Como fazer uma gestão escalável de documentos com ECM?

Integração, escalabilidade e fluidez são algumas das palavras-chave para explicar como é possível prover uma gestão eficiente com Enterprise Content Management, ou melhor dizendo, com ECM.

Antes de mais nada é preciso compreender o que significa exatamente o termo e qual a importância dessa ferramenta para o fluxo de trabalho de uma empresa, independente do seu porte ou segmento.

É isso que abordaremos no artigo de hoje, revelando questões importantes sobre implementação, resultados e benefícios dessa tecnologia para o crescimento do negócio.

Afinal, o que é ECM?

Podemos dizer que ECM é uma gama de aplicações para adquirir mais controle e rastreabilidade das informações, além de prover maior eficiência no gerenciamento dos documentos e processos durante seu ciclo de vida, garantindo uma gestão escalável do business.

Qual a relação entre gestão escalável e ECM?

Gestão escalável e ECM não são sinônimos, mas possuem uma relação harmoniosa, visto que os benefícios dessa tecnologia apoiam a companhia para uma governança eficiente e ágil, com a possibilidade de encontrar rapidamente o documento vigente, aproximar equipes, gerenciar filas de trabalho e garantir a segurança da informação nesse processo.

Integrando o gerenciamento de documentos e processos em uma plataforma online, é possível garantir mais agilidade, fluidez e transparência ao negócio, permitindo gerar relatórios e dashboards de forma ágil e dinâmica.

Esses dados gerados mostram os gargalos e lições aprendidas dos projetos, que aliados a um sistema robusto, impulsionam a gestão escalável – imprescindível para o crescimento do negócio.

ECM: fluidez que gera agilidade e economia

Com investimentos inteligentes em plataformas que apoiam a gestão estratégica e operacional do negócio, não apenas as tarefas são otimizadas, como é possível distribuir melhor os recursos humanos para a execução de trabalhos mais táticos – uma fluidez que, entre outras coisas, gera agilidade e economia.

A gestão eficiente está diretamente relacionada à redução de processos manuais, seja de distribuição de documentos ou de planilhas em papel para gerar dados. Além de ser passível de erro humano, esse modelo manual diminui as possibilidades de integração, o que pode prejudicar a visualização, o controle, a colaboração e gerar retrabalhos.

Exemplos de gestão eficiente com ECM

Muitos cases de sucesso comprovam a eficiência de uma plataforma como o Greendocs, por exemplo. A SGBH, operação nacional de uma das mais renomadas multinacionais do ramo de energia da China, adotou a ferramenta da W3K como seu sistema de gestão de documentos, a fim de reunir e compartilhar informações de portfólios de projetos de capital no Brasil.

Outra grande organização que aumentou o foco na gestão de compliance de seus clientes foi o escritório Mello Pimentel Advocacia, que ganhou produtividade e acurácia no atendimento a prazos, além de garantir rastreabilidade no gerenciamento do ciclo de vida dos contratos. Da mesma forma, também estão entre os resultados da implantação, a rapidez e maior clareza visual na apresentação de documentos relacionados aos processos.

Já a Gerdau – uma das líderes mundiais em produção de aço e a maior empresa privada do sul do país, implantou a solução Greendocs para otimizar a gestão de documentos e automatizar os processos nas áreas de engenharia e qualidade.

No site você pode ler esses e outros cases para entender como as empresas otimizaram a gestão dos seus negócios com a tecnologia da W3K.

Também é possível solicitar uma demonstração da nossa ferramenta aqui.

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