo fluxos e ciclo de vida dos documentos, e também de forma abrangente quando se trata da cadeia que compõe cada projeto.

Com a adoção de sistemas GED e BPM, é possível atender todos os pontos da cadeia nos projetos de engenharia, de quem é project owner até fornecedores e EPCistas. E mesmo em empreitadas de menor porte, contar com estas soluções permite ter um controle assertivo e escalável desde os primeiros estágios do projeto, adicionando novos usuários e setores de forma modular de acordo com o escopo a ser seguido.

Em um projeto de engenharia, contar com essa visão proativa da gestão de informação, desde o início do projeto, garante às empresas uma maior agilidade, tanto para as alterações dentro da própria obra, até o ponto da conclusão da obra e transição (handover) para as etapas de operação e manutenção. Isso elimina possíveis rupturas (gaps) e assimetrias de informação, garantindo a eficácia dos processos em caso de manutenções futuras.

A implementação de GED e BPM para projetos de engenharia também tem impactos significativos em áreas críticas como os workflows, trazendo redução média de 70% no tempo de busca de informações, assim como permite recursos automatizados para fluxos, com notificações de usuários quando um documento é inserido, revisado ou alterado.

Estas soluções também ajudam a garantir os prazos definidos nas filas de trabalho, notificando quando algum documento importante precisa ser acessado ou revisado dentro do tempo hábil, com a segurança dos acessos garantida dentro de uma plataforma rastreável.

E falando em rastreabilidade, contar com uma plataforma avançada de GED também pode trazer benefícios inéditos, como a possibilidade de buscar informações específicas em documentos como plantas ou arquivos de CAD por meio de reconhecimento de imagem. Assim, ao utilizar um código presente no arquivo visual (markups), o sistema tem a inteligência de identificar esta informação na base de imagens, entregando os resultados esperados.

Por fim, com o apoio de tecnologias inteligentes como o Greendocs, é possível acompanhar e avaliar a qualidade destes fluxos por meio de indicadores definidos de acordo com as expectativas do projeto, dando subsídios para a tomada de decisão focada na melhoria dos processos.

Na W3K, contamos com um know-how extenso na área de gestão da informação para projetos de engenharia, com clientes de grande porte que se beneficiam de nossa plataforma Greendocs para seus processos. Quer saber mais? Entre em contato conosco!

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