LD Celulose: colaboração de mais de 1000 usuários, em uma só plataforma!

A LD Celulose, joint-venture realizada entre a gigante austríaca Lenzing e a brasileira Duratex, adotou o Greendocs, da W3K Tecnologia, para gerenciar o grande volume de documentos de engenharia. Entre os principais benefícios da plataforma, segundo o Project Management Officer (PMO) da companhia, Gustavo Dessotti, está a praticidade em utilizar e gerenciar diversos ambientes em um único sistema. 

A possibilidade de treinar e capacitar usuários na solução utilizando manuais e fluxos dentro do Greendocs é um dos pontos destacados pelo coordenador. “Quando você tem documentos técnicos e templates dentro da mesma ferramenta é possível manter o padrão adequado, além de eliminar a necessidade de navegar entre outros sistemas, otimizando o tempo dos processos e projetos”, revelou.

Novos usuários recebem acesso à solução e são treinados na ferramenta através da própria plataforma da W3K. Ou seja, todos os envolvidos nos projetos, equipe interna e terceirizados contratados, estão aptos a utilizar o sistema de gerenciamento de documentos. São mais de mil usuários comunicando-se eletronicamente no mesmo ambiente.

LD Celulose
Foto: https://ldcelulose.com.br/imprensa/ld-celulose-implanta-fabrica-com-projeto-100-3d

Múltiplos ambientes em um único acesso

Outra questão fundamental é a possibilidade de acessar diversos ambientes com apenas um login. No caso da LD Celulose, por exemplo, Dessotti alterna entre EDMS, Documentação Florestal e Gestão de Pagamentos com apenas um clique. Greendocs impressiona pela robustez e capacidade de adaptação de acordo com a necessidade de cada negócio.

A integração entre várias disciplinas de engenharia, por exemplo, elétrica, civil e mecânica no caso da LD Celulose, permite que os projetos sejam  construídos e acompanhados com assertividade e eficácia. “Para gerar o documento você precisa de uma ferramenta leve e dinâmica, ou seja, quanto menos complexo for esse sistema, flui mais naturalmente”, acrescentou. 

Na prática, Dessotti gera inputs para a W3K configurar o sistemas de forma a atender as necessidades da gestão e, claro, de maneira que fique amigável para todos os usuários que utilizarão a plataforma. “A interação na ferramenta entre quem compra e quem entrega, por exemplo, faz toda diferença”, disse. Ademais, a capacidade de controle que o Greendocs oferece também facilitou a rotina da companhia.

Os comentários estão disponíveis em diversos processos da documentação e possibilitam comunicação dentro da plataforma, onde também é possível verificar registros, acompanhar aprovações e revisões e rastrear acessos. A implantação do sistema na LD Celulose se deu de forma gradual, pois o direcionamento das necessidades ainda estava sendo construído e avaliado. “Não tínhamos um modelo de gestão 100%  pronto para gerar os inputs assertivos para a ferramenta, por isso, a construção se deu passo a passo”, explica.

Configurando o fluxo de acordo com o Business

Ainda que a plataforma já estivesse em uso antes mesmo do prazo de entrega, foi preciso ajustar alguns pontos conforme os desafios foram surgindo. Isso porque a plataforma é totalmente configurável e o cliente vai adaptando o fluxo de acordo com o que realmente precisa no business –  o que permite manter o controle da gestão.

“Com o fluxo totalmente configurado é possível eliminar riscos de erros humanos, como a aprovação de uma versão errada ou ainda não finalizada”, exemplificou. Pelo Greendocs, aliás, é possível criar etapas de aprovação para cada revisão e acompanhar de perto esse processo.

Atendimento humanizado de excelência

O atendimento humanizado foi mais um dos destaques apresentados pelo coordenador, visto que a facilidade em acessar a equipe para manutenções urgentes é um diferencial da W3K. Sendo assim, em casos críticos é possível entrar em contato antes mesmo de abrir o chamado. 

Evidentemente, os gráficos BI para controle da gestão também lideram a lista dos benefícios da plataforma. A solução permite que todas as fases de um programa ou projeto sejam visualizadas. A integração facilita a rotina de planejamento e, consequentemente, torna mais assertiva a tomada de decisão. Indicadores visuais com dashboard e relatórios possibilitam o entendimento rápido das informações de controle. 

Ademais, gestores são informados em tempo real, através dos e-mails automatizados e comentários eletrônicos sobre atualizações das informações referentes ao andamento do projeto, liberação de documentos, quais estão cancelados, quais já foram enviados, entre outros avisos importantes para o bom andamento do fluxo de trabalho.

Desafios superados com o Greendocs

Atualmente, a LD Celulose possui mais de 50 mil documentos no Greendocs, além de quase 300 mil notificações por mês e, como já falamos antes, 1187 usuários. Com a Curva S, o coordenador tem acesso à expectativa e realidade do projeto, ou seja, quanto já foi concluído e se corresponde ao que foi previsto inicialmente.

Ele, que já trabalhou diretamente na implantação de outros sistemas, entende que o melhor caminho para garantir a excelência na gestão dos documentos era renunciar aos sistemas prontos e rígidos para construir com a W3K um modelo que correspondesse às necessidades dos seus processos. 

Com isso, e todo suporte para o cliente oferecido pela W3K, foi possível aplicar o processo da LD Celulose à plataforma, garantindo escalabilidade para chegar em 50 mil documentos sem precisar alterar a estrutura inicial já arquitetada do sistema. Além disso, é preciso ressaltar que a manutenção e os ajustes na solução são realizados sem causar grandes passivos, isso devido à robustez do Greendocs.

Fora isso, claro, a possibilidade de utilizar menos papel proporciona automaticamente a diminuição dos gastos com impressão e outros insumos, além de eliminar a necessidade de espaço para armazenamento e fortalecer a relação de cuidado e respeito com o meio-ambiente.

Confiabilidade e consistência da informação

Confiabilidade e consistência da informação foram outros termos utilizados pelo coordenador para explicar os benefícios do Greendocs. Quando um gestor recebe o documento do fornecedor e discorda de algo, por exemplo, o provisor adiciona nova revisão e esse processo se dá até o mesmo ser aprovado. Se não houvesse o controle de fluxo das revisões, haveria grande possibilidade de erros. Essa é uma burocracia necessária e encontrar o equilíbrio entre ela e a agilidade que uma ferramenta precisa prover é o caminho na hora de escolher uma plataforma eficaz. 

Ainda sobre os grandes desafios, Dessotti salientou a importância do ambiente Florestal ter sido configurado no Greendocs, pois começaram as auditorias e as evidências que estavam dentro do Greendocs eram localizadas muito mais rápido do que as que estavam armazenadas em outros sistemas.

A LD Celulose trabalha com as melhores práticas ambientais ao produzir celulose com florestas 100% certificadas. Considerada uma das fábricas com maior produtividade e eficiência energética do mundo, a companhia é protagonista no desenvolvimento social e econômico do Brasil, além de incluir o Triângulo Mineiro na lista dos maiores produtores globais de celulose solúvel.

Por que as empresas realizam a gestão de documentos (GED)?

Transformação digital e governança da informação são pilares fundamentais para o crescimento de qualquer organização. Com isso, é possível permanecer competitivo sem perder o foco em segurança, controle e rastreabilidade nos arquivos.

Otimizar o fluxo de trabalho em todas as suas etapas permite economizar tempo e dinheiro, além de promover mais produtividade aos colaboradores, permitindo que sejam mais estratégicos para o negócio.

Muitos gestores questionam qual é o melhor caminho para prover uma trajetória como a descrita acima. Antes de responder essa pergunta, precisamos nos fazer outra: por que as empresas realizam a gestão de documentos? É isso que abordaremos no artigo de hoje.

A gestão de documentos provê controle e integração.

Controlar revisões; ter visão total de etapas da documentação; facilitar colaboração entre equipes distintas; regrar a administração de mudança; controlar registros e ações de qualidade; integrar fornecedores de forma online e gerenciar filas de trabalho, solicitações, aprovações e prazos são alguns dos motivos que as empresas alegam para realizar a gestão de documentos.

Porém, também podemos citar outras razões relevantes que contribuem para essa decisão como, por exemplo, a busca inteligente, que permite encontrar os documentos pelo conteúdo ou busca fonética. Igualmente, visualizar dados das etapas de documentação gerando dashboard e relatórios que tornam as decisões estratégicas mais assertivas, ocupam essa lista.

Aproximar equipes e gerenciar filas de trabalho também são motivos pelo qual as empresas optem por esse caminho inovador. Da mesma forma, a integração entre GED / BPMS / EDMS na mesma plataforma e o suporte às assinaturas digitais – que possibilitam a implantação de ambientes de trabalho totalmente paperless -, são motivos que se destacam na hora de responder por quais razões as empresas realizam a gestão de documentos.

Como fazer a gestão de documentos (GED)?

A resposta para essa dúvida é: utilizando a gestão documental e sistemas de GED como protagonista no controle de qualidade das operações rende impactos diretos em inúmeras áreas, do financeiro ao jurídico, passando por toda a cadeia de gerenciamento para uma tomada de decisão voltada à excelência, com rapidez e rastreabilidade do acesso às informações.

O GED também pode ser um grande aliado para o RH das empresas, em seu trabalho de registrar e acompanhar aspectos como capacitações e certificações de seus colaboradores. Isso permite que projetos e equipes concordem com os padrões previstos para a qualidade das atividades, tudo com rastreabilidade de dados.

Em resumo, mais do que guardar documentos referentes à qualidade, uma plataforma GED robusta como o Greendocs, permite às empresas observar, de forma segura e rastreável, os processos que entregam conformidade e qualidade às atividades de negócio, em diversas instâncias. E com o apoio de um parceiro de negócios com know-how, é possível fazer essa transformação interna com os melhores resultados.

Gostou do nosso conteúdo e quer saber mais sobre como a Gestão Eletrônica de Documentos pode contribuir para uma maior qualidade operacional na sua companhia? Entre em contato conosco!

Live com Jonatas Bloss e Pablo Soledade: O Mundo dos Sistemas

Jonatas Bloss, que atua no Desenvolvimento de Novos Negócios da W3K Tecnologia estará presente na Live do Pablo Soledade, no Youtube: O Mundo dos Sistemas. O bate-papo de hoje (22/04) será sobre implantação de sistemas de gestão de documentos e informação. Esperamos vocês às19 horas.

O que paperless tem a ver com gestão e que benefícios traz às empresas?

O que a expressão Processos de Negócio Paperless significa para você? Para a W3K, inclui fornecer soluções que permitam às empresas garantir produtividade, segurança, controle e organização capazes de alavancar o crescimento de forma escalável.

E de que forma garantimos isso? Provendo escalabilidade à gestão empresarial, por meio da disponibilização ágil de uma plataforma online e configurável ao modelo de negócio dos clientes.

Neste portfólio, se incluem aplicações de ECM, BPMS, EDMS, gestão de contratos digitais, assinatura digital, MOC – gestão da mudança, controle de documentos e registros da qualidade, entre outras.

TRANSFORMAÇÃO DIGITAL E PAPERLESS

Uma plataforma completa de soluções que permite às organizações adentrarem o processo de Transformação Digital. E, em muitos casos, este processo inicia pela adesão a tendências da atualidade, como o de gestão paperless. Você sabe o que é isso?

MUITO ALÉM DA REDUÇÃO DE PAPEL

Ao contrário do que o nome, em si, traduz, este tipo de gestão vai além de reduzir o uso de papel. Paperless, na verdade, envolve não somente a digitalização, mas também o gerenciamento da informação.

Afinal, empresas que não adotam uma cultura de gestão eletrônica de documentos não terão, de fato, uma gestão paperless, e sim uma gestão que apenas transferiu os percalços do papel para o ambiente digital.

Assim, ser paperless, fazer parte efetiva da Transformação Digital, ter uma Gestão Corporativa eficiente, são passos que se complementam e que têm na tecnologia um aliado forte.

E se você quiser conhecer mais sobre soluções para tudo isso, te indicamos dois caminhos:

1. Assista, no dia 25/03, às 14 horas, à palestra “Processos de Negócio Paperless, Transformação Digital em Gestão de Contratos, Garantia da Qualidade e RH”, que a W3K vai ministrar na Semana Paperless Innovation, realizada pela ABEINFO. Para conferir, clique aqui.

2. Navegue por nosso website e conheça nossas soluções. GED, BPMS, ECM, EDMS e mais para conduzir sua empresa à Transformação Digital e potencializar sua gestão rumo ao crescimento contínuo.

Como a indústria atravessou a pandemia? A resposta está na tecnologia

A pandemia da Covid-19 impactou a indústria de base brasileira. Conforme dados do IBGE, em 2020, 70% das mais de 2,7 milhões de empresas registradas no país registraram impactos negativos em função das paradas ou reduções de atividades decorrentes da pandemia, e, destas, a indústria ocupou um amargo segundo lugar – atrás somente do setor de serviços, que foi o mais prejudicado.

Já um estudo da Confederação Nacional da Indústria (CNI) indica que, apesar dos desafios do ano passado, o segmento industrial já retomou o ritmo de crescimento, revertendo no terceiro trimestre de 2020 a queda nos indicadores de produção e faturamento acumulada desde o início do cenário instalado pelo Novo Coronavírus.

RECUPERAÇÃO

Em setembro passado, a produção da indústria ficou em torno de 1,1% e o faturamento em 6,1% acima do registrado em fevereiro do mesmo ano, retornando aos patamares pré-pandemia. Ainda assim, a média do ano ficou abaixo de 2019, mas a expectativa dos especialistas da área é de que a atividade industrial se mantenha em expansão em 2021.

TECNOLOGIA NA BASE DO CRESCIMENTO

Entre as alavancas do crescimento, que permitiram enfrentar os desafios trazidos pela pandemia, está a tecnologia. A Transformação Digital do segmento industrial foi, de forma positiva, forçada pelas mudanças de cenário trazidas pela Covid-19.

Se, por um lado, muitas atividades presenciais precisaram ser suspensas, impactando fortemente a indústria de base, especialmente na parte produtiva, por outro esta mudança trouxe a adaptação de processos. Com isso, muitas atividades antes dependentes do fator humano foram legadas a tecnologias capazes de realizá-las total ou parcialmente, o que permitiu redistribuir os recursos humanos de forma mais estratégica.

NOVO NORMAL

Além disso, funções administrativas do setor de indústria passaram por uma adaptação ao novo normal, ficando, em grande parte, a cargo de funcionários em modelo de home office.

Uma adequação que não ocorreu da noite para o dia: foi preciso investir em tecnologias que dessem suporte ao funcionamento correto deste novo modelo de atuação, como sistemas capazes de garantir a segurança nas trocas de dados e documentos, bem como ferramentas e serviços voltados à digitalização de tudo o que, antes, era tratado de forma física. Somente desta forma foi possível evoluir processos para o ambiente digital maximizado que surgiu como consequência da pandemia.

ASSINATURA ELETRÔNICA E CERTIFICAÇÃO DIGITAL

Mudanças que, em muitos casos, vieram para ficar: segundo pesquisa do ITI, a adoção de assinatura eletrônica e certificação digital também cresceu muito durante a pandemia. Em 2020 a adoção deste tipo de solução pelas empresas brasileiras cresceu 52,9% em relação a 2019, superando, inclusive, a média histórica de expansão do setor, que era de 32% ao ano.

COLABORAÇÃO À DISTÂNCIA

Outra adequação que ganhou incremento da tecnologia foi o trabalho colaborativo à distância. Para permitir que equipes dispersas geograficamente, mantendo o isolamento necessário para enfrentamento da Covid-19, trabalhem de forma produtiva, ferramentas de colaboração foram muito necessárias. Uma pesquisa da LearnBonds mostra que este tipo de solução cresceu nada menos do que 1.270% em todo o mundo durante a pandemia.

Em se tratando de trabalho administrativo, comercial, de produção, de engenharia ou qualquer outro, o fator colaborativo é fundamental para propiciar a manutenção e o crescimento das atividades ao longo do período de isolamento.

DIGITALIZAÇÃO COM SEGURANÇA, RASTREABILIDADE E FOCO

Mas para dar base ao funcionamento das empresas, sejam do segmento industrial, sejam de que área forem, é preciso que a tecnologia seja aliada a itens essenciais, como segurança, rastreabilidade, conformidade e facilidade de uso.

Afinal, o usuário precisa de ferramentas que o auxiliem a produzir, a entregar, a manter sua empresa e seu cliente satisfeitos. E quanto mais digital for todo esse processo, melhor. Quanto mais se puder realizar, validar, assinar, compartilhar, trabalhar e fazer o que mais for preciso de forma digital, melhor.

Este tem sido o segredo da indústria para crescer na pandemia. Este continuará sendo o mote de todas as empresas que se mantiverem focadas na competitividade, ficando o cenário de atuação como está ou retornando aos patamares de normalidade.

A W3K oferece soluções que permitem acompanhar todo o processo necessário e benéfico da Transformação Digital. Através de plataformas online e configuráveis ao modelo de negócio das empresas, oferecemos ferramentas para gerenciamento eletrônico de documentos, automatização de processos, assinatura eletrônica, trabalho colaborativo, governança e outros recursos que proveem escalabilidade à gestão das organizações – durante a pandemia e depois.

Vamos conversar, entender sua demanda e criar a melhor solução para ela?

EDMS e EDM: entenda a diferença e não se perca nas siglas

Ao falar de soluções de gerenciamento de documentos, muitas siglas ocupam o mercado: GED, EDM, EDMS, ECM são termos que diferentes empresas utilizam para descrever suas tecnologias de gestão da informação, o que pode ser até confuso para quem está iniciando a sua organização neste tipo de transformação interna.

No caso de sistemas voltados à engenharia, então, duas siglas muito parecidas guardam significados diferentes entre si: EDMS e EDM. Embora elas tenham elementos em comum, elas guardam características próprias, e neste texto vamos ajudar a descomplicar estas siglas para você. Acompanhe.

O que é EDM?

EDM, em sua essência é sigla para Electronic Document Management – ou seja, nada mais é do que a sigla em inglês para o nosso conhecido GED (Gestão Eletrônica de Documentos). Se trata dos processos e tecnologias otimizadas para gerir dados, informações e documentos por meio digital.

Por meio de um sistema de EDM ou GED, empresas podem tornar a sua gestão da informação totalmente digitalizada, aumentando a segurança, rastreabilidade e produtividade em suas atividades, assim como facilita outras necessidades internas, tais como a governança da informação e conformidade com leis como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Diferentemente de um EDMS, que é voltada especificamente a operações de engenharia, uma solução de EDM pode atender empresas de diferentes setores e portes, com customizações que vão de encontro às suas necessidades de utilização. Além disso, soluções de EDM podem ser integradas com o BPMS (modelagem de processos), que auxilia os negócios a criarem arquiteturas otimizadas para a gestão da informação, obtendo resultados ainda melhores.

O que é EDMS?

EDMS é sigla para Engineering Document Management System (Sistema de Gestão de Documentos de Engenharia). Como você pode ver, este termo guarda suas semelhanças com o EDM, mas tem um foco mais específico, voltado a empresas e projetos de engenharia. Por isso mesmo, podemos considerar um EDMS um sistema de EDM, mas destinado à engenharia. Além disso, o “S” também é importante: ele diz respeito à solução, ao sistema empregado para realizar a gestão da informação para estes projetos ou empresas. Mas qual é o motivo para esta vertical ter sua própria sigla? Projetos de engenharia possuem uma complexidade ímpar, que exigem um grau de cuidado e customização elevado quando se trata da gestão de documentos. De contratos a documentos, técnicos, todos os passos (cadastro, revisões, alterações, aprovações, fechamentos) da informação são de suma importância para uma gestão bem feita.

Por isso, as plataformas de EDMS tem processos diferentes e mais granulares em comparação a sistemas GED utilizados em outros setores, com focos em áreas críticas como: revisão de documentos, modelos de documentos e formulários pré-definidos, controle de fluxos, análise de imagem, referências, comentários, históricos, guias de remessas de documentos, entre outros.

No caso do EDMS, a integração com a modelagem de processos (BPM), também é importante, garantindo que as informações sejam disponibilizadas com segurança de acesso, rastreabilidade e com a finalidade adequada. Para saber mais sobre como a combinação GED + BPMS entrega uma plataforma robusta de EDMS, fique ligado em nosso blog.

Para saber mais sobre nossas soluções de GED/EDM e EDMS, entre em contato conosco. Leia também sobre nossa solução de EDMS em empresas conceituadas de engenharia, confira os cases abaixo.

W3K: customização, escalabilidade e eficácia na gestão de informação e processos

Pilares que, como desenvolvedora de soluções configuráveis e adaptáveis para diversas aplicações, cabíveis para uma diversificada gama de verticais de mercado, a W3K domina.

Vamos falar um pouco mais sobre automatização de processos relacionados à informação e operações: você sabia, por exemplo, que cerca de 80% das empresas têm pouca visibilidade sobre o que está acontecendo com seus dados? E que, além disso, essas mesmas organizações não têm eficiência no processo de gerenciamento dos mesmos?

O dado é de um estudo publicado pelo Gartner e traz um tom de alerta, visto que tecnologias como as de gerenciamento eletrônico de documentos e de gestão automatizada de processos são fundamentais para as áreas mais importantes de todo negócio. Afinal, toda empresa, seja de que vertical ou porte for, está embasada em informações, documentos e processos.

É através dos pilares de gestão de arquivos (informações, dados, conteúdos das mais diversas naturezas) e de processos que as organizações podem gerar fluidez, rastreabilidade, controle, integração e regramento de excelência – os cinco processos mas eficazes para uma gestão assertiva.

Estamos falando de garantir, por meio de soluções tecnológicas, poder de gestão e expansão às empresas. Mas como conseguir que tais soluções atendam às demandas de cada companhia, que são sempre tão distintas, e acompanhem sua escalada de crescimento?

A resposta está em um modelo de fornecimento configurável e escalável. Por isso a W3K investe na oferta de uma plataforma online, configurável de acordo com as especificidades de cada cliente e adaptável a seus modelos de negócio, bem como perfeitamente escalável, ou seja, preparada para atender ao poder de investimento das empresas usuárias em cada fase de seu ciclo de expansão.

Com isso, nossas soluções de GED/ECM, BPMS, EDMS e outras permitem um maior alinhamento e integração de processos no cliente, tornam a informação facilmente auditável, agregam agilidade ao monitoramento de atividades, melhoram o tempo de resposta e de tomada de decisão em diversas áreas de negócio, possibilitam a obtenção de indicadores em tempo real, aumentam a segurança da informação e compreendem recursos que trazem não apenas praticidade, como também legitimidade e conformidade, como a certificação digital.

Gestão de Mudanças (MOC) – O que é e por que sua empresa precisa de uma?

A Gestão de Mudanças – ou MOC (Management of Change), é um dos principais desafios em qualquer organização que precisa lidar diariamente com diversos processos de trabalho. Estamos falando de ambientes dinâmicos, que lidam com uma infinidade de dados e informações a cada minuto, em uma realidade que muda constantemente.

Para cada empresa, se trata de uma transformação que envolve tecnologia e estratégia. Um programa de gerenciamento de mudanças visa assegurar que todas alterações no processo, instalações, pessoas ou procedimentos sejam acompanhadas de avaliações de risco, revisões e estratégias e controle, antes mesmo da mudança entrar em curso.

Além disso, é importante ter o conhecimento de quem são os responsáveis por cada projeto de mudança, em diferentes aspectos como qualidade, segurança e outros.

Quanto mais bem-informado estiver cada gestor, mais assertiva e com menor risco se torna a decisão na hora de fazer alguma mudança em sua operação. E quanto mais crítico for o processo a ser mudado, mais necessária se faz uma gestão robusta de mudança, que envolve a análise de diversos pontos:

  • Solicitação de mudança;
  • Análise de riscos;
  • Aprovação;
  • Implementação;
  • Revisão;
  • Avaliação de resultados.

Ao adotar uma política bem definida para estes procedimentos, e uma tecnologia que suporte e ordene esse fluxo de informações, a Gestão de Mudanças pode diminuir drasticamente os riscos potenciais. Com o apoio de uma solução de MOC, é possível acompanhar de forma abrangente os processos de mudança em sua operação, acessando de forma rápida informações sobre equipes de avaliação, implementação, status da mudança, riscos encontrados, riscos evitados, fluxos de aprovação, planejamento, implementação e revisão. Em uma solução de MOC, todo o ciclo da mudança é centralizado, dando uma visão completa ao gestor.

São diversos os ganhos que sua empresa pode ter ao adotar um software dedicado de MOC, e a W3K Tecnologia tem o know-how em tecnologia para ser o seu parceiro tecnológico nesta transformação. Entre em contato conosco para saber mais sobre nossas soluções.

Databook eletrônico: o livro de sua obra, em formato digital

Na sua obra, o databook funciona praticamente como a tradução literal da palavra em inglês: é um livro, um dossiê das informações sobre diferentes aspectos de sua obra. É uma coleção de documentos que conta a história de um processo, de seu início ao fim.

Esse acompanhamento pode envolver diferentes pontos da gestão (técnica, comercial e de qualidade), ajudando os gestores a ter uma visão 360º da operação. Ele envolve aspectos dos mais variados, tais como:

  • Pedido ou ordem de compra;
  • Desenhos (geralmente aprovados pelo cliente);
  • Catálogos e/ou Manuais;
  • Especificação Técnica;
  • Instruções de Instalação e Operação;
  • Plano da Qualidade ou Plano de Inspeção e Testes;
  • Procedimentos de Ensaios;
  • Documentação de Soldagem;
  • Registros de Qualidade (Relatórios de Testes, Inspeção, Certificados de Matéria Prima);
  • Registros dos Instrumentos utilizados;
  • Não Conformidades (se tiverem ocorrido);
  • Relatório de Liberação (Inspeção Final);
  • Listas de sobressalentes.

Por ser extremamente abrangente e completo, o databook pode ser de grande ajuda para as empresas, porém pode ser um complicador caso não tenha uma estratégia e uma padronização.

Existem diferentes formas de padronização sobre como devem ser os conteúdos dos databooks das empresas, e cada organização tem seu próprio procedimento com definição de estrutura, documentação, formulários e armazenamento para seus databooks.

No caso de empresas de engenharia ou construtoras com diferentes obras e diferentes times cuidando de cada empreendimento, essa falta de padronização pode gerar complexidades ainda maiores, com diferenças internas de informações, inconsistências nos dados e problemas de retrabalho em decorrência destas questões.

Para evitar isso, contar com uma política interna é importantíssimo, e a tecnologia é um fundamental aliado para assegurar que estas políticas sejam seguidas. Para ter uma maior homogeneidade de processos, o databook eletrônico é uma grande alternativa.

Por ser totalmente digital, ele pode agregar várias vantagens em “uma única tacada”, tais como:

  • Centralização das informações em uma base digital única, evitando duplicação ou inconsistências nos dados.
  • Implementação de metodologias e processos assertivos para que seus times façam o preenchimento do databook.
  • Criação de checklists ativos com as informações sobre requisitos de documentação para o databook.
  • Criação e acompanhamento de prazos para a inclusão de dados no databook, evitando o trabalho de última hora e garantindo maior qualidade das informações.
  • Segurança no armazenamento das informações, em um banco de dados altamente protegido. Criação de uma base organizada e de fácil navegação para localizar documentos.
  • Agilidade nos documentos e certificações das inspeções. Por exemplo, um databook eletrônico pode estar instalado em um tablet de um inspetor, que pode tirar as fotos no momento em que vistoria a obra, garantindo a confiabilidade das informações. Além disso, até mesmo as assinaturas podem ser feitas digitalmente, dando ainda mais celeridade aos processos internos.

São diversos os ganhos que sua empresa pode ter ao adotar um software de databook eletrônico, e a W3K Tecnologia tem o know-how em soluções de tecnologia para os setores de engenharia e construção civil. Entre em contato conosco para saber mais sobre nossas tecnologias em Gestão de Documentos.

Diário de Obra (RDO) eletrônico: no que consiste e como pode transformar sua gestão de obras?

Conhecido pelos profissionais da área como DO ou RDO (registro diário de obra), este documento é de suma importância para quem lida diariamente com suas tarefas de engenharia. Usado frequentemente em projetos de maior porte, por construtoras e incorporadoras, ele detalha os passos e eventos (previstos e imprevistos) do processo de construção.

Contudo, ele pode demandar um grande tempo e retrabalho de seus profissionais, ainda quando feito de maneira manual. É aí que entra em cena a tecnologia, com soluções de Diário de Obra Eletrônico. Mas afinal de contas, no que ele consiste?

Com um RDO Eletrônico, as pranchetas são substituídas por uma plataforma online, capaz de ser acessada de forma mobile (no celular, tablet ou notebook) e otimizada para o preenchimento de informações relevantes, como equipamentos utilizados, atrasos, imprevistos, condições do tempo, etapas realizadas, dentre outros.

Com isso, todas as informações são centralizadas diretamente em uma base única, em planilhas eletrônicas. Assim, reduz-se a possibilidade de registros duplicados, com controles de acesso aos dados e identificação dos usuários, dando a confiabilidade que sua operação necessita.

Por ser totalmente digital, sua empresa pode reduzir custos e desperdícios provenientes dos gastos em materiais para a execução da obra. Com a diminuição de uso de papel, também torna a gestão de sua obra mais sustentável.

Além disso, ao adotarem um sistema reunindo estas informações, gestores podem ter uma visão ágil do andamento das obras, permitindo um controle ainda mais assertivo da execução do empreendimento, com seus cronogramas, cuidados para prevenção de acidentes, e avaliações de qualidade.

No caso de uma construtora ou incorporadora, por exemplo, ter uma plataforma eletrônica entrega um novo patamar de gestão, principalmente quando ela conta com diversos empreendimentos simultâneos, permitindo um acompanhamento mais eficaz de cada um.

Ao adotar um RDO Eletrônico em sua operação, sua obra pode ter maior produtividade, comunicação, confiabilidade dos dados e uma capacidade melhor de analisar a qualidade dos processos, utilizando as informações para, por exemplo, gerar relatórios e indicadores para uma melhor tomada de decisão.

Para tornar ainda mais completa a sua gestão, a plataforma de RDO Eletrônico pode ser integrada com sua solução de Gestão de Projetos (como a Capx, da W3K). Informações como o controle de avanço físico da obra, meteorologia e outras podem ser utilizados e analisados de forma unificada, criando um ambiente robusto e abrangente de visualização e controle dos projetos em andamento.

A W3K Tecnologia é uma empresa especializada em soluções de gerenciamento eletrônico de documentos, com expertise na área de engenharia. Em nosso portfólio, contamos com uma solução de RDO Eletrônico, em uma plataforma online e segura, pela qual você pode tornar muito mais eficiente a gestão de sua obra. Entre em contato conosco e saiba mais!