BPM: por que implementar a automatização de processos?

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Processos de negócio são uma das bases do ganho de agilidade, fluidez e assertividade para empresas de todos os setores. Porém, também podem ser bastante desafiadores: ao mesmo tempo em que, se geridos e realizados à risca trazem melhoria do fluxo de trabalho, maior entendimento de cada área e indivíduo sobre suas funções, mais produtividade e agilidade, menor incidência de erros e retrabalhos, controle de tempo e custos, por outro lado erros nesta área podem trazer resultados exatamente opostos a estes, causando problemas e prejuízos.

Processos de negócio impulsionam o ganho de agilidade, fluidez e assertividade para empresas de todos os setores. Porém, também podem ser bastante desafiadores, pois, se por um lado, eles trazem:

– Melhoria do fluxo de trabalho;
– Maior entendimento de cada área e tarefas;
– Mais produtividade e agilidade;
– Menor incidência de erros e retrabalhos;
– Controle de tempo e custos;
Por outro lado, erros nesta área podem trazer resultados exatamente opostos a estes, causando problemas e prejuízos.

Como? Segundo pesquisa da McKinsey, todos os anos cerca de US$ 480 bilhões são desperdiçados por companhias que não conseguem alinhar seus processos. Já no Brasil, em um levantamento feito junto a mais de 70 participantes, somente 3 disseram trabalhar em organizações cujos processos funcionam como o projetado.

Nos dois estudos, global e nacional, os desafios encontrados pelas empresas na área de processos foram a falta de visibilidade sobre o fluxo de trabalho, dificuldade de acompanhamento para correta gestão dos processos e pouca cultura de inovação.

Desafios que podem levar a gestão de uma empresa a perdas, mas que podem ser sanados. E podemos provar, solicite demo para plataforma BPM.

BPM: o caminho para o sucesso

Um dos modelos mais indicados, quando se fala em processos corporativos, é o BPM – Business Process Management. Além de alinhamento das regras e fases dos processos, esta metodologia agrega mais eficácia ao dia a dia da organização, reduzindo significativamente as falhas, garantindo mais fluidez, rastreabilidade, agilidade, eliminando custos desnecessários, entre outras vantagens.

Para aplicação do BPM, o caminho mais eficiente está na automatização. Plataformas tecnológicas que permitam sistematizar e facilitar processos organizacionais, trazendo aos gestores agilidade na percepção de pontos de melhoria, insumos para a melhor tomada de decisão e para a definição das ações necessárias, tornam os processos mais assertivos. E, por conseguinte, a produtividade mais alta e a gestão mais alinhada ao alcance dos objetivos do negócio.

Com a ajuda do BPM, os processos de negócio são acompanhados de forma transparente, trazendo maior controle e eficácia, etapa a etapa. Além disso, o BPM possibilita configurar diferentes níveis de permissão e acesso, provendo mais segurança à cadência de ações realizadas.

Isso significa que qualquer modificação nos processos será identificada, o que abre espaço para três pilares que asseguram um gerenciamento eficaz: governança da informação, rastreabilidade e gestão escalável de negócios.

Workflow automatizado e controle de prazos

Em resumo, podemos tratar o BPM como um conjunto de estratégias, normas e princípios capazes de orientar com eficácia e excelência os gestores, para que escolham as melhores alternativas no gerenciamento dos processos na empresa.

Com a automatização do workflow, é possível garantir o controle das filas de trabalho; possibilitando a criação de notificações automáticas para o controle de prazos, criação ou modificação de itens, tarefas pendentes ou temporalidade. Aumentando de forma geral a fluidez dos processos de negócio.

Redução significativa de custos com BPM

E não são só prazos e possibilidades de erros que podem ser reduzidos com o uso da automatização em BPM: os custos também.

Isto porque uma empresa que não olha para a gestão do seu fluxo de trabalho está correndo sérios riscos de perder o controle sobre informações, funções e etapas, tendo pouca visibilidade ou até mesmo previsibilidade sobre eventuais problemas, ruídos de comunicação, atrasos, falhas em entregas. Tudo isso pode trazer custos – às vezes, bem altos.

Além disso, quando uma empresa opta por automatizar processos, também permite resposta rápida às demandas do negócio, focando na gestão sistemática e integrada dos ambientes. Com isso, as organizações produzem mais e qualificam seus modelos de atuação e suas equipes, podendo otimizar também os custos, que chegam a alcançar até 80% de redução.

Greendocs: plataforma BPM configurável aos processos do negócio

Com o apoio de tecnologias inteligentes como o Greendocs, por exemplo, é possível acompanhar e avaliar a qualidade de todos os fluxos de trabalho por meio de indicadores definidos de acordo com as expectativas de cada projeto, dando subsídios para a tomada de decisão focada diretamente na melhoria dos processos.

Isso porque o Greendocs é uma plataforma totalmente adaptável ao seu modelo de negócio, replicando processos e estratégias já utilizadas pelo seu time, garantindo a governança da informação e a gestão escalável de negócios.

Quer saber mais sobre como a W3K pode acelerar o processo de transformação digital na sua empresa, provendo mais confiança, competitividade e fluidez a sua rotina? Converse com alguém da nossa equipe.

Como gerar confiança através da Transformação Digital?

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Em meio às inseguranças e incertezas ocasionadas pela pandemia, algumas características se tornaram ainda mais fundamentais para o crescimento de qualquer negócio. A confiança é uma delas. Vale ressaltar que, aliás, essa será a base que sustentará qualquer negócio no futuro.

No entanto, o grande desafio dos gestores para driblar a crise atual é justamente encontrar o caminho certo para prover segurança e firmeza como parte dos pilares de sustentação das suas empresas.

Para isso, o destino é um só: inserir recursos tecnológicos na cultura estrutural das organizações, dando um papel essencial para a inovação. Ou seja, para gerar a confiança que sua companhia precisa é preciso dizer sim à Transformação Digital.

A jornada da transformação no DNA da empresa

Em 2020, 87,5% das empresas brasileiras ouvidas para um estudo da consultoria Vanson Bourne afirmaram já estar em andamento com projetos de Transformação Digital. O dado é uma boa notícia e significa que a jornada para unir tecnologia e processos já se iniciou em grande parte das organizações.

Isso porque essa transformação não é apenas um conceito a ser aplicado no negócio, mas um somatório de tecnologias e ações que permitem aumentar a produtividade, competitividade, assertividade e lucratividade em companhias de qualquer porte e segmento.

Aceitar essa jornada é o primeiro passo para ganhar confiança durante a trajetória, entendendo quais são as demandas reais do negócio, elencando prioridades e definindo investimentos certeiros nas tecnologias, fornecedores e projetos que, de fato, trarão melhoria efetiva às operações.

Digitalizando tarefas e abrindo mão do manual

Para alavancar a produtividade com confiança é necessário delegar à tecnologia tarefas que podem ser digitalizadas e realizadas por máquinas ou softwares, liberando os recursos humanos para a execução de tarefas mais estratégicas.

Aliás, não há motivo para realizar de forma manual algo que um sistema já é capaz de fazer em muito menos tempo e com margem de erro ínfima comparada ao fator humano. A melhor forma de fazer é apostando em uma gestão de mudança assertiva e eficaz, capaz de prover mais produtividade, aumentar a confiança e, por fim, reduzir custos.

Mais confiança, menos riscos ao negócio

Segundo o levantamento Network Barometer Report, o erro humano é a causa de 84% dos incidentes ou falhas em empresas dos mais diversos setores. Aliás, você sabia que esses equívocos poderiam ser facilmente evitados com a tecnologia?

E não se trata apenas de substituir processos, mas de otimizar insumos, tempo e mão de obra. Quer um exemplo prático? Quando você utiliza um software especializado para gerir documentos e gerenciar informações, também permite implantar uma estrutura paperless que, ao contrário do que se possa pensar, vai muito além da redução no uso de papel.

A gestão paperless efetiva, assertiva, passa por alguns pontos importantes da Transformação Digital, como a adoção inteligente de recursos de nuvem. Afinal, apenas digitalizar arquivos não promove confiança, ou seja, é preciso ir além e integrar ao fluxo de trabalho outros processos, como a correta análise de informação e a modelagem de processos.

Maior rastreabilidade e controle de processos

Transformar-se digitalmente inclui adotar soluções, serviços, estratégias e cultura que possibilitem uma gestão de ponta a ponta da empresa de forma mais ágil, segura, confiável e integrada. No entanto, outro fator fundamental para adquirir confiança é compreender a importância de rastrear e controlar processos.

Quando a empresa decide pela mudança assertiva e passa da operação manual para um cenário inovador e evoluído de fato, está escolhendo deixar para trás as dificuldades relacionadas ao modelo ultrapassado e ineficaz de gestão, que inclui a baixa rastreabilidade de riscos como um dos maiores prejuízos para o negócio.

Quer saber mais sobre rastreabilidade e controle de processos? Leia o case da A1 Engenharia e descubra como a gestão documental é protagonista em qualquer projeto de expansão industrial.

Transformação Digital como cultura de negócio

Vale ressaltar que as empresas que promovem a transformação digital como cultura de negócio, adotando-a tal e qual uma estratégia de gestão, são as que terão mais confiança para enfrentar os desafios que se aproximam, especialmente após a pandemia.

Porém, é preciso ter ciência de que só realizar movimentos tecnológicos, sem arquitetura da real operação e os objetivos da empresa, não é mais um caminho possível nos tempos atuais.

A transformação digital já está aí, falta apenas decidir de qual lado você deseja ficar: dos que apenas sobrevivem ou daqueles que se destacam e prosperam no mercado em que atuam.

5 desafios na gestão de projetos e como superar

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A falta de objetivos ou escopos claros, ausência de marcos e deadlines bem definidos e a dificuldade na gestão de cronograma, histograma e riscos são alguns dos maiores desafios ao longo da execução de um projeto.

Quando acontecem impasses como estes que listamos acima, as equipes envolvidas no projeto podem ficar não somente mal informadas, mas também desalinhadas, trabalhando sem integração, o que poderá resultar em retrabalhos, erros e distância entre o resultado esperado e o realmente obtido.

Desafio e solução

Independente do empenho do gestor a um projeto ou equipe, os desafios na gestão de projetos existem e plataformas adequadas podem apoiar a identificar, minimizar ou sanar cada um deles.

Pensando em auxiliar nesta jornada, vamos hoje compartilhar cinco desafios que podem ocorrer na gestão de qualquer projeto, e, principalmente, como podemos superá-los.

Desafio 1: a informação (ou a falta dela)

Quanto mais informações forem estabelecidas antes, durante e depois dos projetos, mais clareza todos os envolvidos terão. Mas não basta sair somando dados: é preciso subdividi-los adequadamente em entregas menores, com ações e prazos ajustados para cada etapa.

Estas informações podem estar em texto, em gráficos, dashboards ou relatórios. O importante é que estejam no formato mais adequado para cada fase e objetivo do projeto.

Sem ter a informação necessária, nenhum projeto caminha, e é para auxiliar no fornecimento, distribuição e acompanhamento dela que a W3K oferece duas plataformas complementares e integradas: o CAPX e o Greendocs.

Com o primeiro, é possível inserir todas as informações desejadas e segmentar o projeto, com programas e subprojetos, alocando agentes específicos fase a fase e organizando as demandas específicas de cada projeto.

Nesta plataforma, os gestores e equipes conseguem verificar a atualização integrada de informações, que podem ser inseridas, trabalhadas ou modificadas pelos envolvidos no projeto, trazendo a possibilidade de colaboração, ou seja: várias pessoas atuando sobre os dados do projeto em simultâneo.

Isso permite à gestão acompanhar em tempo real o que está sendo feito, auxiliando no acompanhamento de cada fase, de cada profissional, e do cumprimento de cada etapa do escopo.

Além disso, no CAPX a curva “S” do previsto e do realizado pode ser gerada por disciplina, facilitando o acompanhamento, e os dashboards e/ou fluxos de projetos tornam a visualização das soluções mais claras e objetivas, permitindo que os gestores possam intervir ou aplicar melhorias rapidamente.

Também é possível customizar vários indicadores, a fim de que o gestor obtenha a informação real sempre que precisar. Desta forma ele terá base para orientar o trabalho de todos os agentes e conferir se cada um está executando suas tarefas exatamente como deveria.

Desafio 2: a falta de comunicação e colaboração

Mais do que abundante, a informação precisa ser disponível. Assim, é fundamental que os dados, o escopo e os andamentos do projeto estejam acessíveis, seguros e passíveis de colaboração, onde quer que os agentes envolvidos estejam.

Se houver falhas de comunicação durante a execução de um projeto, falhas poderão ocorrer, incluindo a perda de informações, documentos, prazos, verbas, entre outras.

O mais importante para sanar um problema é conhecer sua causa, e é por isso que o Greendocs oferece recursos para que os gestores tenham poder de rastreabilidade sobre todas as etapas do trabalho sobre um documento.

Em outras palavras, ninguém poderá dizer, por exemplo, que um contrato não chegou, que tal arquivo está corrompido, que não recebeu determinado documento, já que tudo fica disponível 24 horas em nuvem, podendo ser acessado via tablet ou celular a partir de qualquer lugar com acesso à Internet.

Vale ressaltar também que o Greendocs é uma plataforma versátil e robusta para Gestão de Documentos (GED/ECM) e de processos de negócio (BPMS). Utilizado na criação de aplicações para gestão de conteúdo corporativo e automatização de processos intensos em informação, é possível integrar a plataforma de maneira orgânica ao ambiente de gestão de projetos ou ERP da empresa.

É, definitivamente, uma solução para extinguir os ruídos de comunicação.

Desafio 3: a segurança nos acessos

Além de acessar e controlar todas as informações e etapas de um projeto, é essencial que isso seja feito de forma segura.
O CAPX traz esta segurança, já que permite controle de acessos, liberando para cada usuário somente o tipo de acesso de que ele precisa – visualizar, modificar/atualizar, etc.

Desta forma, as informações ganham muito mais visibilidade, clareza e agilidade, além de segurança, tornando mais rápida e assertiva a tomada de decisão.

Desafio 4: gestão de cronograma

Informações distribuídas, tarefas e prazos definidos, agora tudo depende da correta execução para que as entregas ocorram no tempo estabelecido.

Sabemos que nem sempre isso acontece. Atrasos nas entregas de projetos podem ser um grande desafio, e ocorrem, normalmente, por duas razões: ou porque houve engano na definição do prazo, ou na gestão de pessoas.

São desafios que aparecem e, para superar cada um deles, é possível contar com o auxílio da tecnologia.

Mecanismos de colaboração, orquestração e protocolo eletrônico da plataforma Greendocs, da W3K, garantem uma comunicação segura, consistente, e que pode ser rastreada entre os agentes de contrato.

Com isso, os gestores poderão não somente acompanhar o que está sendo realizado a cada etapa do projeto, como verificar se há erros ou atrasos a fim de tomar as decisões e efetuar as ações necessárias para corrigir cada um antes que se tornem prejudiciais ao andamento do projeto como um todo.

Com o Greendocs, toda a comunicação documental realizada entre as partes – gestores, equipes, fornecedores terceiros – pode ocorrer pela plataforma. É um canal centralizado, de fácil verificação, que garante a visibilidade que a gestão de projetos demanda, com a agilidade e organização que esta precisa.

Desafio 5: gestão de riscos

Riscos não calculados na fase de definição do escopo de um projeto, ou não identificados ao longo da realização dele, podem acarretar consequências indesejáveis, como desvios de deadline, quebras de orçamento, desvios do objetivo ou até perda de produtividade/assertividade da equipe.

Para evitar que isso aconteça, gestores de projetos devem estar sempre atentos aos sinais que indicam que o escopo não está sendo realizado ou o objetivo não está sendo atingido conforme planejado.

Claro que é possível contar com o apoio da tecnologia para gerir projetos de forma mais eficaz, e no que tange à identificação, classificação e gestão de riscos, isso é ainda mais importante.

Com o CAPX, da W3K, é possível controlar prazos atrasados ou prestes a atrasar, andamento de tarefas, rendimento de equipes, entregas em dia ou atrasadas, performances de colaboradores (quem está concluindo mais rápido determinada atividade, por exemplo), entre muitas outras informações fundamentais para que o planejamento seja cumprido com excelência.

Ao escolher o CAPX, o gestor se blinda contra a falta de visibilidade sobre os riscos, ganhando um aliado para detectar o que está arriscando gerar demoras, erros e inconsistências em seus projetos. Assim, ele terá melhor aparato para acompanhar o progresso dos projetos, controle sobre etapas, pessoas e mudanças, além de agilidade para tomar decisões e garantir entregas no prazo e escopo desejados.

Entendendo as plataformas CAPX e Greendocs

O Capx é uma tecnologia que nasceu devido à necessidade de integração de informação de planejamento físico de um ou vários projetos, programas e portfólio. Essa integração facilita a visualização rápida das informações do progresso físico do projeto agregado ao histograma, EAP e curvas detalhadas dos entregáveis, facilitando a tomada de decisão.

Na prática, as informações são coletadas das diversas áreas do projeto, dispersos geograficamente, processadas em nuvem e disponibilizadas online às equipes de planejamento e gestão da empresa, tudo em forma de relatórios e indicadores sobre o andamento do empreendimento.

Já o Greendocs é uma plataforma configurável conforme modelo do seu negócio. Fazemos isso digitalizando processos e estratégias já utilizadas pelas equipes. A missão da solução é permitir que se encontre o documento correto no momento certo, facilitando a conformidade com normas.

Além disso, ele também permite a automatização de todos os seus processos, gerando mais agilidade, fluidez e transparência, eliminando gargalos como perda de governança da informação, respostas lentas ao negócio, processos não escaláveis e falta de respaldo legal.

Quer saber mais sobre como a W3K pode potencializar o seu negócio? Fale com alguém da nossa equipe.

Como o GED pode aumentar a segurança no modelo híbrido de trabalho?

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91% de profissionais qualificados acreditam que o futuro do trabalho será de modelo híbrido, ou seja, revezando entre dias presenciais e remotos. O levantamento é da consultoria ICRH e demonstra que algumas mudanças já estão acontecendo nas companhias brasileiras. Paralelo a isso, 87,5% das companhias instaladas no Brasil realizaram alguma iniciativa voltada a transformar digitalmente seus processos de negócio no ano passado, número que ficou acima da média mundial, de 80%.

Diante desse cenário, é fundamental que as organizações atentem para uma questão de suma relevância para toda e qualquer companhia que adote esse modelo: o nível de risco das suas informações. Isso porque o gerenciamento do passivo de documentos físicos – que são justamente os que não foram descartados ou digitalizados, fica à deriva com a circulação dos colaboradores de forma híbrida nas dependências da organização.

Só há uma forma de manter as informações protegidas, evitando que sejam violadas ou até extraviadas: digitalizando esses documentos com o protagonismo de uma plataforma que cumpra todos os requisitos, inclusive para validade jurídica dos documentos físicos e, consequentemente, possibilite o descarte dos mesmos. Sendo assim, esse artigo vai mostrar como o GED pode aumentar a segurança no modelo híbrido de trabalho.

GED: benefícios que aumentam a competitividade

Reduzir custos, evitar o desperdício de tempo, prover escalabilidade e simplificar processos são alguns dos benefícios da digitalização de documentos para as empresas. Esse importante passo rumo à transformação digital tem sido cada vez mais frequente nas organizações.

Com uma plataforma GED, empresas podem capturar e digitalizar sua base de documentos, gerenciá-los de forma eficiente e, por fim, criar processos otimizados para tratar todas estas informações ao integrar com uma plataforma BPMS. Isso pode ser feito por uma solução cloud, resultando em diversos diferenciais competitivos, tais como:

  • Inteligência na busca dos arquivos, otimizando o tempo de procura dos documentos;
  • A plataforma provê controle de acesso e auditabilidade nos registros de leitura e modificação de documentos;
  • Integração de equipes e setores, tornando o trabalho mais sinérgico e ágil;
  • Inteligência analítica para o controle documental: por meio de logs e indicadores, com uma visualização abrangente das etapas de documentação;
  • Otimizar custos com papel, pleitos contratuais ou horas técnicas de profissionais envolvidos.

Como o GED pode aumentar a segurança no modelo híbrido de trabalho?

De acordo com o Decreto nº 10.278/2020, alguns requisitos precisam ser observados na transição entre físico e digital no âmbito dos documentos. Entre eles, está a inclusão de assinatura digital com certificado no padrão ICP-Brasil, além dos critérios de cor, formato, metadados e resolução.

Parece simples, mas se adequar a essas regulamentações sem um serviços especializado é inviável, visto que não estamos falando de organizar esses documentos apenas, mas de promover o gerenciamento deles, atendendo às recomendações corretas para serem descartados, claro, isso tudo sem interromper o fluxo de trabalho.

Assinatura totalmente online, sem papel e com validade jurídica.

Além de acompanhar o andamento dos processos, o sistema GED dá suporte a assinaturas digitais possibilitando a implementação de ambientes de trabalho totalmente paperless. A assinatura em contratos e documentos é um passo que ainda demanda muito tempo e tranca processos quando é realizado de forma manual.

O Greendocs, plataforma de GED da W3K, possui essa funcionalidade, provida de validade jurídica, permitindo que as partes assinem documentos diretamente na plataforma, com acompanhamento em tempo real de todas as etapas e agentes ligados ao contrato.

Mobilidade e acesso seguro são pilares do GED

Além da segurança que a plataforma oferece, permitindo a digitalização dos documentos físicos, empresas que adotam soluções de GED ganham mobilidade. Isso porque o sistema permite acesso seguro a bases de informação de forma remota, em um laptop ou celular, com a agilidade para ter os dados necessários em qualquer situação e local com acesso à internet. Por exemplo, em empresas de engenharia, que lidam com trabalho de campo o tempo todo, essa mobilidade é um grande diferencial.

Em linhas gerais, implantar o GED em uma organização se conecta com um modelo digital de governança, colocando a informação no centro da gestão. Com a integração entre plataformas inteligentes de documentos digitais e ações assertivas para a gestão documental, as empresas podem estabelecer uma melhor comunicação entre seus setores, clientes externos, fornecedores e parceiros de negócio.

A W3K oferece essa e outras soluções que permitem acompanhar todo o processo necessário e benéfico da Transformação Digital. Através de plataformas online e configuráveis ao modelo de negócio de cada cliente, proporcionamos ferramentas para gerenciamento eletrônico de documentos, automatização de processos, assinatura eletrônica, trabalho colaborativo, governança e outros recursos que proveem escalabilidade à gestão das organizações.

Vamos conversar, entender sua demanda e criar a melhor solução para ela?

BPO para Plataforma de Gestão de Conteúdo Corporativo?

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Governança, escalabilidade na gestão e fluidez na rotina das empresas são pilares de uma história de sucesso. O trajeto para que uma organização se mantenha competitiva em um mercado que se transforma a todo instante é baseado em tecnologia e metodologias que otimizam pessoas e processos.

Não estamos falando apenas de plataformas e recursos tecnológicos que, claro, são essenciais na construção desse percurso, mas sim do suporte e acompanhamento especializado que deve vir com essa proposta de inovação.

Chamamos de Business Process Outsourcing (BPO) a terceirização de processos de negócios que usam intensamente a tecnologia da informação. Dessa forma, para garantir o sucesso do cliente, podemos disponibilizar profissionais BPO a fim de que deem todo suporte necessário para o bom andamento do projeto.

O ciclo de vida de um processo de excelência na gestão é nutrido e implementado por profissionais que auxiliam antes, durante e depois da jornada. Esse é o cenário ideal para a transformação digital impulsionar qualquer negócio, independente do seu setor ou porte.

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BPO: terceirizando etapas da gestão

O BPO é uma alternativa para que as organizações aumentem produtividade e diminuam riscos, entre outros benefícios, terceirizando algumas etapas da gestão da empresa.

Dessa forma, especialistas nas mais variadas áreas canalizam energia para gerir processos que não estão ligados diretamente à atividade principal da empresa, mas que precisam ser realizados com excelência para o bom andamento do ecossistema como um todo.

Mas, quem são esses especialistas e como contratá-los?

Profissionais BPO para plataforma ECM/GED

Vamos mostrar alguns exemplos de profissionais que podem ser BPO:

Os analistas de sistema podem ser BPO dedicado ao cliente. Tratam de novas demandas e alteram os processos atuais, são responsáveis por receber as solicitações dos clientes que já utilizam a plataforma, além de analisar e implementar recursos.

Assim, com o assistente de informação, o encarregado da digitalização, da indexação de documentos, além dos profissionais que coordenam o CDOC e taxonomia, fazem parte da lista de especialistas BPO.

Igualmente, o Help Desk BPO também está disponível ao contratar uma plataforma robusta e eficiente como a da W3K, ou seja, essa equipe é responsável pelo suporte exclusivo para o cliente.

Sistema ECM/GED da W3K

Quando você investe em soluções que incluem profissionais da informação BPO, está garantindo a minimização dos riscos, focando em uma gestão otimizada e completa para documentos e processos. O período de treinamento deste profissional já qualificado será muito mais ágil.

A W3K dispõe de analistas de negócio experts em ECM e BPM,em suporte e em HelpDesk, de acordo com o tipo de contratação que o cliente deseja.

Com essa solução é possível reduzir horas técnicas de profissionais da documentação e os custos sobre o processo de gerenciamento documental, permitindo que o foco dos gestores esteja onde mais precisam atuar, conforme os objetivos do negócio.

Ademais, com o BPO da W3K é possível utilizar os serviços conforme demanda, otimizando recursos e escalando produtividade.

Para conhecer na prática como isso funciona, você pode solicitar uma apresentação online. Fale conosco.

GRC de excelência com Greendocs

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Para compreender a importância da sigla GRC é necessário que o mesmo seja visto de forma global, evitando analisar cada uma das palavras separadamente. O conceito de Governança, Risco e Compliance está diretamente ligado com a possibilidade de uma gestão inovadora de sua empresa.

Isso porque a gestão do alinhamento às legislações, regras e normas que regem seu setor de atuação é composto por essas três palavras. Além disso, também são elas que orientam a gestão no que tange às informações que circulam em ambientes físicos e digitais.

Processos de GRC com Greendocs, reduzem os custos das empresas

Os processos de GRC são responsáveis por reduzirem significativamente os custos das empresas. Isso ocorre porque quando você previne multas ou penalidades por eventual não conformidade em suas operações, torna os riscos de incidentes ou contravenções imensuráveis.

Mitigar ou reduzir riscos utilizando a plataforma Greendocs na rotina da empresa, não apenas provê a governança da Informação de forma efetiva, mas fornece maior assertividade no fluxo de trabalho. Além disso, quando a rotina da organização está bem alinhada, é possível colher os resultados positivos: mais rastreabilidade e controle às operações.

Subsídios certos com o Greendocs para tomar decisões

Quando a organização possui políticas bem desenhadas de GRC, aliadas ao suporte de tecnologias com expertise nesta área, os gestores passam a tomar decisões baseadas em dados reais e indicadores valiosos para garantir assertividade no que se refere ao core business.

Greendocs apoia o alinhamento da empresa de ponta a ponta

Tudo isso é possível, de forma centralizada e otimizada, com o apoio das soluções da W3K, que gerenciam a informação, contando com expertise necessária para auxiliar as companhias, independente do porte ou segmento.

​Como aplicar com excelência o conceito de GRC no dia a dia da organização? A resposta é: ​com​ uma tecnologia que permita gerenciar informações e processos de forma auditável, rastreável e com alto nível de confiabilidade e assertividade​. Dessa forma, Governança, Risco e Compliance acontecem ​na rotina da empresa.

O Greendocs, plataforma da W3K, é configurável às estruturas e processos já existentes nas empresas, o que facilita a transformação digital. A gestão da informação com acesso e colaboração, sem perder foco em segurança, rastreabilidade e conformidade é garantido.

Temos diversos cases para compartilhar com você. Que tal conhecer e descobrir como podemos ajudar também o seu negócio? Entre em contato conosco para saber mais.

Estabilidade de excelência para o cliente Greendocs

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Garantir a continuidade de negócios é um dos principais pilares de sustentação das empresas, visto que a queda em um servidor pode significar uma parada nos negócios, acarretando atrasos, inatividade, perda de produtividade e, claro, prejuízo.

Neste cenário, decidir por uma solução que possua servidores com maior segurança e estabilidade é imprescindível. O Greendocs é a melhor escolha para gerenciar documentos e processos em organizações de todos os setores.

Isso porque além de ser uma plataforma GED/ECM + BPMS e ser totalmente configurável conforme o modelo de negócio de cada cliente, seus parceiros são os melhores servidores do mercado: Amazon e Microsoft.

Garantia de escalabilidade e respaldo global

Se garantir a escalabilidade é fundamental para impulsionar o negócio, a melhor forma de fazer isso é buscando uma estrutura de cloud computing que, além de ser robusta, tem o respaldo de grandes nomes como Microsoft Azure e Amazon AWS.

O que isso quer dizer? Que para o Greendocs sair do ar é necessário um problema nesses servidores. Ou seja, o risco de parada nos negócios é quase nulo.

Menos paradas, menos custos

Isso também se traduz em redução de custos, afinal, o prejuízo de qualquer interrupção nos serviços é incalculável. Uma ferramenta focada na continuidade e escalabilidade permite que as empresas tenham melhores resultados, gastando menos.

E, em se tratando de cortar custos, nada mais econômico do que não precisar parar tudo porque o servidor não é tão robusto como deveria.

Mais infraestrutura de armazenamento com o Greendocs

Em comparativo com outras opções do mercado, o Greendocs tem maior infraestrutura de armazenamento de sistemas, além de dados sempre livres do perigo de quedas e interrupções, permitindo que as corporações façam a gestão dos seus documentos e processos da informação de forma contínua e escalável – duas condições essenciais para se manter competitivo.

A A1 Engenharia é um exemplo de como fazer o gerenciamento da documentação e fluxos de trabalho com eficiência. Saiba mais sobre a relação desta companhia paranaense com a W3K Tecnologia no blog.

Como o GED otimiza o tempo e traz ganho de eficiência às empresas?

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Você já ouviu falar que uma empresa pode perder até 80% dos seus clientes muito insatisfeitos; 40% dos insatisfeitos; 20% dos indiferentes e talvez 10% dos satisfeitos, mas, quanto aos muito satisfeitos, apenas 2%? E que muito disso tem a ver com a valorização do tempo?

A teoria é de Philip Kotler, guru do marketing global. E o fundamento de tempo não poderia ser mais atual: afinal, a agilidade é um dos quesitos mais valorizados quando se fala em execução, prestação de serviços e entregas. E o que é agilidade, senão fazer mais em menos tempo? Atender melhor de maneira mais rápida?

Fato é que, nas relações entre empresas e seus mercados, o tempo é moeda de alto valor. E, no artigo de hoje, vamos abordar de que forma o GED pode otimizar essa relação e servir como um dos pilares para maior valorização do tempo e obtenção de todos os ganhos que isso traz.

Tempo é valor de agilidade e economia

Com investimentos inteligentes em plataformas que apoiam a gestão estratégica e operacional do negócio, é possível automatizar tarefas, liberando recursos humanos para a execução de trabalhos estratégicos, e promover uma cultura de melhoria constante para agilizar operações, entregas e comunicações.

O processo manual de distribuir documentos, gerenciar comunicação e utilizar planilhas não é seguro, já que é passível de erro humano, diminui as possibilidades de uma gestão integrada, o que pode prejudicar a visualização, o controle, a colaboração e gerar retrabalhos.

Tudo isso torna praticamente impossível manter uma gestão eficiente, mas há uma boa notícia: este é um problema que pode ser solucionado com tecnologia, trazendo a automatização e rastreabilidade para estas funções e, com ela, muita agilidade, economia de tempo, ganho de produtividade e eficiência.

Mas que tecnologias amigas do ganho de tempo são estas de que estamos falando? Um bom exemplo são soluções como plataformas de automatização de processos (BPM) e Gestão de Documentos (GED), que dão base para uma automatização focada na melhoria da lida com a informação, tornando-a mais rastreável e segura.

Plataforma GED: eficiência e agilidade

Com uma plataforma GED, empresas podem capturar e digitalizar sua base de documentos, gerenciá-los de forma eficiente e criar processos otimizados para tratar todas estas informações ao integrar com uma plataforma BPMS.

No que isso resulta? Em agilidade na busca de arquivos e no encontro da revisão válida. Em dados mais confiáveis e fáceis de manusear e gerir. Em aumento da produtividade para equipes e setores, não apenas tornando o trabalho mais sinérgico, como economizando tempo nos processos de trabalho diários.

Melhor comunicação com equipe e parceiros

Além disso, empresas que adotam GED em nuvem ganham mobilidade, permitindo o acesso seguro a bases de informação de forma remota, a partir de qualquer lugar onde estejam. Novamente, ganho de tempo e de eficiência.

Em linhas gerais, implantar GED conecta as organizações a um modelo de gestão mais ágil, inovador, pautado pela valorização do tempo, da confiabilidade e da qualidade.

Para deixar isso ainda mais claro, podemos te mostrar na prática. Confira o case de uma das líderes mundiais em produção de aço e a maior empresa privada do sul do país, que otimizou sua gestão de documentos e automatizou seus processos nas áreas de engenharia e qualidade: Leia o case aqui.

Plataforma ECM/GED precisa de help desk?

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Muito além de um produto tecnológico, as empresas precisam de uma jornada inspiradora que se utilize da inovação para tornar qualquer ambiente mais produtivo, escalável e competitivo.

Uma solução robusta e completa para gerenciar documentos provê a utilização de ferramentas e metodologias que assegurem o acesso pleno e seguro aos documentos e informações necessárias para a tomada de decisões, buscando a melhoria nos resultados do negócio.

Porém, se a organização não tem acompanhamento durante esse percurso, é bem provável que se depare com desafios difíceis de serem enfrentados. Por isso, uma plataforma ECM/GED eficiente disponibiliza a sua central de ajuda ou help desk antes, durante e depois da sua implantação.

O que é plataforma ECM/GED com help desk?

Uma plataforma ECM/GED com help desk nada mais é do a utilização de sistemas de tecnologia para um controle e assertividade maior na gestão dos documentos em uma empresa. Porém, diferentemente do que a maioria das organizações oferece, o apoio e suporte especializados vêm junto com a contratação.

Com a camada tecnológica entregue por sistemas ECM/GED, a empresa promove a consolidação dos fluxos de informação, assim como reduz custos e aumenta a produtividade. Tudo isso com atendimento contínuo.

Pequenas mudanças na plataforma podem onerar a empresa

Tenha em mente que ao escolher a solução de ECM/GED que melhor se enquadra nas necessidades de sua empresa, alguns ajustes serão essenciais durante a jornada. Se o help desk não está incluso como parte do processo, muito possivelmente, sua companhia arcará com grandes investimentos pelo caminho.

Percebe-se como prática do mercado, a entrega de plataformas repletas de manuais digitais, conteúdos insuficientes para esclarecer a dúvida do usuário.

Como consequência, ou sua equipe perderá horas desvendando soluções em tutoriais, ou você precisará contratar mais mão de obra para solucionar as possíveis dúvidas ou falhas de operação dos usuários.

Como escolher uma plataforma de ECM/GED com help desk?

Diversos critérios devem ser analisados antes de decidir qual plataforma de ECM/GED com suporte contratar. Por isso, separamos alguns pré-requisitos para que a sua experiência seja um sucesso:

  • Certifique-se de que a solução garante uma implementação guiada pelo seu modelo de negócio;
  • Busque uma plataforma que disponibiliza canais de atendimento antes, durante e mesmo após a contratação;
  • Tenha certeza de que, além de uma solução robusta, sua empresa também receberá o suporte necessário para levar o projeto adiante;
  • Opte pela fornecedora que tiver know how para suportar melhorias e volume escalável de gerenciamento.

Por que escolher a plataforma Greendocs?

Em linhas gerais, o Greendocs promove mobilidade, permitindo o acesso seguro a bases de informação de forma remota, em um laptop ou celular, com a agilidade para ter os dados necessários em qualquer situação e local.

Além disso, implantar o ECM/GED da W3K é garantia de conexão com um modelo digital de governança, colocando a informação no centro da gestão. Tudo isso com a integração entre plataformas inteligentes de documentos e automatização dos processos de gestão da informação.

Na W3K, o help desk é para todos, podendo sua empresa contratar horas mensais exclusivas de suporte e melhorias, ou ter um analista dedicado ao projeto. Tudo vai depender da demanda do seu negócio. Assim como essas horas podem ser alocadas apenas sob demanda.

Essa é a segurança necessária para que você não apenas compre uma solução tecnológica, mas garanta o sucesso dos usuários na utilização da mesma. E aí está um grande diferencial na hora de contratar uma plataforma robusta para impulsionar o seu negócio.

Tecnologia e inovação como protagonistas na redução de custos

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Em tempos de esmorecimento da economia e rápido crescimento da disputa por espaços no mercado, é fundamental que se busque por soluções capazes não apenas de aumentar a produtividade, mas também de reduzir os custos das empresas.

Sendo assim, inúmeros cases de sucesso comprovam a eficácia das ferramentas tecnológicas para construir uma cultura de redução de custos nas organizações, independente do porte ou segmento em que atuam.

No entanto, muitos líderes ainda não legitimaram a tecnologia e a inovação como protagonistas para uma cultura que alia desempenho operacional eficiente a menos gastos desnecessários.

Gerando economia de custos substanciais

Quando uma empresa diz sim à Transformação Digital está aceitando também agilizar muitos processos de negócios por meio da tecnologia.

Isso faz com que as horas de trabalho de uma equipe, por exemplo, sejam reduzidas significativamente e, claro, potenciais erros humanos sejam eliminados, gerando economias de custos substanciais.

Na prática, isso significa potencializar a produção interna, visto que ferramentas podem automatizar a rotina corporativa, permitindo que o foco esteja no que realmente importa: atividades estratégicas e decisões que fazem a diferença.

Negócios mais eficientes e escaláveis

A Revolução Industrial nos mostrou com todas as forças a discrepância entre um negócio com e sem automação. No mundo de hoje, então, com essas novas tecnologias surgindo a todo momento, não há mais justificativa para não reconhecer o quanto elas são indispensáveis para as empresas.

Esse impacto direto da tecnologia no desenvolvimento e no crescimento organizacional é um fator essencial para que a cultura de redução de custos se instaure na identidade das companhias.

Além disso, não se trata apenas de gastos com material e infraestrutura, mas mais autonomia para as organizações, colocando-as cada vez mais à frente da solução de problemas por meio da análise de dados seguros e estratégicos.

Mais produtividade = menor custo

Quando falamos em aumento da produtividade, evidentemente, estamos falando em redução de custos, visto que muito do que se gasta com folha de pagamento está relacionado a tarefas repetitivas, porém, necessárias.

Ocorre que as ferramentas tecnológicas estão aí para fazer justamente essa rotina mais específica, minimizando os efeitos do retrabalho, além de gerenciar de forma mais segura e eficiente as informações de qualquer negócio.

Ademais, as habilidades de análise e computação de máquinas modernas são capazes de produzir suas próprias economias, especialmente em setores como a construção civil, por exemplo.

Quer saber o segredo da produtividade? Leia o artigo no blog da W3K.

O caminho para a Transformação Digital

Aderir a uma plataforma completa de soluções que permite às organizações adentrarem o processo de Transformação Digital é o caminho mais promissor para reduzir custos.

Afinal de contas, uma empresa que não olha para a gestão do seu fluxo de trabalho está correndo sérios riscos de misturar informações, camuflar problemas, atrasar projetos importantes e frequentemente ter ruídos na comunicação com sua equipe.

Percorrer esse caminho com uma estratégia robusta, cuidadosa e atenta é necessário. Em qual parte desse percurso o seu negócio está?

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