Gestión documental de Calidad: sea más que un “mandadero” de documentos

Cuando una empresa implementa un sistema de gestión de la calidad, da un paso muy significativo, mostrando que la organización está comprometida con su crecimiento sostenible y la mejora continua de sus procesos. Sin embargo, como ocurre con la mayoría de los casos en tecnología, implementar una solución es solo el comienzo. Lo más importante es cómo lo maneja después de eso.

Si su organización ahora tiene un sistema de gestión de la calidad y de los documentos, para monitorear los indicadores de calidad, ahora el reto es dedicarse a este mantenimiento, así como del soporte para los logros de escala de procesos, reflejando directamente en el crecimiento de su negocio.

La distribución manual de documentos, la gestión de la comunicación a través de correos electrónicos y el control de hojas de cálculo pueden funcionar en procesos simples, con equipos pequeños, pocos documentos y pocos registros. A la medida que la empresa crece, los empleados se multiplican y se crean nuevos sectores, volviéndose imposible mantener una gestión cabal únicamente a través del control manual.

Permanecer en estos modelos mal optimizados consume tiempo y recursos para usted y sus empleados, transformándolos en “mandaderos (o mandaderas)” de documentos, donde el transporte manual de información ocupará buena parte de su tiempo de trabajo. Además, este control obsoleto aumenta el riesgo de tener documentos desactualizados o inconsistencia en los datos, lo que puede ser un problema si se realiza una auditoría o en cumplimiento de la ley, como es el caso de la GDPR.

Para eliminar estos embotellamientos y garantizar que sus procesos de gestión de la información sean eficientes, independientemente de la escala de su operación, agregar tecnología es una excelente opción. Soluciones como las plataformas de gestión electrónica de documentos (EDM) sientan las bases de esta gobernanza, que se lleva a cabo con una política sólida para el movimiento y procesamiento de la información (Workflow / BPMS).

Estas dos tecnologías juntas pueden apoyar actividades documentales como:

  • Analizar críticamente
  • Aprobar
  • Identificar revisiones
  • Control de cambios
  • Aseverar de que la versión actual esté disponible
  • Control de documentos externos y obsoletos
  • Controlar la distribución y el acceso a los documentos.

Además de la tecnología, un buen consejo es incluir profesionales de la información en los equipos de gestión documental y sus instancias (archivo, biblioteca, CDOC, etc). Los mismos pueden contribuir con su conocimiento especializado para apoyar la definición de buenas prácticas (reglas de clasificación, jerarquía de información, nomenclaturas), facilitando la implementación de las tecnologías propuestas. Con esto estructurado y automatizado, es más sencillo asegurar la correcta distribución de estándares y normas, evitando la duplicación y obsolescencia, así como mejorando la auditabilidad de los datos.

W3K Tecnologia tiene una década de experiencia en el mercado de GDE y BPM, combinando tecnología y procesos para auxiliar en la gobernanza de la información de las empresas. Contáctanos y obtén más información.

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