Amigable sistema EDMS proporciona control para la gestión de la excelencia

¿Puedes imaginar más de 1000 usuarios conectados en una sola plataforma con acceso a documentos técnicos, junto a modelos de un gran proyecto? Sí, esto es posible, con un amigable sistema EDMS, donde ingenieros técnicos, proveedores, personal de CDOC, archiveros y profesionales de la información realizan sus funciones a través de un acceso fluido y una burocracia adecuada para controlar a todos los procesos.

Hablamos de Greendocs – una plataforma GDE/BPMS/EDMS flexible y escalable para administrar documentos y procesos de ingeniería, que facilita el acceso y la colaboración sin perder el enfoque en la seguridad, la trazabilidad y en la conformidad. La plataforma permite capacitar y entrenar a los usuarios mediante manuales y flujos dentro del propio sistema, lo que elimina la necesidad de contar con otro sistema de capacitación.

Múltiples ambientes con un solo inicio de sesión

La capacidad de acceder a diferentes entornos con un solo inicio de sesión es una facilidad de la plataforma Greendocs. En el ámbito de los proyectos de ingeniería, por ejemplo, la integración entre diversas disciplinas, como eléctrica, civil, mecánica y medioambiental, permite que los proyectos se construyan y se los pueda monitorear con auditabilidad, asertividad y agilidad.

El inmenso volumen de documentos en los grandes proyectos de ingeniería requiere una gestión automatizada, donde el flujo de documentos internos no sea motivo de pérdida de tiempo, sino de optimización de trámites con proveedores y contratos, además de agilidad en los módulos de auditoría y formateo de entregas. Greendocs es fácil de usar y tiene una interfaz intuitiva, además de asegurar la configuración necesaria para cada implementación.

Búsqueda inteligente de documentos técnicos

La mayoría de los proyectos administrados manualmente pueden experimentar retrasos en la búsqueda de archivos. En Greendocs, la búsqueda de documentos se realiza directamente en la plataforma por su contenido o búsqueda fonética.

Flujo de trabajo de colaboración para EDMS

Con el flujo de trabajo de colaboración simultánea brindado por el sistema, es posible conectar agentes de un mismo proyecto, gestionando filas de trabajo, promoviendo la actualización integrada de la información.

Vista CAD en el sistema de ingeniería

Los proyectos de ingeniería se componen de archivos pesados, grandes y, a veces, confidenciales. Por lo tanto, la capacidad de abrir estos documentos CAD a través de una interfaz web ligera y precisa marca la diferencia. La visibilidad de cada documento se configura según los rangos de acceso.

Comentarios electrónicos en la plataforma EDMS

Lo mismo ocurre con la visualización de los comentarios electrónicos, que también se encuentran en la lista de funciones de Greendocs. Varios usuarios interactúan en el mismo proyecto para una mejor colaboración y fluidez, todo lo cual se puede hacer digitalmente y on-line.

Trazabilidad completa de la información

La integración de los sistemas de planificación o gestión de activos existentes con todas las funciones auxiliares de Greendocs es un diferenciador competitivo. Por lo tanto, perder el tiempo con procesos manuales y lentos, que dificultan la tramitación de documentos y la fluidez del avance físico en programas y carteras es actualmente inviable.

En la práctica, la trazabilidad, la fiabilidad y la coherencia de la información son términos que definen bien los pilares de Greendocs. Sin control sobre el flujo de revisiones, la posibilidad de riesgos aumenta considerablemente. Esta es una burocracia necesaria y encontrar el equilibrio entre ella y la agilidad que una herramienta debe proporcionar es la mejor forma de elegir una plataforma eficaz.

Al mismo tiempo, la posibilidad de utilizar menos papel reduce automáticamente los gastos con impresión y otros insumos, además de eliminar la necesidad de espacio para el almacenamiento de datos y fortalecer la relación de cuidado y respeto por el medio ambiente.

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¿Pueden los dashboards y gráficos de BI apoyar decisiones más asertivas?

Ser data driven  es tomar decisiones basadas en el análisis de gráficos y tableros de BI en lugar de conjeturas o intuiciones. Tener una base sólida para elecciones más asertivas significa recopilar, procesar e interpretar datos para generar información valiosa sobre las empresas.

Si el futuro de las empresas se basa en los datos – ¡y así es! – ¿cómo suele usted aplicanr este concepto en su organización? ¿Sus gerentes y líderes son capaces de extraer y analizar información de diversas fuentes, convirtiendo este material en conocimiento y riqueza para el crecimiento empresarial?

Para que no tengas dudas a la hora de responder estas preguntas, te presentamos las ventajas del análisis de datos y la importancia de una identidad corporativa que haga de la transformación digital la protagonista de tu negocio.

Transformación digital: productividad, asertividad y rentabilidad

En 2020, el 87,5% de las empresas brasileñas entrevistadas para un estudio de la consultora Vanson Bourne afirmó que ya estaban llevando a cabo proyectos de transformación digital. Un hecho que demuestra la fuerza de este movimiento, pero … ¿por qué esta tendencia ha ganado tantos adeptos?

La respuesta es simple: porque la transformación digital no es solo un concepto, sino una suma de tecnologías y acciones que permiten incrementar la productividad, competitividad, asertividad y rentabilidad de las organizaciones de todos los segmentos.

La cultura data driven es uno de los pilares que sustentan la transformación digital

Podemos decir que la cultura data driven es uno de los pilares que sustentan la transformación digital, ya que utiliza algoritmos para realizar análisis precisos, los cuales entregan respuestas estratégicas a la organización.

Es decir, estamos hablando de una acción estratégica basada en información y datos reales, asertivos e instantáneos. Y, por supuesto, de adecuar la planificación a las necesidades y deseos que presentan los identificadores visuales, gráficos, dashboards e informes.

Indicadores visuales con gráficos, dashboards e informes.

Los indicadores visuales permiten una comprensión rápida de la información de control de una manera ágil, con fácil acceso a los datos en la nube, ya sea por teléfono celular, web o tabletas.

Con Greendocs, por ejemplo, los usuarios autorizados pueden acceder a gráficos, dashboards e informes en tiempo real generados por el sistema. Con esto, se puede analizar datos para obtener información, sin perder ninguna información relevante sobre su proyecto.

Observar correctamente a los dashboards, gestionando a estos datos, proporciona una percepción asertiva de la eficacia de su gestión y, por supuesto, dónde aplicar las mejoras necesarias para alcanzar tu objetivo.

Proceso de decisión estratégico y que requiere menos tiempo

Cuando la empresa genera una gran cantidad de datos y no sabe qué hacer con ellos, no sirve de nada invertir en dispositivos tecnológicos. La gestión estratégica es siempre el escenario ideal para una empresa innovadora.

Por otro lado, demasiada información tiende a poner en peligro su enfoque en la búsqueda de nuevas soluciones, lo que hace que su proceso de decisión sea más lento de lo ideal. Además, la tecnología de gestión de la información optimiza el tiempo dedicado a la elaboración de informes manuales, por ejemplo.

Así, el tiempo ahorrado se puede utilizar para actividades más nobles, como analizar esta información y definir planes de acción. Aparte de eso, con el Greendocs, toda la comunicación se realiza dentro del sistema, aportando fluidez al proceso, sin perder la fiabilidad de los datos.

Entonces, ¿está su negocio en la lista de empresas que serán realmente competitivas en un futuro próximo? Si es así, está en el camino correcto. De lo contrario, es muy posible que, con el tiempo, las organizaciones innovadoras ocupen su lugar tan rápido como los avances tecnológicos en el mundo.

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Gestión documental de Calidad: sea más que un “mandadero” de documentos

Cuando una empresa implementa un sistema de gestión de la calidad, da un paso muy significativo, mostrando que la organización está comprometida con su crecimiento sostenible y la mejora continua de sus procesos. Sin embargo, como ocurre con la mayoría de los casos en tecnología, implementar una solución es solo el comienzo. Lo más importante es cómo lo maneja después de eso.

Si su organización ahora tiene un sistema de gestión de la calidad y de los documentos, para monitorear los indicadores de calidad, ahora el reto es dedicarse a este mantenimiento, así como del soporte para los logros de escala de procesos, reflejando directamente en el crecimiento de su negocio.

La distribución manual de documentos, la gestión de la comunicación a través de correos electrónicos y el control de hojas de cálculo pueden funcionar en procesos simples, con equipos pequeños, pocos documentos y pocos registros. A la medida que la empresa crece, los empleados se multiplican y se crean nuevos sectores, volviéndose imposible mantener una gestión cabal únicamente a través del control manual.

Permanecer en estos modelos mal optimizados consume tiempo y recursos para usted y sus empleados, transformándolos en “mandaderos (o mandaderas)” de documentos, donde el transporte manual de información ocupará buena parte de su tiempo de trabajo. Además, este control obsoleto aumenta el riesgo de tener documentos desactualizados o inconsistencia en los datos, lo que puede ser un problema si se realiza una auditoría o en cumplimiento de la ley, como es el caso de la GDPR.

Para eliminar estos embotellamientos y garantizar que sus procesos de gestión de la información sean eficientes, independientemente de la escala de su operación, agregar tecnología es una excelente opción. Soluciones como las plataformas de gestión electrónica de documentos (EDM) sientan las bases de esta gobernanza, que se lleva a cabo con una política sólida para el movimiento y procesamiento de la información (Workflow / BPMS).

Estas dos tecnologías juntas pueden apoyar actividades documentales como:

  • Analizar críticamente
  • Aprobar
  • Identificar revisiones
  • Control de cambios
  • Aseverar de que la versión actual esté disponible
  • Control de documentos externos y obsoletos
  • Controlar la distribución y el acceso a los documentos.

Además de la tecnología, un buen consejo es incluir profesionales de la información en los equipos de gestión documental y sus instancias (archivo, biblioteca, CDOC, etc). Los mismos pueden contribuir con su conocimiento especializado para apoyar la definición de buenas prácticas (reglas de clasificación, jerarquía de información, nomenclaturas), facilitando la implementación de las tecnologías propuestas. Con esto estructurado y automatizado, es más sencillo asegurar la correcta distribución de estándares y normas, evitando la duplicación y obsolescencia, así como mejorando la auditabilidad de los datos.

W3K Tecnologia tiene una década de experiencia en el mercado de GDE y BPMS, combinando tecnología y procesos para auxiliar en la gobernanza de la información de las empresas. Contáctanos y obtén más información.

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Gestión de Calidad

Una política de comunicación e información sólida es parte esencial de una empresa enfocada en la calidad. Para ello, es importante contar con una estructura de documentación definida con el fin de permitir un control activo de sus registros y procesos orientados a la calidad y cumplimiento. En resumen, garantizar una gestión centrada en la calidad tiene mucho que ver con una gestión documental eficaz.

Utilizar la gestión documental y los sistemas GDE como pilar del control de calidad de las operaciones genera impactos directos en numerosos ámbitos, desde el financiero hasta el legal, pasando por toda la cadena de gestión para la toma de decisiones enfocadas a la excelencia, con rapidez y trazabilidad de acceso a las informaciones.

Un ejemplo es la posibilidad de asegurar el cumplimiento de estándares de calidad, como ISO 9001, creando procesos en la herramienta GDE que permitan a las empresas acreditar que están en línea con las determinaciones previstas para cumplir con el estándar. En otros sectores, como el petrolero, la gestión documental puede ayudar a cumplir con resoluciones de calidad como las de la ANP.

Además, en los segmentos que tienen la gestión de documentos como un área crítica, el GDE se vuelve aún más fundamental. Temas como gestión de cambios, auditorías y otros; todos pueden obtener una capa adicional de confiabilidad y organización confiando en la Gestión de Documentos Electrónicos, proporcionando el apoyo adecuado si se requiere responsabilidad.

El GDE también puede ser un gran aliado para RRHH de las empresas, en su labor de registrar y monitorear aspectos como la capacitación y certificación de sus empleados. Esto permite que los proyectos y los equipos cumplan con los estándares esperados para la calidad de las actividades, todo con trazabilidad de datos.

Otro ejemplo de cómo el GDE puede ayudar en la gestión de la calidad tiene que ver con el control de los estándares con los proveedores. Con el uso de una plataforma de gestión de información inteligente, las empresas pueden ajustar sus estándares de calidad en un proyecto, y, automáticamente sus proveedores pueden ser informados sobre dichos cambios, ganando agilidad en la distribución de información de calidad y reduciendo la posibilidad de rehacer dichos trabajos.

En resumen, más que almacenar documentos referentes a la calidad, una plataforma GDE robusta permite a las empresas observar, de manera segura y rastreable, los procesos que brindan cumplimiento y calidad a las actividades comerciales, en diferentes instancias. Y con el apoyo de un socio de negocios con el know-how, es posible realizar esta transformación interna con los mejores resultados.

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