CPFL garante mais controle e rastreabilidade nos documentos de engenharia com o Greendocs

A CPFL Energia atua nos segmentos de distribuição, geração, transmissão, comercialização e serviços. Desde 2017, o Grupo faz parte da State Grid, estatal chinesa que é a terceira maior organização empresarial do mundo e uma das maiores empresas de energia elétrica, atendendo 88% do território chinês e com operações na Itália, Austrália, Portugal, Filipinas e Hong Kong.

Focada em uma forma mais sustentável de produzir energia, tem na CPFL Renováveis uma das maiores empresas de geração da América Latina a partir de fontes alternativas, com um portfólio baseado em fontes limpas como grandes hidrelétricas, usinas eólicas, térmicas a biomassa, Pequenas Centrais Hidrelétricas (PCH) e usina solar.

Com 14% de participação, a CPFL Energia é uma das maiores empresas no mercado de distribuição, totalizando mais de 10 milhões de clientes em 687 cidades, entre os estados de São Paulo, Rio Grande do Sul, Minas Gerais e Paraná. Na comercialização, é uma das líderes no mercado livre, com participação de mercado de 4%. É líder na comercialização de energia incentivada para clientes livres entre as comercializadoras.

O Grupo escolheu o Greendocs para a gestão e controle de documentos de engenharia da CPFL Soluções. A contratação foi pela DOX, parceira da W3K na modalidade revenda com implantação, que está sempre à disposição para prestar todo suporte necessário.

“Em caso de emergência ou dúvidas, o suporte nunca deixa a desejar”, revela a coordenadora da Engenharia da companhia, Ana Carolina de Castro Cembranelli. Segundo ela, a CPFL encontrou no Greendocs a solução para os desafios relacionados a controle e rastreabilidade dos documentos multidisciplinares de engenharia.

Antes, a tramitação e a gestão eram feitas de forma manual, por e-mails e pastas, e o tempo investido para a organização e busca das informações era muito oneroso. Isso porque é desafiador projetar e executar uma obra sem um sistema automatizado e centralizado da informação, que traga agilidade ao acompanhamento de pendências e facilidade na distribuição de responsabilidades e prazos.

Com o Greendocs você emite e acessa os documentos de onde estiver

De acordo com a Carol, como a coordenadora gosta de ser chamada, após a implementação do Greendocs se tornou possível localizar as informações necessárias de uma forma muito mais rápida e confiável.

“Podemos, por exemplo, fazer uma reunião e saber o status real de um documento sem a necessidade de perguntar para o engenheiro, podendo já comparar com os prazos do projeto, tudo via sistema”, diz.

Além disso, a segurança da informação é muito importante, visto que a interface gerencia as permissões de acesso, definindo quem pode apenas visualizar, editar, aprovar ou solicitar revisões.

“O Greendocs provê todo o histórico do documento: quem enviou, para quem e quais foram os responsáveis pela aprovação do mesmo”, completa Carol. Isso significa mais controle, segurança, status da documentação e histórico da obra a um clique.

“Na prática, eu crio a carga da lista de documentos e o sistema distribui as pendências para cada usuário atribuído, seja ele cliente, fornecedor ou engenheiro. Pelo Greendocs, ao cadastrar os novos usuários, já é possível definir as responsabilidades e permissões de acordo com a confidencialidade”, acrescenta a executiva.

Vale ressaltar também que o time de operação da CPFL não fica sempre no escritório, muitas vezes, estão nas obras e precisam acessar os projetos de forma virtual. “Eles acessam o Greendocs pelo celular quando é necessário”, explica. O sistema online é essencial para acompanhamento dos engenheiros e demais responsáveis quando precisam acessar o projeto em diferentes locais.

A Coordenadora explica, ainda, que o Greendocs possibilitou a visualização de todas as obras, bem como seus status. “Posso ver o andamento das obras de subestações ou linhas transmissão, quem falta emitir documentos e os detalhes do projeto podem ser acessados a qualquer hora”, diz.

Consulta de documentos ágil e prática com o Greendocs

A área de engenharia da CPFL Soluções tem interface com todos os departamentos do Grupo. Todos os setores têm treinamento para o Greendocs, independente se sua atribuição é consultar, emitir, comentar ou aprovar documentos. É possível pesquisar pelos termos, siglas ou números da regra de codificação do documento ou por qualquer outro metadado, o que torna o processo de consulta ou conferência mais simples, ágil e prático.

Armazenar os padrões e realizar treinamentos pelo próprio Greendocs também são facilidades que vieram com o projeto, conforme explica Carol. “Os treinamentos para padronização de documentos ocorrem a cada mês, tudo feito pelo Greendocs. Como a engenharia é um serviço de interface com todos, o Grupo também passou a utilizar o sistema”, conta.

Além de construir novas subestações e linhas de transmissão de energia, a CPFL também pode ser responsável pela manutenção ou ampliação das mesmas. Isso significa que o armazenamento dos documentos das obras são constantemente necessários para alinhamento e continuidade de um projeto.

Essa documentação está no Greendocs, ou seja, é possível otimizar essa busca e consulta com o sistema da W3K. “Em situações como essa de ampliação, por exemplo, fazer as revisões necessárias é um ponto muito importante no projeto. Além disso, em casos de manutenção, onde a troca de equipamentos pode ser necessária, um sistema robusto faz toda diferença”, acredita ela.

Emissão de documentos segura e eficaz com o Greendocs

A coordenadora explica que, ao criar o projeto, ela mesma faz a carga da lista de documentos contendo a numeração dos arquivos que farão parte do projeto.

“A definição dos engenheiros que emitirão documentos durante a execução da obra é feita já no começo. As documentações relacionadas aos equipamentos que serão adquiridos são primeiramente notificadas à logística para que possam alocar os fornecedores, este fluxo facilita o trabalho”, acrescenta. Carol revela também que as disciplinas dos engenheiros na CPFL variam entre civil, eletromecânico, elétrico, equipamentos de pátio, equipamentos de proteção e controle e que todos colaboram com o projeto por meio do Greendocs.

“No primeiro contato, alguns clientes e fornecedores mostram resistência ao saber que terão que usar o nosso ambiente do Greendocs para nos enviar os documentos. Eles dizem que querem usar o sistema deles. Entretanto, assim que recebem o treinamento para o Greendocs, não só utilizam com facilidade como ficam interessados em contratar o sistema”, diz.

No caso da área de logística, a coordenadora revela como ocorre o gerenciamento dentro do Greendocs: “Quando é definido o fornecedor, o time de logística faz a distribuição das pendências para os emissores responsáveis pelo envio da documentação. O mesmo recebe a notificação, faz o upload e envia para análise do engenheiro. O engenheiro avalia o documento e faz a aprovação. O cliente é notificado desta aprovação. Se o documento for de responsabilidade da Weg, por exemplo, a mesma terá o treinamento necessário de utilização do Greendocs. Assim, o engenheiro da CPFL recebe o documento via sistema direto do fornecedor”, conta.

A emissão dos documentos, que podem ser técnicos, imagens ou relatórios, é feita após a criação da carga de lista de documentos e distribuição para os emissores. Qualquer stakeholder pode emitir um documento, desde que ele esteja alocado para sua responsabilidade, porém a aprovação sempre será do time da engenharia.

“Apenas na etapa de emissão de documentos é que o botão de upload aparece. Normalmente alguém analisa o documento que outro emitiu, tudo isso com a segurança e rastreabilidade que o sistema oferece”, completa.

“Há um fluxo grande de trabalho para cada processo. O emissor responsável emite um documento/projeto, envia para análise da engenharia, quando há necessidade, envia também para o cliente para avaliação, que retorna com possíveis comentários ou reprovação e o ciclo se repete até aprovar”, explica.
Greendocs: conferência assertiva de documentos necessários para revisão/emissão

Um dos desafios da área de engenharia é manter todos os documentos atualizados, controlando a perda ou extravio. Segundo Carol, com o Greendocs foi possível reduzir esses gargalos justamente por conta do apoio do sistema.

“Imagine um único projeto com 200 documentos para emitir, comentar, revisar e compartilhar? O controle disso é indispensável, pois antes de entregar a obra já é preciso que as documentações estejam organizadas. Hoje, conseguimos controlar todos os documentos, desde o handover da obra”, conta.

Além disso, com o Greendocs, elaboramos um dashboard em cima do relatório gerado pelo sistema. “Posso ver quantos documentos estão nos status: pendente de análise com o cliente, pendente de emissão, de análise da engenharia, pendente de envio do fornecedor, aprovados, etc, além de controlar se estão dentro ou fora do prazo”, complementa.

Após esse processo, o projeto aprovado fica disponível para consulta do time execução da obra e iniciamos o processo de impressão. No Greendocs configuramos o botão para enviar para impressão. “Cadastramos algumas gráficas e mandamos a ordem direto pelo sistema da W3K”, diz. É tão simples e prático que a gráfica entrega os documentos impressos direto na obra/ base operacional.

Precisando de um EDMS? Por que escolher o Greendocs para engenharia?

Entre tantos processos necessários na tramitação de documentos da engenharia, controle e rastreabilidades se sobressaem. Isso porque até chegar na etapa de execução da obra, o ciclo de aprovação pode ser complexo, com várias pessoas envolvidas.

Com o Greendocs configurado para EDMS, os laudos, registros, históricos e as evidências dos projetos são localizados muito mais rápido, evitando riscos nos processos de auditoria. O sistema é especialista em replicar e automatizar processos, garantindo mais agilidade, fluidez e transparência.

Quer saber como o Greendocs pode trazer segurança e gestão para seus documentos de engenharia? Fale com a nossa equipe ou com os nossos parceiros.

DOX e W3K, mais de 10 anos de parceria

Como o próprio nome já diz, parceria é a união ou contrato firmado entre empresas que têm um mesmo propósito.

As parcerias servem de base para o crescimento saudável e sustentável do seu negócio, otimizando processos e provendo muitas outras vantagens.

A W3K e a DOX são parceiras por mais de 10 anos. Uma das razões desse sucesso é a facilitação da comunicação, onde há muita flexibilidade em promover soluções configuráveis. Com outras parcerias, antigamente, a DOX não contava com agilidade no retorno de propostas e demorava muito para receber retorno, por exemplo. Impactando na competitividade com outros fornecedores do mercado.

Com esta parceria o tempo de resposta é otimizado e as soluções realmente são personalizadas. A DOX consegue fazer uma proposta específica com total apoio da equipe da W3K.

Comercialização e suporte à plataforma Greendocs com a DOX

A DOX Soluções de Gerenciamento, sediada em São Paulo, é uma empresa que chegou para somar na comercialização e suporte à plataforma Greendocs, como explica o diretor Alexandre Amorim.

A demanda por soluções maduras na gestão de informação se tornou ponto chave para o sucesso das empresas na busca por competitividade. Esse é o ponto onde a W3K com o Greendocs vêm se destacando com notável crescimento no mercado. Por isso, a DOX elegeu a W3K como um parceiro estratégico em uma iniciativa que soma competências para ofertar soluções robustas e modernas.

Modelo de parceria escolhido pela DOX

No caso da DOX, a modalidade de parceria escolhida foi a de revenda com implantação. Ou seja, o parceiro comercializa e configura soluções robustas conforme o modelo de negócio do cliente. O Greendocs é adaptável a diversas necessidades no controle da informação, todo o processo conta com apoio e treinamento da W3K.

Soluções implantadas pela DOX em parceria com a W3K

Para compreender melhor como funcionam esses contratos na prática, podemos explicar estruturalmente como funciona a parceria da DOX, que comercializa exclusivamente os sistemas W3K. O principal benefício dessa modalidade é a flexibilidade em promover sistemas configuráveis, atendendo desde a comercialização, implantação e acompanhamento contínuo para o sucesso do cliente.

Conheça algumas soluções que fazem parte dessa parceria com a DOX:

  • Gestão de Engenharia para manutenção e operação com controle de ordens de serviços, projetos de manutenção e operação, relacionamento entre TAGs e documentos, integração com sistemas de manutenção. Exemplo: SAP PM;
  • Disponibilidade, precisão e organização das informações, além da rastreabilidade total da informação e respeito aos prazos nas atividades internas;
  • PPM – Gestão de portfólios de projetos com o Capx;
  • Automatização na editoração de databooks, boletins de medição e GRDs de entrada e saída;
  • Controle de pendências e vigências de contratos, certificações e documentação de compliance;
  • Funcionalidades especialmente desenvolvidas para demandas específicas para o caso de projetos especiais.

Tecnored, Chesf, Suzano, CPFL, Bracell, Paracel, Porto do Açu são alguns dos clientes que escolheram as soluções W3K em parceria com o atendimento de excelência da DOX.


Conheça a equipe da DOX

Alexandre Amorim e Júlio César Paulino são empreendedores em Tecnologia da Informação desde 1997, contribuindo com o desenvolvimento do GED no Brasil. Da mesma forma, possuem mais de trinta anos de experiência na implantação de sistemas de GED/ECM/EDMS, gestão de conteúdo ou documentos, informações e processos para grandes empresas donas de ativos produtivos (Asset Owners).

Solução Completa para proteger Dados do RH(LGPD) + Digitalização + Archiving + Guarda

O Greendocs GED/ECM e BPMs é uma plataforma robusta, configurável conforme o modelo de negócio de cada empresa, onde os processos já utilizados pelas equipes são automatizados, garantindo que se encontre o documento correto no momento certo.

Além de trazer agilidade na busca por arquivos, a automatização dos processos também traz outros ganhos. Um bom exemplo é a segurança e a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), já que, em departamentos como o RH, ocorre o tratamento de dados dos funcionários. A privacidade é imprescindível e utilizando tecnologias para o controle de acesso, a confidencialidade e o não repúdio, podemos garantir uma guarda segura.

Então, se você procura melhorar a confiabilidade das informações de RH, a resposta está na solução completa W3K: Digitalização + Archiving + Guarda + Greendocs ECM/GED e BPMS.

LGPD e RH: integração de processos e adequação à lei

Desde o recrutamento até o desligamento de um colaborador, a tratativa de dados do RH deve estar em conformidade com a LGPD. Por isso, digitalizar processos e automatizá-los é extremamente importante.

Ao contratar a solução completa da W3K, a empresa conta com mais segurança e rastreabilidade na gestão do acesso aos documentos de RH que possuem dados pessoais e sensíveis.

Benefícios da solução completa W3K para o RH

Contar com um parceiro como a W3K é certeza de muitos benefícios, mas focamos em 4 deles, que consideramos essenciais para o setor de RH realizar a gestão escalável dos processos que envolvem dados dos colaboradores.

1. Digitalização de documentos

Independentemente do segmento de atuação, uma organização deve ter cautela ao administrar documentos. Isso porque a perda de informações pode prejudicar a produtividade e acarretar em multas de até R$ 50 milhões por desrespeitar a LGPD.

Diante desse cenário, a digitalização de documentos é uma prática que promove a localização rápida do endereço da informação e o acesso limitado e rastreável aos dados.

Isso possibilita a adoção de mecanismos de segurança avançados para evitar roubos e vazamentos. Da mesma forma, a digitalização permite uma gestão paperless e mais controle sobre os documentos que precisam ser armazenados.

2. Archiving para controle seguro

Segundo a última edição do Varonis Risk Report, 64% das empresas não sabem onde seu conteúdo está localizado, menos ainda quem pode acessá-lo. A LGPD tem regras claras sobre a retenção dos dados, onde as empresas só podem manter informações enquanto forem necessárias.

Após o prazo determinado pela tabela temporalidade, elas devem ser eliminadas de forma permanente. O grande desafio está em localizar esses dados. Com uma catalogação eficiente, o legado de documentos está seguro e a rastreabilidade e a auditabilidade garantidas.

Esse processo integrado não apenas avalia o cenário, como identifica quais documentos devem permanecer arquivados e quais podem ser seguramente destruídos. Com estes digitalizados e corretamente arquivados, as mudanças exigidas pelas alterações na lei ficam muito mais ágeis.

3. Guarda segura de documentos com dados pessoais e sensíveis

Considerado essencial na rotina das empresas, a guarda de documentos é um recurso da nossa solução completa. Na prática, ao tombar o acervo documental do setor de RH, ocorre a retirada do acervo de dentro do departamento para armazenagem segura em local especializado.

Com a custódia especializada é feito o serviço de arquivamento das caixas em estantes apropriadas para guarda documental. Totalmente rastreável, aplicando ações de segurança, como controle de pragas e o programa de prevenção de incêndio.

Essa guarda é totalmente rastreável, respeitando as normas da LGPD, com auditoria de segurança regular e tudo o que for necessário para o armazenamento sem riscos para os documentos.

4. Greendocs: apoia a modelagem, virtualização e automatização dos processos

O Greendocs oferece benefícios fundamentais, como maior alinhamento e integração de processos, informação facilmente auditável, monitoramento de atividades, melhor tempo de resposta, obtenção de indicadores em tempo real, segurança da informação e certificação digital.

Além disso, é uma plataforma adaptável e flexível às estruturas e processos já existentes nas empresas, bem como facilita a gestão da informação com acesso e colaboração, sem perder foco em segurança, rastreabilidade e conformidade.

Por que escolher a W3K?

A LGPD exige que todo documento que contenha dados pessoais respeite o seu ciclo de vida pré-definido pela legislação. Ou seja, a empresa deve processar, armazenar e após o término da sua finalidade, destruir ou armazenar esses arquivos.

A solução completa da W3K provê justamente essa gestão de documentos digitais e físicos, além de uma equipe especializada em apoiar a transformação digital dos seus processos.

Quer conhecer mais? Fale conosco.

Solução Completa para RH com Greendocs + Digitalização + Archiving + Guarda

O uso da tecnologia provê mais organização e monitoramento das atividades realizadas pelo RH, bem como gera muito mais precisão nas atividades. Além disso, há um grande conjunto de vantagens, as quais facilitam o trabalho diário.

Aumentar a eficiência, reduzir o índice de perda dos prazos, proporcionar mais escalabilidade e segurança às tarefas são os principais benefícios da solução completa W3K: digitalização + archiving + guarda + plataforma ECM/GED e BPMs.

Com esta, as empresas automatizam os seus processos, otimizam o tempo e reduzem o espaço físico de armazenamento de documentos, garantindo, assim, a governança da informação e ganhos significativos de produtividade.

Digitalização do RH: gestão sem papel e rastreabilidade

O RH é um setor que armazena muitos documentos, por isso, o gerenciamento eficiente dentro do departamento facilita, por exemplo, o acesso seguro à informação que precisa ser encontrada com agilidade.

Na prática, ao necessitar consultar informações e documentos de um colaborador, para uma demanda de processo trabalhista ou validação de informações do departamento pessoal, o RH consegue localizar essa informação de forma simples e rápida, afinal, os arquivos digitalizados são disponibilizados em um ambiente web.

Mas essa é apenas uma das vantagens. A digitalização de documentos provê mais agilidade nas atividades, aumentando a produtividade e ajudando a diminuir espaços físicos, reduzir riscos e aumentar o controle dos dados, pois permite rastrear acessos aos dados com confiabilidade.

A W3K possui um eficiente processo de digitalização de arquivos. Na prática, digitalizamos o seu legado, novos documentos ou sob demanda, local ou remoto, adequando-se à sua realidade.

Archiving: arquitetura da informação e classificação de temporalidade

Rastreabilidade do acervo documental, taxonomia e previsibilidade de espaço físico disponível são alguns dos benefícios do archiving no setor de RH.

A W3K, apoia no desenvolvimento de uma arquitetura da informação, incluindo definição de plano de classificação de temporalidade, além do processo de triagem, digitalização e indexação.

Somando archiving + plataforma Greendocs você ganha mais eficiência em suas responsabilidades e na mitigação dos riscos sobre os processos de gerenciamento documental do RH, permitindo que o seu foco possa ser mais dedicado nas atividades fim de seu setor.

Da mesma forma, facilidades como o reconhecimento óptico de caracteres (OCR), a indexação dos mesmos para pesquisa e guarda em warehouse regular também fazem parte dos recursos oferecidos nesta solução completa.

Custódia segura dos documentos de RH

Tratando dos dias que muitas vezes uma empresa leva para localizar um documento, não é exagero dizer que pode levar mais de 30 dias para localizar o documento ou até mesmo não localizá-lo.

Isso porque ter várias caixas com o mesmo critério faz com que as buscam sejam onerosas e lentas, além de não permitir o controle de documentos faltantes e haver o risco de pragas ou incêndio sobre um volume não rastreável de documentos.

Além de tornar o clima organizacional pesado, realocando profissionais estratégicos para encontrar essas informações, a guarda física e local torna mais onerosa a tarefa de buscar um papel perdido no meio de milhares. É inviável nos dias de hoje.

Com a contratação da guarda física externa, especializada em armazenamento confiável, promovida pela solução completa W3K, a informação se mantém preservada com segurança.

Ademais, com a custódia dos documentos em local adequado, a W3K provê controle do espaço físico, acessibilidade da informação, gerenciamento da documentação de forma sistemática, rastreabilidade, controle, gestão da caixa ou tratamento individualizado.

Como a W3K pode otimizar o RH da sua empresa?

Na teoria parece mais fácil entender todos os benefícios da solução Greendocs + Digitalização + Archiving + Guarda para gerir e otimizar processos de RH. Na prática, exemplos cotidianos podem mostrar essas vantagens.

  1. Quando o RH precisa fazer uma identificação individual de um colaborador, mas essa informação está em alguma das várias caixas de funcionários com a letra A, quantas horas a mais será preciso para encontrar esse dado? Com a digitalização e a busca sistemática na guarda desses documentos, o tempo otimizado é um processo natural e orgânico na empresa.
  2. O legado, ou seja, os documentos guardados recebem tratamento, organização e higienização. Isso é eficiente para aqueles dados que não podem ser descartados, levando em consideração a tabela de temporalidade. Auditar a manutenção destes documentos de forma manual é muito mais lento e oneroso para a organização. A tecnologia apoia no controle de manutenção.
  3. Além disso, quando a empresa contrata 100, 200, 500 colaboradores, pode otimizar os processos que envolvem desde os primeiros contatos, passando pela mensageria destinada a esses novos profissionais até a assinatura dos contratos. Tudo isso é feito na plataforma Greendocs, reduzindo o risco de perder os prazos.
  4. O processo de checklist de tarefas, que envolve o dossiê de colaboradores, prontuários, solicitações de férias, solicitação de documentos, onboarding, treinamentos, assinatura do cartão ponto, disponibilização de crachás e kit boas-vindas, também são tarefas que o sistema Greendocs otimiza.

Em resumo, a solução completa em gestão da informação da W3K atua desde a digitalização, passando pela guarda física até a disponibilização online de seus documentos digitais.

Quer mais informações sobre como a nossa solução completa pode otimizar os seus processos de RH? Fale com um de nossos especialistas.

Solução Completa GED/ECM + Digitalização + Archiving + Guarda

Impulsionar a transformação digital, a governança da informação e a gestão escalável de negócios são três pilares fundamentais que construímos com os nossos clientes. Para que essa estrutura de excelência seja alcançada, uma solução completa, que gerencie documentos e processos, além de digitalizar, arquivar e guardar os mesmos, é fundamental.

Ao desenvolver uma solução, é importante focar em resolver os desafios do espaço físico, da falta de controle de acesso às informações, da dificuldade em gerenciar a documentação de forma sistemática, da rastreabilidade da caixa ou do tratamento individualizado de cada item.

A boa notícia é que a tecnologia veio justamente para otimizar processos e resolver esses problemas. A solução completa da W3K: Greendocs GED/ECM e BPMs + Digitalização + Archiving + Guarda é especialista na transformação destes desafios em soluções.

Greendocs GED/ECM e BPMs: confiabilidade, fluidez e transparência

Configurável conforme o seu modelo de negócio, o Greendocs GED/ECM e BPMs se adapta aos processos e estratégias já utilizadas pelas equipes, garantindo que se encontre o documento correto no momento certo, facilitando a conformidade com as normas e provendo mais agilidade, fluidez e transparência aos processos.

O Greendocs resolve dores como a perda de governança da informação, respostas lentas ao negócio, processos não escaláveis e a falta de respaldo legal, fornecendo organização e tratamento aos documentos.

Ao adotar essa solução, a empresa também garante maior alinhamento e integração de processos, informação facilmente auditável, monitoramento de atividades, melhor tempo de resposta, obtenção de indicadores em tempo real, segurança da informação e certificação digital.

Na prática, o Greendocs GED/ECM e BPMs possibilita o gerenciamento de documentos e processos do negócio em uma só plataforma, trazendo mais fluidez a processos. Além disso, é uma plataforma robusta, mas muito flexível, que atende diversos setores, pois se configura conforme o modelo de negócio dos seus clientes.

Digitalização de documentos: dinamismo e segurança para a empresa

Com o grande volume de documentos acumulados ao longo dos anos, surgiu a necessidade de digitalizar a documentação com o objetivo de diminuir o espaço físico de guarda e obter os benefícios do gerenciamento digital.

O eficiente serviço de digitalização de arquivos da solução completa da W3K torna possível reproduzir digitalmente o legado da empresa, documentos novos ou sob demanda, sempre adequando-os à realidade da organização, especialmente aquelas que possuem grande volume de acervo físico.
Tornando processos menos onerosos com a digitalização

A demanda de digitalização vem crescendo bastante, pois entre os seus benefícios está o acesso rápido aos documentos, o controle proativo de vigências, alçadas de aprovação, a criação de fluxos totalmente automatizados, entre outros.

Vale ressaltar que a digitalização tem o poder de tornar ações, antes extremamente onerosas, em muito mais dinâmicas, mas sem perder a burocracia necessária para garantir segurança aos processos.

Archiving: arquivamento da informação e taxonomia dos arquivos

O Information Assistant da W3K é um apoio operacional na gestão documental de sua organização. São serviços sob demanda, de classificação, digitação, indexação e armazenamento de documentos no sistema, com confiabilidade.

Somando ao sistema ECM/GED + BPMs, é possível identificar os documentos que podem ser descartados, aqueles que não precisam permanecer guardados, seja por já ter cumprido os requisitos legais, seja por conta do seu prazo de vigência ou por alguma ação que autorize a destruição segura.

Custódia eficiente

A guarda de documentos também é um recurso essencial, além de ser um dos destaques da solução completa W3K. Ao tombar todo o acervo documental, efetuamos a retirada do mesmo de dentro da empresa para armazenagem em local especializado.

Com a custódia especializada é feito o serviço de arquivamento das caixas em estantes apropriadas para guarda documental. Totalmente rastreável, aplicando ações de segurança, como controle de pragas e o programa de prevenção de incêndio.

Além disso, também utiliza-se as melhores práticas para a guarda, baseado em normativas específicas. Tudo para prover a preservação da informação. Da mesma forma, o ambiente passa por processos de auditorias necessárias para mitigar riscos.

Organização de Documentos: Tratamento Individualizado ou Caixas

Com os documentos agrupados, ou seja, vários documentos em uma caixa, sem o tratamento individualizado dos arquivos, a rastreabilidade é prejudicada nos casos de necessidade da busca e apresentação de dados específicos.

É por isso que a custódia eficiente dos documentos depende também da organização dos mesmos. Assim como a segurança se tornou imprescindível às empresas que estão em conformidade com a LGPD e a Segurança da Informação. Os prejuízos diante de perda do controle de acesso aos dados, dos extravios ou da rastreabilidade, podem ser incontáveis.

Escolha a W3K para gerenciar, digitalizar, arquivar e guardar documentos

Sendo assim, o Greendocs GED/ECM e BPMs + Digitalização + Archiving + Guarda é uma solução completa para empresas que desejam gerir, disponibilizar e manter online os seus documentos corporativos. Com essa solução completa você administrará apenas um fornecedor, eliminando o risco da assimetria da informação, que ocorre quando se tem diferentes parceiros para estes recursos.

Nós cuidamos de tudo para você, conte com a W3K.

Quais são os 7 Rs da gestão da mudança e o papel do Greendocs nesse processo

O alcance de eficácia na gestão da mudança requer algumas práticas essenciais, que irão garantir benefícios duradouros a médio e longo prazo.

Dentro destas práticas, estão 7 ferramentas indispensáveis para o ciclo de vida da gestão da mudança: registro, razão, retorno, riscos, recursos, responsável e relação.

Entenda, nas perguntas e respostas abaixo, o que cada um desses Rs quer dizer e como o Greendocs pode fazer com que essa engrenagem funcione da melhor forma possível.

1. Quem REQUISITOU a mudança?

No primeiro momento, saber quem requisitou a mudança é fundamental. Até porque quanto mais informado sobre o processo de mudança estiver a equipe, mais assertivas e com menor risco se tornam as alterações na operação.

Na prática, autenticar quem requisitou a mudança evidencia o alto nível de segurança de um processo, controlando de qual usuário partiu a alteração, trazendo rastreabilidade e segurança.

Com o Greendocs você pode classificar os níveis de mudança e configurar quem pode solicitá-las, além de garantir disponibilidade de acesso às novas orientações apenas para os usuários envolvidos nos processos e autorizados para a visualização.

2. Qual é a RAZÃO para a mudança?

Estabelecer as razões para a mudança é essencial, assim como informá-las às áreas impactadas. Isso porque a mudança ocorre como um processo, não como um evento. Para especificar e notificar qual é a razão da mudança é necessário utilizar a tecnologia para alcançar o maior número possível de pessoas.

É importante entender que processos manuais não trazem resultados eficazes para uma empresa que procura evitar riscos de assimetria da informação, para isso conte com o Greendocs.

3. Qual é o RETORNO requerido da mudança?

É importante saber quais retornos a organização espera e mensurar quais terá após a execução da mudança, sejam eles financeiros, riscos ou desperdícios, por exemplo.

Naturalmente, o retorno esperado deve estar diretamente ligado com os tópicos mencionados anteriormente. Ou seja, os desafios que levaram à mudança devem ser resolvidos.

Estamos falando também de digitalizar e automatizar, gerando informação para a gestão. Além de mapear os processos com o Greendocs, é possível extrair relatórios e realizar análises via dashboard. Você acompanha toda a mudança do planejamento à efetivação.

4. Quais são os RISCOS envolvidos na mudança?

Assim como durante a gestão de projetos é necessário mapear todos os riscos envolvidos, durante a mudança o mesmo deve ser feito. Com o Greendocs é possível automatizar ações para mitigar estes riscos e acompanhar o quanto realmente estão impactando nos processos.

Para cada organização, vale ressaltar que a gestão da mudança se trata de uma transformação que envolve tecnologia e estratégia – dois pilares para uma mudança mais segura.

Perda de governança da informação, respostas lentas a gestão, processos não escaláveis e falta de confidencialidade são alguns dos riscos que podemos evitar com um sistema para a Gestão da Mudança.

5. Quais são os RECURSOS necessários para a entrega da mudança

Durante uma mudança pode ocorrer que a organização não tenha determinados recursos, é necessário saber quais são e buscar adquirir os necessários para uma mudança eficaz.

Aí entra um ponto crucial para o sucesso de qualquer mudança: você possui o parceiro certo para que a gestão seja feita com pilares robustos de governança e confiabilidade?

O Greendocs é uma plataforma segura, escalável e totalmente adaptável conforme a necessidade do seu negócio. Com o nosso sistema você pode configurar as etapas da mudança de acordo com o planejamento dos recursos.

6. Quem é o RESPONSÁVEL pela construção, testes e implementação da mudança?

Toda mudança tem responsáveis dedicados pela execução das atividades, como construção, testes e implementação. Automatizar um fluxo, definindo as pessoas envolvidas no processo da mudança é o caminho para o sucesso desta operação.

Assim como configurar as tarefas, notificações, comunicação e colaboração em uma plataforma centralizada. O Greendocs pode ser o seu parceiro tecnológico para prover a gestão da equipe envolvida no processo da mudança, com otimização e excelência.

7. Qual é o RELACIONAMENTO entre a área da mudança e outras?

Aplicar uma plataforma para visualizar os processos integrados, prover comunicação eletrônica e a colaboração das equipes são passos mais do que certeiros. Além disso, são diversos os ganhos que sua empresa pode ter ao contratar o Greendocs. Afinal, a W3K Tecnologia tem o know-how para ser o seu parceiro nesta transformação. Entre em contato conosco para saber mais sobre nossas soluções.

Tecnologia reduz a ineficiência, os custos e os riscos do negócio

A ineficiência em processos ou rotinas de negócio pode custar de 20% a 30% da receita de uma empresa a cada ano. Por isso, investir em soluções que reduzam esta ineficiência é fundamental não somente para o ganho de agilidade e produtividade, mas também de economia.

Dentre as soluções para isso, em uma plataforma robusta e configurável de ECM/BPM é possível potencializar a gestão da informação, permitindo ao gestor encontrar rapidamente a versão desejada dos documentos, além de possibilitar a visualização dos dados e etapas da documentação.

Ademais, a plataforma também facilita a auditabilidade das informações, agregando mais segurança aos processos documentais, além de tornar mais ágil o trabalho de equipes, com funcionalidades que conectam usuários e deem aos gestores controle de gerenciamento sobre as filas de trabalho.

A plataforma Greendocs, gerenciador de documentos e processos da W3K, integra GED/ECM e BPMS em um só ambiente. É configurável aos processos de cada empresa, garantindo a governança da informação.

GRC: três letras que modernizam a gestão da empresa

O tema GRCGovernança, Risco e Compliance tem ficado entre as prioridades para os gestores dos mais variados segmentos para os próximos anos. Isso porque grandes empresas buscam estar alinhadas às regras, normas setoriais e legislações de seus setores de atuação.

Além disso, o compliance garante alinhamento às leis e normas de que falamos acima, a governança ajuda – e muito – no alcance deste compliance e o risco está aí para ser identificado, mitigado ou evitado, tendo por base tecnologias que apoiam os gestores rumo à eficiência.

Ineficiência gera riscos ao negócio

Os riscos das informações que não estejam em conformidade são grandes, seja em relação aos processos de negócio (ocasionando a ineficiência que atrasa e custa muito), seja no que tange ao alinhamento da empresa à legislação vigente, podendo ser gargalo para grandes prejuízos ou a perda de prazos.

Para tudo isso, a solução está em contar com uma plataforma capaz de suprir os pontos: garantir a disponibilidade e rastreabilidade, além de prover a auditabilidade da informação, permitindo identificar e controlar riscos.

Governança da Informação aumenta a eficiência

Ainda sobre evitar os riscos, a governança é peça chave, já que consiste em entregar subsídios para que os gestores tenham uma melhor visão das informações e processos, impulsionando uma melhor tomada de decisão.

Sendo assim, ter o apoio do Greendocs é um diferencial competitivo para ampliar a visibilidade, auxiliando a antever cenários potencialmente prejudiciais e, com base nisso, tomar as medidas adequadas para evitar ou mitigar riscos.

Dessa forma, é natural que a eficiência e a assertividade aumentem, dando às empresas um recurso a mais para otimizar investimentos e avaliar os ônus que poderiam atrapalhar a fluidez de seus processos.

O que o compliance evita?

Já falamos, acima, sobre compliance e sua importância para o bom funcionamento das empresas. Afinal, operações alinhadas às obrigatoriedades e regras de mercado estão menos susceptíveis a riscos, e isso se traduz em um ganho contínuo de eficiência, sem dúvida.

Então, se a prioridade do compliance é garantir que os processos internos da organização estejam em conformidade com as melhores práticas e regulações (internas e externas), fica claro que investir em soluções que melhorem o compliance evita diretamente a perda de segurança jurídica e a ineficiência operacional.
Algo que uma plataforma robusta de ECM/BPM como o Greendocs pode solucionar com propriedade.

Mais tecnologia tem que ser = a mais eficiência

Por tudo o que comentamos até aqui, é possível notar que a Gestão da Informação, com ECM e BPM, é capaz de notificar ineficiências e, consequentemente, trazer mais agilidade, assertividade e redução de custos.

Logo, podemos dizer que uma plataforma de ECM e BPM se traduz diretamente em eficiência e economia? Se for robusta e completa, como o Greendocs, sim!
O Greendocs é desenvolvido pela W3K, uma empresa com know how em soluções relacionadas à gestão e governança da informação, atendendo grandes clientes do mundo todo.

O Greendocs é uma plataforma configurável conforme o modelo de negócio das empresas, por isso é possível automatizar processos e estratégias já utilizadas pelas equipes.

Integração em um mesmo sistema torna os processos mais eficientes

Uma plataforma adaptável permite implementar vários processos em um mesmo sistema. Ela também promove a solução de dados não estruturados, perda de governança da informação, respostas lentas ao negócio, processos não escaláveis e falta de respaldo legal – todos os gargalos responsáveis pela ineficiência dos negócios e aumentos dos gastos.

Ao apoiar a modelagem, virtualização e automatização dos processos com o Greendocs, a sua organização ganha maior alinhamento e fluidez nos processos. Dessa forma, a informação é facilmente auditável, o monitoramento de atividades é otimizado e há melhora no tempo de resposta.

Por fim, a plataforma provê ainda a obtenção de indicadores em tempo real, a segurança da informação e os benefícios da certificação digital.

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Disponibilidade, precisão e organização das informações da Qualidade

A Gestão da Qualidade pode ser vista como um pilar fundamental na preservação de negócios. E para ter eficiência nos processos da qualidade, é essencial ter uma tecnologia que apoie a comunicação, a organização e a circulação da informação. O Greendocs, plataforma robusta da W3K, aplicado à gestão de documentos e registros, garante a governança da informação da qualidade.

Greendocs para Qualidade Garante Agilidade e Eficácia

A gestão eletrônica de documentos, registros e processos configurados na plataforma Greendocs para atender as demandas da qualidade, permite não apenas o gerenciamento eficaz destes documentos e dados, mas também mais controle e assertividade, já que possibilita:

  • Distribuição correta de padrões e instruções de trabalho;
  • Registro e controle de não conformidades;
  • Planejamento de ações corretivas e preventivas.

Um sistema de gestão é diferencial para as auditorias. O Gerenciador de documentos e registros da qualidade garantem a rastreabilidade total da informação e o respeito aos prazos nas atividades internas. Isso contribui para a auditabilidade e na mitigação de riscos.

Normas da Qualidade com o Greendocs

O Greendocs permite organizar, implementar e gerir processos pelos quais as equipes precisam estar em conformidade com determinações previstas pelas normas, tais como a ISO 90001.

Organização, rastreabilidade e uso eficaz com o Greendocs

Mais do que armazenar documentos da qualidade, uma plataforma robusta permite analisar, de forma segura e rastreável, os processos que entregam conformidade às atividades de negócio, em diversas instâncias. Configurar alçadas de aprovação e verificar pendências.

Conte com a W3K Tecnologia

Tudo isso, é claro, funciona muito melhor com o apoio de um parceiro de tecnologia e negócios apto a prestar todo o suporte que as empresas necessitam no que tange a gestão de documentos da qualidade. A W3K soma todas estas capacidades, contando com equipe especializada e tecnologia de ponta para entregar os melhores resultados.

O que minha empresa ganha com isso?

Ao implantar um sistema de gestão da qualidade, as empresas iniciam um caminho certeiro rumo ao crescimento sustentável e à melhoria contínua de seus processos.

Uma melhoria que se dá a partir do alcance de possibilidades como controlar alterações, assegurar disponibilidade da versão atual, automatizar a distribuição e ter rapidez no acesso aos documentos.

Em outras palavras, se uma organização conta com um sistema de gestão de documentos da qualidade, certamente terá mais assertividade na condução dos processos, além de garantir disponibilidade, precisão e rastreabilidade total da informação.

Nesse contexto, a gestão é essencial para o aumento da competitividade e garantia de compliance. Soluções como plataformas de gestão eletrônica de documentos dão a base para a governança, que é efetivada com uma política robusta para o trâmite da informação.

Por que escolher o Greendocs para a Gestão da Qualidade?

O Greendocs é uma plataforma configurável conforme os processos de cada empresa. Promove escalabilidade à gestão das organizações através da disponibilização ágil de aplicações de negócio.

Isso possibilita a transformação digital de processos gerenciais, trazendo fluidez, governança da informação, rastreabilidade, controle, integração e regramento de excelência.

Ao gerenciar com o Greendocs, sua empresa terá maior conformidade com normas e políticas, garantindo a distribuição correta de padrões e instruções de trabalho, o registro e controle de não conformidades e o planejamento de ações corretivas e preventivas.

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Qual é o papel da gestão de informação no ambiente de negócios competitivos?

Dados acumulados são só dados. Dados bem geridos, dos quais se extrai informações que orientam as ações e decisões de um negócio, estes sim agregam real valor a empresas de todos os setores. 

O bom uso dos dados, que passa diretamente pela gestão da informação, é imprescindível para que se tenha clareza, organização e boa comunicação em uma empresa, e isso é uma vantagem competitiva considerável no mercado atual. 

Por isso, vamos abordar mais a fundo a importância da gestão da informação e como ela impacta negócios de todas as áreas?

Vamos começar por explicar sobre como fazer esta gestão. E a chave está em uma plataforma de ponta, que entregue recursos para dar às empresas a capacidade de rastreabilidade, controle e integração sobre as informações. 

Estes três itens são pilares para os negócios competitivos, já que são os principais processos para uma gestão assertiva – tanto da informação, quanto do negócio em si. 

Informação bem gerida é a base de decisões bem tomadas, áreas de negócio bem supridas, colaboradores bem orientados, gestores bem embasados, além de relacionamentos mais transparentes e assertivos com clientes e fornecedores. 

Isso tudo se traduz em empresas mais seguras, organizadas, ágeis e, é claro, competitivas. 

Segurança, Organização, Agilidade e Competitividade

Vamos falar de cada um destes pontos?

Primeiro ponto: segurança. Uma plataforma de gestão da informação, como o Greendocs da W3K, permite a rastreabilidade do trabalho com os dados de ponta a ponta, diminuindo riscos de perdas ou erros, que poderiam dificultar o compliance. 

Segundo ponto: organização. Nem é preciso dizer que uma empresa que conta com uma plataforma como o Greendocs, que possibilita o gerenciamento de documentos e processos de negócio de forma centralizada, trazendo mais fluidez a documentos, processos e projetos, é mais organizada, não é mesmo? E mais organização rima com melhor gestão. Simples assim. 

Terceiro ponto: agilidade. Configurável de acordo com o modelo de negócio de cada cliente, a plataforma Greendocs é flexível e dinâmica ao acompanhar o crescimento das empresas, sendo ajustada sob demanda. Além disso, com o potencial de rastreabilidade da informação que traz às organizações, a plataforma ajuda a aumentar a visibilidade dos dados – o que é um grande diferencial, visto que, segundo o Gartner, 80% das empresas têm pouco poder de visualização sobre seus dados, o que impacta severamente em suas entregas. E quando isso tudo se traduz em auxiliar na gestão da informação de acordo com as exatas demandas de cada empresa, significa ganho de tempo no encontro de dados e documentos, assim como na condução de processos e projetos. O resultado disso? Gestão, ações, equipes e empresas mais ágeis. 

Quarto ponto: competitividade com melhor organização, melhor controle e rastreabilidade da informação, projetos e processos mais ágeis, segurança e compliance garantidos, além da otimização de custos que tudo isso agrega, é claro que um negócio será mais competitivo. Afinal, todos estes diferenciais tendem a colocá-lo à frente da concorrência, agregando características que o mercado valoriza. 

Greendocs garante alinhamento e integração

Já vimos que o Greendocs provê agilidade, economizando tempo no encontro das informações, tornando as empresas mais organizadas, integradas e profissionalizando a gestão da informação ao substituir planilhas manuais, o que também diminui riscos de erros e retrabalhos. 

Além disso, a plataforma de ECM/BPMS da W3K tem capacidade de gerenciar as mudanças e garantir que seus processos estejam em acordo com as leis, por meio de notificações do sistema e assinaturas com validade jurídica. Aliás, isso também é gerenciar informações com eficiência.

Ademais, com a implantação do Greendocs há uma redução média de 70% do tempo na busca por informação. Além disso, a conversão em massa, distribuição ou trâmite automatizado e carga em lote são funções que otimizam e trazem mais produtividade ao trabalho dos profissionais da informação envolvidos com gestão documental, por exemplo.

Agilidade, integração, segurança, compliance. Isso é gestão de informação no ambiente de negócios competitivos!

Gestão da informação: a estratégia do gestor competitivo

A tecnologia impulsiona o gerenciamento assertivo de dados, se os mesmos transformam-se em informação estratégica para os negócios. Ou seja, através deles é possível enxergar o melhor caminho, bem como as estratégias mais eficazes para percorrê-lo com segurança, crescimento e liderança. 

É exatamente aí que nós entramos na história da sua empresa: para torná-la cada vez mais competitiva ao gerenciar com excelência e segurança os dados e informações fundamentais para o sucesso.

Quer saber mais sobre a W3K Tecnologia? Entre em contato conosco!

GED e SIGAD: Gestão e Garantia de Autenticidade

A sigla GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos e é bem semelhante a ECM (saiba mais clicando aqui). SIGAD significa Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos.

O primeiro tem o foco na gestão de documentos, e seus processos, de forma eletrônica. O segundo nos processos do ciclo de documentos, desde a criação até o descarte, com o foco de garantir a autenticidade.

Então o SIGAD é uma metodologia, ou um sistema, que realiza a digitalização, anexação, armazenamento, indexação, assinatura digital e busca online e em mídia digital.

O documento nasce digital ou pode ser digitalizado garantindo a autenticidade com os processos orientados a SIGAD.

O Greendocs é uma plataforma robusta adaptável à real necessidade do cliente. Aplicado a ECM/GED apoia na garantia SIGAD e garante outros benefícios:

  • Permite o controle de temporalidade;
  • Segurança da informação;
  • Busca rápida de arquivos vigentes;
  • Pesquisa inteligente por metadados ou conteúdo;
  • Acesso seguro e criptografado;
  • Rastreabilidade completa;
  • Fluxo de trabalho configurável;
  • Relatórios e Dashboard.

Controlando o ciclo de vida dos documentos com SIGAD

Controlar todo o ciclo de vida dos documentos é a missão do SIGAD. Esse conjunto de operações e procedimentos técnicos gerem os processos arquivistas de uma empresa.

Vale ressaltar que o sucesso dependerá de uma implementação de qualidade, com respaldo de um sistema robusto e eficiente, focado nas melhores práticas para a gestão arquivística de documentos.

Em outras palavras, o SIGAD visa manter a relação orgânica entre documentos, garantir a confiabilidade, autenticidade e acesso ao longo do tempo dos documentos arquivísticos. Além disso, também apoia a gestão de documentos, ou seja, auxilia no controle do ciclo de vida dos mesmos, desde a produção até a destinação final.

Menos custos, mais proteção dos documentos com estas tecnologias

Um sistema informatizado SIGAD com as configurações GED consegue gerenciar diversos tipos de documentos: analógicos, híbridos e digitais. Esse processo é feito desde a sua produção até a destinação final.

Dessa maneira, um dos principais benefícios é a redução de custos, pois elimina quantidades grandes de objetos digitais quando não são mais necessários e, claro, podem ser descartados segundo a LGPD.

Além disso, ao automatizar o processo de gestão dos documentos da companhia, o procedimento de manuseio desses arquivos se torna muito mais seguro. Isso acontece porque após finalizado o processo, o sistema provê total controle de acesso aos documentos, evitando alterações.
Eliminando planilhas e controles manuais com o Greendocs

Veja bem, distribuir manualmente documentos, gerenciar comunicação por e-mails e planilhas de controle pode funcionar em processos simples, com equipes pequenas, poucos documentos, mínimos registros.

Contudo, à medida que a empresa cresce, os colaboradores se multiplicam, novos setores são criados e se torna praticamente impossível manter uma gestão eficiente com este controle manual.

Ficar nesses modelos pouco otimizados consome tempo e recursos, tanto seus, quanto de seus colaboradores, transformando-os em “garçons” de documentos, em que o transporte manual de informação ocupará boa parte do tempo de trabalho.

Além disso, esse controle aumenta o risco de extravios, documentos desatualizados ou inconsistência nos dados, o que pode ser um problema para a governança da informação.

O Greendocs garante a autenticidade dos documentos e a fluidez dos processos, bem como torna eficaz a gestão escalável da informação.

Por que a W3K?

Se você deseja investir em sistemas e recursos tecnológicos que promovam todos esses benefícios ao seu negócio, o primeiro passo é escolher um parceiro que realmente ofereça um sistema completo, desde a implantação até o acompanhamento dos processos.

Com o apoio de tecnologias inteligentes, é possível garantir com precisão e controle uma gestão arquivística de documentos e um gerenciamento eficiente dos mesmos.

Por que escolher a W3K? Porque ela provê escalabilidade às organizações através da disponibilização ágil de uma plataforma que possibilita a transformação digital de processos gerenciais, trazendo fluidez, governança da informação, rastreabilidade, integração e regramento de excelência.

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