Quais são os 7 Rs da gestão da mudança e o papel do Greendocs nesse processo

O alcance de eficácia na gestão da mudança requer algumas práticas essenciais, que irão garantir benefícios duradouros a médio e longo prazo.

Dentro destas práticas, estão 7 ferramentas indispensáveis para o ciclo de vida da gestão da mudança: registro, razão, retorno, riscos, recursos, responsável e relação.

Entenda, nas perguntas e respostas abaixo, o que cada um desses Rs quer dizer e como o Greendocs pode fazer com que essa engrenagem funcione da melhor forma possível.

1. Quem REQUISITOU a mudança?

No primeiro momento, saber quem requisitou a mudança é fundamental. Até porque quanto mais informado sobre o processo de mudança estiver a equipe, mais assertivas e com menor risco se tornam as alterações na operação.

Na prática, autenticar quem requisitou a mudança evidencia o alto nível de segurança de um processo, controlando de qual usuário partiu a alteração, trazendo rastreabilidade e segurança.

Com o Greendocs você pode classificar os níveis de mudança e configurar quem pode solicitá-las, além de garantir disponibilidade de acesso às novas orientações apenas para os usuários envolvidos nos processos e autorizados para a visualização.

2. Qual é a RAZÃO para a mudança?

Estabelecer as razões para a mudança é essencial, assim como informá-las às áreas impactadas. Isso porque a mudança ocorre como um processo, não como um evento. Para especificar e notificar qual é a razão da mudança é necessário utilizar a tecnologia para alcançar o maior número possível de pessoas.

É importante entender que processos manuais não trazem resultados eficazes para uma empresa que procura evitar riscos de assimetria da informação, para isso conte com o Greendocs.

3. Qual é o RETORNO requerido da mudança?

É importante saber quais retornos a organização espera e mensurar quais terá após a execução da mudança, sejam eles financeiros, riscos ou desperdícios, por exemplo.

Naturalmente, o retorno esperado deve estar diretamente ligado com os tópicos mencionados anteriormente. Ou seja, os desafios que levaram à mudança devem ser resolvidos.

Estamos falando também de digitalizar e automatizar, gerando informação para a gestão. Além de mapear os processos com o Greendocs, é possível extrair relatórios e realizar análises via dashboard. Você acompanha toda a mudança do planejamento à efetivação.

4. Quais são os RISCOS envolvidos na mudança?

Assim como durante a gestão de projetos é necessário mapear todos os riscos envolvidos, durante a mudança o mesmo deve ser feito. Com o Greendocs é possível automatizar ações para mitigar estes riscos e acompanhar o quanto realmente estão impactando nos processos.

Para cada organização, vale ressaltar que a gestão da mudança se trata de uma transformação que envolve tecnologia e estratégia – dois pilares para uma mudança mais segura.

Perda de governança da informação, respostas lentas a gestão, processos não escaláveis e falta de confidencialidade são alguns dos riscos que podemos evitar com um sistema para a Gestão da Mudança.

5. Quais são os RECURSOS necessários para a entrega da mudança

Durante uma mudança pode ocorrer que a organização não tenha determinados recursos, é necessário saber quais são e buscar adquirir os necessários para uma mudança eficaz.

Aí entra um ponto crucial para o sucesso de qualquer mudança: você possui o parceiro certo para que a gestão seja feita com pilares robustos de governança e confiabilidade?

O Greendocs é uma plataforma segura, escalável e totalmente adaptável conforme a necessidade do seu negócio. Com o nosso sistema você pode configurar as etapas da mudança de acordo com o planejamento dos recursos.

6. Quem é o RESPONSÁVEL pela construção, testes e implementação da mudança?

Toda mudança tem responsáveis dedicados pela execução das atividades, como construção, testes e implementação. Automatizar um fluxo, definindo as pessoas envolvidas no processo da mudança é o caminho para o sucesso desta operação.

Assim como configurar as tarefas, notificações, comunicação e colaboração em uma plataforma centralizada. O Greendocs pode ser o seu parceiro tecnológico para prover a gestão da equipe envolvida no processo da mudança, com otimização e excelência.

7. Qual é o RELACIONAMENTO entre a área da mudança e outras?

Aplicar uma plataforma para visualizar os processos integrados, prover comunicação eletrônica e a colaboração das equipes são passos mais do que certeiros. Além disso, são diversos os ganhos que sua empresa pode ter ao contratar o Greendocs. Afinal, a W3K Tecnologia tem o know-how para ser o seu parceiro nesta transformação. Entre em contato conosco para saber mais sobre nossas soluções.

Por que adotar o MOC para gerir sua mudança organizacional?

Para que a gestão da mudança tenha sucesso, algumas práticas são indispensáveis. A fim de que os benefícios sejam duradouros a médio e longo prazo, é necessário contar com uma tecnologia que controle as mudanças, permita análises de riscos, garanta a segurança e a certeza de que a informação está chegando a todos os envolvidos.

Assim, aplicar uma metodologia e contar com tecnologia e apoio profissional capaz de garantir e facilitar a implementação de quaisquer mudanças, nos seus mínimos detalhes, é um passo mais do que certeiro.

O que é Management of Change (MOC)?

Conhecida pela sigla MOC, a missão do Management of Change é estabelecer uma cuidadosa análise dos riscos contratuais, especialmente para que se mantenham sob controle. Isso significa garantir a utilização de métodos e procedimentos padrões recomendados para o manuseio rápido e eficiente das mudanças de uma organização.

Em outras palavras, podemos dizer que o MOC é uma prática necessária para garantir que as mudanças sejam controladas quando a empresa opta por realizar alterações necessárias em seus processos, seja de documentação, pessoal ou operações, das simples às mais complexas.

Avaliando e prevenindo riscos com o MOC

O MOC é considerado um grande desafio nas empresas que lidam diariamente com diversos processos de trabalho. Para cada organização, vale ressaltar que se trata de uma transformação que envolve tecnologia e estratégia – dois pilares para uma mudança auditável.

Sendo assim, um programa de gerenciamento de mudanças, como o MOC, visa assegurar que todas as alterações sejam auditáveis. E que garanta que os operadores envolvidos no processo criado, alterado ou excluído, estejam cientes da mudança.

Garantindo assertividade na hora de tomar decisões

Quanto mais informado sobre a realidade estiver um gestor, mais assertiva e com menor risco se torna a decisão que ele precisa tomar na hora de fazer alguma mudança em sua operação. Além disso, quanto mais crítico for o processo a ser mudado, mais necessária se faz uma gestão robusta de mudança, que envolve a análise de diversos pontos.

Solicitação de mudança, análise de riscos, aprovação, implementação, revisão e avaliação de resultados são alguns dos pilares que sustentam a metodologia estrutural do MOC. Da mesma forma, o Management of Change também apoia e prepara a equipe interna nas alterações de documentos ou processos de uma organização, apoiando os gestores em momentos críticos desse ciclo.

Controle dos processos de mudanças com uma Plataforma MOC Online

Quando uma empresa decide adotar uma política bem definida para estes procedimentos, o ciclo que envolve qualquer mudança organizacional acontece de forma mais segura. Uma tecnologia que suporte e ordene esse fluxo de informações pode diminuir drasticamente os riscos potenciais.

Assim, podemos afirmar que com o apoio de uma plataforma configurada para MOC é possível acompanhar de forma abrangente os processos de mudança em sua operação, acessando rapidamente os dados sobre equipes de avaliação, implementação, status da mudança, riscos encontrados, riscos evitados, fluxos de aprovação, planejamento, implementação, revisão e certificação de leitura.

A ideia é garantir que os envolvidos acompanhem as mudanças, o que permite tomar as decisões corretas com as últimas atualizações, evitando acidentes e incidentes que podem prejudicar exponencialmente uma organização.

São diversos os ganhos que sua empresa pode ter ao adotar um software MOC. E nós, da W3K, temos a expertise necessária e o know-how em tecnologia para sermos o seu parceiro definitivo nesta solução.

Entre em contato conosco para saber mais.

Live com Jonatas Bloss e Pablo Soledade: O Mundo dos Sistemas

Jonatas Bloss, que atua no Desenvolvimento de Novos Negócios da W3K Tecnologia estará presente na Live do Pablo Soledade, no Youtube: O Mundo dos Sistemas. O bate-papo de hoje (22/04) será sobre implantação de sistemas de gestão de documentos e informação. Esperamos vocês às19 horas.

O que paperless tem a ver com gestão e que benefícios traz às empresas?

O que a expressão Processos de Negócio Paperless significa para você? Para a W3K, inclui fornecer soluções que permitam às empresas garantir produtividade, segurança, controle e organização capazes de alavancar o crescimento de forma escalável.

E de que forma garantimos isso? Provendo escalabilidade à gestão empresarial, por meio da disponibilização ágil de uma plataforma online e configurável ao modelo de negócio dos clientes.

Neste portfólio, se incluem aplicações de ECM, BPMS, EDMS, gestão de contratos digitais, assinatura digital, MOC – gestão da mudança, controle de documentos e registros da qualidade, entre outras.

TRANSFORMAÇÃO DIGITAL E PAPERLESS

Uma plataforma completa de soluções que permite às organizações adentrarem o processo de Transformação Digital. E, em muitos casos, este processo inicia pela adesão a tendências da atualidade, como o de gestão paperless. Você sabe o que é isso?

MUITO ALÉM DA REDUÇÃO DE PAPEL

Ao contrário do que o nome, em si, traduz, este tipo de gestão vai além de reduzir o uso de papel. Paperless, na verdade, envolve não somente a digitalização, mas também o gerenciamento da informação.

Afinal, empresas que não adotam uma cultura de gestão eletrônica de documentos não terão, de fato, uma gestão paperless, e sim uma gestão que apenas transferiu os percalços do papel para o ambiente digital.

Assim, ser paperless, fazer parte efetiva da Transformação Digital, ter uma Gestão Corporativa eficiente, são passos que se complementam e que têm na tecnologia um aliado forte.

E se você quiser conhecer mais sobre soluções para tudo isso, te indicamos dois caminhos:

1. Assista, no dia 25/03, às 14 horas, à palestra “Processos de Negócio Paperless, Transformação Digital em Gestão de Contratos, Garantia da Qualidade e RH”, que a W3K vai ministrar na Semana Paperless Innovation, realizada pela ABEINFO. Para conferir, clique aqui.

2. Navegue por nosso website e conheça nossas soluções. GED, BPMS, ECM, EDMS e mais para conduzir sua empresa à Transformação Digital e potencializar sua gestão rumo ao crescimento contínuo.

Gestão de Mudanças (MOC) – O que é e por que sua empresa precisa de uma?

A Gestão de Mudanças – ou MOC (Management of Change), é um dos principais desafios em qualquer organização que precisa lidar diariamente com diversos processos de trabalho. Estamos falando de ambientes dinâmicos, que lidam com uma infinidade de dados e informações a cada minuto, em uma realidade que muda constantemente.

Para cada empresa, se trata de uma transformação que envolve tecnologia e estratégia. Um programa de gerenciamento de mudanças visa assegurar que todas alterações no processo, instalações, pessoas ou procedimentos sejam acompanhadas de avaliações de risco, revisões e estratégias e controle, antes mesmo da mudança entrar em curso.

Além disso, é importante ter o conhecimento de quem são os responsáveis por cada projeto de mudança, em diferentes aspectos como qualidade, segurança e outros.

Quanto mais bem-informado estiver cada gestor, mais assertiva e com menor risco se torna a decisão na hora de fazer alguma mudança em sua operação. E quanto mais crítico for o processo a ser mudado, mais necessária se faz uma gestão robusta de mudança, que envolve a análise de diversos pontos:

  • Solicitação de mudança;
  • Análise de riscos;
  • Aprovação;
  • Implementação;
  • Revisão;
  • Avaliação de resultados.

Ao adotar uma política bem definida para estes procedimentos, e uma tecnologia que suporte e ordene esse fluxo de informações, a Gestão de Mudanças pode diminuir drasticamente os riscos potenciais. Com o apoio de uma solução de MOC, é possível acompanhar de forma abrangente os processos de mudança em sua operação, acessando de forma rápida informações sobre equipes de avaliação, implementação, status da mudança, riscos encontrados, riscos evitados, fluxos de aprovação, planejamento, implementação e revisão. Em uma solução de MOC, todo o ciclo da mudança é centralizado, dando uma visão completa ao gestor.

São diversos os ganhos que sua empresa pode ter ao adotar um software dedicado de MOC, e a W3K Tecnologia tem o know-how em tecnologia para ser o seu parceiro tecnológico nesta transformação. Entre em contato conosco para saber mais sobre nossas soluções.