Como o GREENDOCS pode melhorar a eficiência de sua empresa

O GREENDOCS leva governança da informação ao ambiente corporativo. A ferramenta, que já faz parte da rotina de centenas de empresas, tanto no Brasil, quanto no exterior, consiste em um gerenciador de documentos e processos totalmente adaptável ao modelo de negócio de seus clientes, contribuindo para a melhoria da gestão e eficiência operacional. 

Por ser uma plataforma integrada de GED/BPMS/EDMS, o GREENDOCS oferece flexibilidade e escalabilidade no gerenciamento de documentos técnicos e processos de engenharia, por exemplo. De maneira prática e funcional, a plataforma atua no gerenciamento de documentos, fornecendo suporte para modelagem, virtualização e automatização dos processos, tudo isso sem esquecer da segurança e da transparência no armazenamento dos dados, configurando-se em uma solução completa e centralizada, para empresas que desejam gerir, disponibilizar e manter online os seus documentos corporativos. 

Nesse contexto, a digitalização de documentos facilita algumas rotinas da empresa, como por exemplo a gestão de contratos. Sua implementação tem como objetivo reunir e organizar esses dados, permitindo consultas e atualizações, e assegurando a integridade das informações armazenadas em nuvem. Esse diferencial garante auditabilidade, assertividade e agilidade nos documentos envolvidos, e ainda a interoperabilidade entre cliente, fornecedores e parceiros.  

O GREENDOCS consegue lidar com altos volumes de conteúdos técnicos por meio da gestão automatizada, facilitando o fluxo de documentos internos e os trâmites com fornecedores. Este movimento garante ainda maior agilidade aos módulos de auditoria e formatação das entregas. 

Software pode ser adaptado aos processos já existentes na empresa

O GREENDOCS se adapta perfeitamente aos processos e demandas já existentes na empresa, fornecendo uma solução centralizada para o fluxo existente. Esse aspecto permite uma maior rastreabilidade e segurança no armazenamento de dados, evitando problemas relacionados à falta de assimetria da informação. A plataforma atua no gerenciamento de documentos, fornecendo suporte para modelagem, virtualização e automatização dos processos. 

O software permite desde a captura dos documentos, independente do seu formato (físico ou digital), até a análise e emissão de relatórios – sendo que este último fator impacta diretamente na tomada de decisão gerencial.  Este ciclo compreende ainda os seguintes aspectos relacionados ao processo: Gestão de Documentos, Workflow e Automação, Armazenamento e Arquivamento, Recuperação e Pesquisa, Colaboração e Publicação, Gerenciamento do Ciclo de Vida, Compliance e Segurança, e Integração. Por sua vez, o motor de Business Process Management (BPM) do GREENDOCS permite uma gestão escalável aos negócios, contribuindo para as boas práticas de gestão, influenciando na melhoria contínua do ambiente corporativo. 

Esse conjunto de ferramentas auxilia na modelagem, automatização, execução e otimização de processos de negócios. Tais ferramentas permitem que as organizações documentem de maneira visual seus processos, configurando fluxos de trabalho automatizados, e possam monitorar seu desempenho em tempo real – diferenciais que facilitam o ajuste de eventuais problemas de fluxo nos processos, e garantam a excelência operacional.

Outro fator relevante relacionado ao GREENDOCS está relacionado à sustentabilidade ambiental. Isso porque o uso do software reduz gastos com impressão e outros insumos, o que fortalece a relação de cuidado e respeito ao meio ambiente – aspecto que está alinhado às boas práticas do Environmental, Social and Governance (ESG).

Soluções digitais para negócios escaláveis – conheça mais sobre a W3K

As soluções W3K contribuem para a transformação digital das empresas há 13 anos, auxiliando-as a se desenvolverem frente às demandas do mundo corporativo de forma escalável. Essa transformação gera menos custos aos processos organizacionais, além de contribuir para maior rastreabilidade e segurança no ambiente compartilhado de dados.

Para saber um pouco mais dessa – e de outras soluções – baseadas em governança de dados da W3K clique aqui, Conheça também cases de empresas que já utilizam nossas plataformas em suas rotinas de gestão. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

EuroChem utiliza GREENDOCS para gerenciamento de obra em Minas Gerais

A parceria entre a W3K e a EuroChem – líder mundial na produção de fertilizantes nitrogenados, fosfatados e potássicos – está garantindo maior agilidade aos processos da empresa. A EuroChem utiliza o software GREENDOCS para realizar o gerenciamento de documentos técnicos e processos de engenharia, o qual integra de maneira flexível e escalável ECM/BPM /EDMS, no Complexo Mineroindustrial de Serra de Salitre, em Minas Gerais.

O GREENDOCS EDMS possibilita que laudos, registros, históricos e as evidências dos projetos sejam localizadas muito mais rápido, evitando riscos nos processos de auditoria. Sua implantação tem como objetivo reunir e organizar esses dados, permitindo consultas, atualizações e assegurando a integridade das informações armazenadas em nuvem.  Isso porque na engenharia, o gerenciamento de  documentos e processos é fundamental para o andamento dos projetos, principalmente no que se refere a processos de criação e manutenção de estruturas, máquinas e sistemas.

Sobre a parceria com a Eurochem, em específico, a empresa utiliza o software GREENDOCS desde agosto de 2021 no projeto que está sendo desenvolvido na Serra de Salitre. A EuroChem Salitre é a primeira unidade de mineração do grupo fora da Europa O gerente de engenharia do projeto, Cleber Naue, destacou a importância do software da W3K para a gestão dessa obra, a qual possui um alto volume de documentos (em torno de 130 mil), tanto técnicos, quanto comerciais e contratuais. Ele observou que a solução permite um maior controle dos fluxos e rotinas que envolvem o projeto, permitindo o fluxo atualizado entre todos os envolvidos.

“Temos tantos processos nessa obra que só uma ferramenta como o GREENDOCS poderia dar conta”, destacou o gerente de projetos. O software garante uma maior rastreabilidade e segurança no armazenamento de dados, garantindo ainda auditabilidade, assertividade e agilidade nos documentos envolvidos nos projetos. “O GREENDOCS permite que possamos acessar a comunicação do projeto a qualquer tempo. Isso facilita o fluxo e permite maior transparência ao processo”, destacou Naue. Ele revelou ainda que a experiência no projeto em Serra do Salitre deu tão certo que a utilização da ferramenta da W3K deve ser estendida a outras unidades da EuroChem.

Com plantas de produção na Rússia, Bélgica, Cazaquistão e Lituânia, além do próprio Brasil, a EuroChem está entre as empresas do mundo que possuem capacidade para fabricar três grupos de nutrientes primários: nitrogênio, fósforo e potássio. Suas unidades empregam um total de 28 mil funcionários distribuídos em 40 países. Na América Latina, em especial, a EuroChem possui 22 unidades de mistura e distribuição, as quais devem ser responsáveis pela produção de 15% do consumo brasileiro de fosfatados.

E quais são os diferenciais da solução GREENDOCS?  

O software GREENDOCS realiza o gerenciamento de documentos, fornecendo suporte para modelagem, virtualização e automatização dos processos, tudo isso sem esquecer da segurança e da transparência no armazenamento dos dados. A solução se adapta perfeitamente aos processos e demandas  atuais na empresa, fornecendo uma solução centralizada para o fluxo existente.

O setor de Engenharia integra diversos setores de um projeto – industrial, elétrica, civil, e ambiental, cada um com suas especificidades e demandas. Nesse ponto, a possibilidade de acessar diversos ambientes com apenas um login torna todo o processo mais rápido e funcional para o time, o que pode significar a melhoria da performance. Além de garantir maior segurança, controle e rastreabilidade aos processos organizacionais, a solução também contribui para a sustentabilidade ambiental. Isso porque o uso do GREENDOCS reduz gastos com impressão e outros insumos, o que fortalece a relação de cuidado e respeito ao meio ambiente. 

E então: assim como a EuroChem quer garantir maior agilidade e segurança para os processos de sua organização? Clique aqui e conheça nosso portfólio completo de soluções corporativas. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

Como o GREENDOCS está facilitando as rotinas de Engenharia em Projetos Industriais

As soluções W3K desempenham um papel fundamental na transformação digital e governança da informação de empresas, auxiliando as organizações a se desenvolverem frente às demandas do mundo corporativo de forma escalável, melhorando a gestão e eficiência operacional. Essa transformação gera menos custos aos processos organizacionais, além de contribuir para maior rastreabilidade e segurança. 

O nosso software, GREENDOCS, destaca-se por ser uma plataforma integrada de GED/BPMS/EDMS, oferecendo flexibilidade e escalabilidade no gerenciamento de documentos técnicos e processos de engenharia. Isso porque na engenharia, o gerenciamento de  documentos e processos são fundamentais para o andamento dos projetos, em especial no que se refere a processos de criação e manutenção de estruturas, máquinas e sistemas. Neste aspecto cabe ressaltar que apenas o arquivamento não é o suficiente – é preciso olhar todo o processo que envolve a gestão de documentos e avaliar ponto do seu ciclo de vida (projeto). 

Esse controle garante maior eficiência ao projeto, e auxilia a equipe a mitigar riscos como atrasos ou perdas que podem ser causadas pela falta de assimetria na informação. Neste contexto o GREENDOCS permite que os usuários possam cadastrar, armazenar e gerir de maneira eficiente informações de projetos, incluindo detalhes dos proponentes, andamento, metas, cronogramas e controle financeiro. 

De maneira prática e funcional, a plataforma atua no gerenciamento de documentos, fornecendo suporte para modelagem, virtualização e automatização dos processos, tudo isso sem esquecer da segurança e da transparência no armazenamento dos dados. O GREENDOCS se adapta perfeitamente aos processos e demandas já existentes na empresa, fornecendo uma solução centralizada para o fluxo existente. Esse diferencial permite uma maior rastreabilidade e segurança no armazenamento de dados. 

Com a aplicação de EDMS (Engineering Document Management Sytemte) do GREENDOCS, laudos, registros, históricos e as evidências dos projetos são localizadas muito mais rápido, evitando riscos nos processos de auditoria. A implementação do GREENDOCS tem como objetivo reunir e organizar esses dados, permitindo consultas, atualizações e assegurando a integridade das informações armazenadas em nuvem. Esse diferencial garante auditabilidade, assertividade e agilidade nos documentos envolvidos nos projetos, e ainda a interoperabilidade entre cliente, fornecedores e parceiros.

Plataforma integra ambientes de maneira rápida e funcional

Como falamos acima, a área de Engenharia de uma organização integra diversos setores de um projeto – industrial, elétrica, civil, e ambiental, cada um com suas especificidades e demandas. Nesse aspecto, a possibilidade de acessar diversos ambientes com apenas um login torna todo o processo mais rápido e funcional para o time, o que pode significar a melhoria da performance.

E este ponto é um dos facilitadores da plataforma GREENDOCS, que consegue lidar com altos volumes de conteúdos técnicos por meio da gestão automatizada. A solução facilita o fluxo de documentos internos, trâmites com fornecedores e contratos vigentes. Este movimento garante ainda maior agilidade aos módulos de auditoria e formatação das entregas, dando total transparência aos processos.

Além disso, o GREENDOCS possui uma interface intuitiva, permitindo as configurações necessárias para cada implementação. A solução também conta com a busca inteligente para documentos técnicos, workflow de colaboração para EDMS, visualização CAD no sistema de engenharia, além de permitir a inserção de anotações e/ou comentários eletrônicos relacionados ao desenvolvimento do projeto. 

Governança da informação e sustentabilidade

O GREENDOCS leva governança da informação ao ambiente corporativo de forma escalável. A ferramenta, que já faz parte da rotina de  centenas de empresas, tanto no Brasil, quanto no exterior, consiste em um gerenciador de documentos e processos totalmente adaptável ao modelo de negócio de seus clientes – para conhecer cases de organizações que já aderiram à solução clique aqui. 

Além de garantir maior segurança, controle e rastreabilidade aos processos organizacionais, a solução também contribui para a sustentabilidade ambiental. Isso porque o uso do GREENDOCS reduz gastos com impressão e outros insumos, o que fortalece a relação de cuidado e respeito ao meio ambiente. Conheça um pouco mais dessa solução baseada em governança de dados da W3K clicando aqui

Desafios da engenharia solucionados com tecnologia

Usar um documento inválido para consulta de informações ou não ter a garantia de rastreabilidade quanto aos responsáveis pelos processos são alguns dos desafios enfrentados pela engenharia.

Além disso, não há nada mais oneroso para uma obra do que informações perdidas ou equivocadas por conta de processos manuais (que poderiam ser facilmente otimizados com ajuda da inovação). Sim, a tecnologia se tornou protagonista na resolução prática dos principais desafios da engenharia.

Esse artigo é um convite para o entendimento de como prover segurança, rastreabilidade e toda burocracia necessária na gestão de documentos e processos envolvidos na execução de uma obra.

Informação rastreável em poucos segundos, independente de onde você esteja

Como dito anteriormente, dados perdidos, excluídos ou até mesmo roubados são responsáveis por tornar uma obra onerosa, não somente pelas horas ocupadas sem necessidade, mas também pelos gastos que poderiam ter sido evitados se os processos fossem mais fluidos.

Com o Greendocs, plataforma robusta e escalável da W3K, a busca por qualquer documento se torna rápida, otimizando algo muito valioso para o setor: o tempo da hora da engenharia.

Na prática, é possível buscar por metadados no nome do arquivo ou no interior do mesmo, de acordo com a configuração estabelecida. Vale ressaltar que a plataforma é configurável conforme as necessidades do processo em questão, visto que é um sistema intuitivo, amigável e de fácil usabilidade.

Segurança nos documentos e processos com o Greendocs

A falta de segurança no manuseio dos documentos também é um desafio enfrentado pela engenharia no decorrer de uma obra. Isso porque, geralmente, esses dados são armazenados manualmente em pastas por toda a empresa.

A tecnologia, por meio do Greendocs, provê segurança e toda burocracia necessária para confiabilidade, acesso restrito aos dados, autorização e autenticação, além de confidencialidade – todos princípios essenciais para a garantia da segurança da informação.

Greendocs: trabalhando com documentos válidos e revisão vigente

O controle dos documentos válidos e vigentes garante a revisão correta de arquivos importantes, seja para acompanhamento do andamento, da execução da obra ou mesmo para assinatura de um contrato.

Quando processos manuais se tornam rotina na execução das demandas, independente do porte da empresa, erros são mais propensos no dia a dia da engenharia. As planilhas, que antes eram a única forma de gestão, foram substituídas pela tecnologia.

Isso porque um erro simples pode significar horas de trabalho perdidas e, claro, muito retrabalho. Além disso, a análise de documentos vigentes e corretos garante a prevenção de acidentes como, por exemplo, uma explosão em alguma parte da obra ou a utilização de um equipamento de segurança vencido.

Greendocs garante conformidade para a engenharia

A conformidade com as normas, aliada com a qualidade e a padronização de documentos técnicos, provê responsabilidade não apenas com clientes, mas também com agências reguladoras e do setor.

Na prática, o Greendocs garante a auditabilidade completa e integral durante todo o ciclo de vida dos documentos. Isso é essencial para garantir algo indispensável para o bom andamento da obra: a conformidade com as normas.

Encontrar os documentos, desde alvarás até diários de obra, de forma ágil e descomplicada no dia da auditoria otimiza o tempo dos profissionais, eliminando o risco de atraso ou paralisação de outros processos de engenharia.

Conte com rastreabilidade no processo de mudança na engenharia com o Greendocs

Outra questão fundamental para o bom andamento das obras de engenharia é o gerenciamento das alterações necessárias. Na prática, estamos falando de gerir a mudança com eficiência, garantindo a integridade e a segurança das operações que envolvem, especialmente, pessoas.

Com o Greendocs, as mudanças são administradas de forma eficiente, evitando a demora na execução do projeto, reduzindo gastos e otimizando o tempo. A tecnologia simplifica os fluxos de trabalho, possibilitando a aplicação de políticas e procedimentos de alteração de engenharia.

Redlines e gestão de DWG através do Greendocs

Entre os desafios enfrentados pela engenharia, podemos citar a gestão dos documentos CAD, de seus vínculos, dos requisitos de controle de versão, dos processos de revisão, dos comentários e das redlines.

Como solução, o Greendocs provê o gerenciamento de arquivos AutoCAD, imagens e sobreposições, facilitando a consulta destes mesmos documentos para apoio em outros projetos, porém, mantendo relacionamentos, interfaces e revisões intactas de forma otimizada.

Da mesma forma, a plataforma permite a comparação entre revisões DWG sem alteração do CAD, mas possibilitando comentários e fácil gestão.

Greendocs permite colaboração e compartilhamento com confidencialidade

Quem utiliza o Windows Explorer sabe bem a dificuldade que é compartilhar arquivos, mantendo a colaboração entre equipes e disciplinas e garantindo outro princípio essencial da segurança da informação: o não repúdio.

Isso porque não existe somente uma versão e, se compartilhado de forma manual, pode colocar em risco a colaboração eficiente em grandes documentos CAD ou de montagem, tornando os processos lentos e onerosos.

Além disso, quando o manuseio e compartilhamento são feitos de forma manual como, por exemplo, através de e-mails, os desafios se tornam ainda maiores para a segurança dos documentos de engenharia.

O Greendocs é a plataforma de GED / BPMS / EDMS ideal para gerir os processos de engenharia, sendo um sistema flexível e escalável que facilita o acesso e colaboração, sem perder foco em segurança, rastreabilidade e conformidade.

Quer saber mais sobre a nossa plataforma? Entre em contato com nossa equipe.

DOX e W3K, mais de 10 anos de parceria

Como o próprio nome já diz, parceria é a união ou contrato firmado entre empresas que têm um mesmo propósito.

As parcerias servem de base para o crescimento saudável e sustentável do seu negócio, otimizando processos e provendo muitas outras vantagens.

A W3K e a DOX são parceiras por mais de 10 anos. Uma das razões desse sucesso é a facilitação da comunicação, onde há muita flexibilidade em promover soluções configuráveis. Com outras parcerias, antigamente, a DOX não contava com agilidade no retorno de propostas e demorava muito para receber retorno, por exemplo. Impactando na competitividade com outros fornecedores do mercado.

Com esta parceria o tempo de resposta é otimizado e as soluções realmente são personalizadas. A DOX consegue fazer uma proposta específica com total apoio da equipe da W3K.

Comercialização e suporte à plataforma Greendocs com a DOX

A DOX Soluções de Gerenciamento, sediada em São Paulo, é uma empresa que chegou para somar na comercialização e suporte à plataforma Greendocs, como explica o diretor Alexandre Amorim.

A demanda por soluções maduras na gestão de informação se tornou ponto chave para o sucesso das empresas na busca por competitividade. Esse é o ponto onde a W3K com o Greendocs vêm se destacando com notável crescimento no mercado. Por isso, a DOX elegeu a W3K como um parceiro estratégico em uma iniciativa que soma competências para ofertar soluções robustas e modernas.

Modelo de parceria escolhido pela DOX

No caso da DOX, a modalidade de parceria escolhida foi a de revenda com implantação. Ou seja, o parceiro comercializa e configura soluções robustas conforme o modelo de negócio do cliente. O Greendocs é adaptável a diversas necessidades no controle da informação, todo o processo conta com apoio e treinamento da W3K.

Soluções implantadas pela DOX em parceria com a W3K

Para compreender melhor como funcionam esses contratos na prática, podemos explicar estruturalmente como funciona a parceria da DOX, que comercializa exclusivamente os sistemas W3K. O principal benefício dessa modalidade é a flexibilidade em promover sistemas configuráveis, atendendo desde a comercialização, implantação e acompanhamento contínuo para o sucesso do cliente.

Conheça algumas soluções que fazem parte dessa parceria com a DOX:

  • Gestão de Engenharia para manutenção e operação com controle de ordens de serviços, projetos de manutenção e operação, relacionamento entre TAGs e documentos, integração com sistemas de manutenção. Exemplo: SAP PM;
  • Disponibilidade, precisão e organização das informações, além da rastreabilidade total da informação e respeito aos prazos nas atividades internas;
  • PPM – Gestão de portfólios de projetos com o Capx;
  • Automatização na editoração de databooks, boletins de medição e GRDs de entrada e saída;
  • Controle de pendências e vigências de contratos, certificações e documentação de compliance;
  • Funcionalidades especialmente desenvolvidas para demandas específicas para o caso de projetos especiais.

Tecnored, Chesf, Suzano, CPFL, Bracell, Paracel, Porto do Açu são alguns dos clientes que escolheram as soluções W3K em parceria com o atendimento de excelência da DOX.


Conheça a equipe da DOX

Alexandre Amorim e Júlio César Paulino são empreendedores em Tecnologia da Informação desde 1997, contribuindo com o desenvolvimento do GED no Brasil. Da mesma forma, possuem mais de trinta anos de experiência na implantação de sistemas de GED/ECM/EDMS, gestão de conteúdo ou documentos, informações e processos para grandes empresas donas de ativos produtivos (Asset Owners).

Greendocs EDMS: Confiabilidade na gestão de documentos para engenharia

Na engenharia, os documentos são parte fundamental para o excelente andamento dos projetos. Podemos dizer, inclusive, que são insumos vivos e dinâmicos para qualquer processo de criação e manutenção de estruturas, máquinas e sistemas.

Diante disso, vale ressaltar que apenas pensar em sua organização e arquivamento não é o suficiente, visto que é preciso olhar para todo o processo que envolve esses documentos e seus conteúdos de dados e informações, avaliando cada ponto de seu ciclo de vida.

A falta de metodologias documentais afetam um projeto de engenharia, colocando em risco a assimetria da informação. Dessa maneira, diversos gargalos vêm à tona, como a falta de controle do próprio projeto, ou seja, não saber por qual razão o mesmo está atrasado, quais os motivos que impediram as assinaturas necessárias, entre outros.

Além disso, desafios comuns na área de engenharia, como o risco de usar o documento inválido para consulta de informações sobre o andamento do projeto; ou não ter garantia de rastreabilidade quanto aos responsáveis pelos processos; podem tornar a obra onerosa, não somente pelo tempo gasto desnecessariamente, mas também pelos recursos que poderiam ter sido economizados se o cenário fosse mais fluido e seguro.

É aí que entra o Greendocs – uma plataforma EDMS, flexível e escalável para gerenciamento de documentos e processos de engenharia, facilitando o acesso e a colaboração, sem perder o foco em segurança, rastreabilidade e conformidade.

Sistema EDMS amigável para gerenciar documentos da engenharia

Vamos imaginar uma cena comum na rotina de alguns grandes projetos de engenharia que é, por exemplo, a necessidade de mais de mil usuários conectados em uma só plataforma, todos com acesso aos documentos técnicos e seus templates.

Sem um sistema EDMS amigável, onde técnicos de engenharia, fornecedores, equipe de cdoc, arquivistas e profissionais da informação possam desenvolver suas funções por meio de acessos fluidos e burocracia adequada, a governança da informação acaba em risco.

Isso porque quando falamos em projetos de engenharia, estamos nos referindo a diversos processos pelos quais as obras passam, desde o planejamento, passando por todas as etapas de execução até a entrega. É fundamental ter uma metodologia eficiente para gerir tudo isso.

Como o Greendocs faz a diferença no controle de fluxo dos documentos de engenharia?

No meio desses processos todos, quando um gestor recebe o documento do fornecedor e discorda de algo, por exemplo, o provisor adiciona nova revisão, configura notificações de prazos, e esse processo se dá até o mesmo ser aprovado. Se não houvesse o controle de fluxo das revisões promovido pelo Greendocs, haveria grande possibilidade de erros durante este ciclo.

Ainda sobre os grandes desafios enfrentados nos projetos de engenharia, a dificuldade em encontrar documentos importantes e urgentes não apenas atrasa a obra, mas atrapalha a fluidez necessária para uma execução eficiente.

Com o Greendocs EDMS, os laudos, registros, históricos e as evidências dos projetos são localizadas muito mais rápido, evitando riscos nos processos de auditoria.

Integração de ambientes com apenas um login

No âmbito da engenharia, a integração entre várias disciplinas, como elétrica, civil, mecânica e ambiental, apoia a auditabilidade, a assertividade e a agilidade nos documentos em projetos.

Diante disso, a possibilidade de acessar variados ambientes com apenas um login – um facilitador da plataforma Greendocs, o imenso volume documental é estruturado através da gestão automatizada de excelência, facilitando o fluxo de documentos internos, os trâmites com fornecedores e contratos, além de agilizar os módulos de auditoria e formatação das entregas.

Ademais, o Greendocs é fácil de usar e possui uma interface intuitiva, além de garantir as configurações necessárias referentes à cada implementação. Com busca inteligente para documentos técnicos, workflow de colaboração para EDMS, visualização CAD no sistema de engenharia, possibilidade de comentários eletrônicos na plataforma e total rastreabilidade da informação.

Quer saber mais como a sua empresa pode aumentar a confiabilidade e a rastreabilidade com a plataforma da W3k? Entre em contato.

Gerenciamento de Obras e EDMS: tecnologia é a resposta para ganho de agilidade, assertividade e eficiência

Tempo, orçamento e qualidade de entrega são ativos muito valiosos quando se fala em obras. Seja na execução ou no gerenciamento, nenhuma empresa pode perder estes itens de vista ao tocar um projeto desta área, especialmente quando falamos em obras industriais de grande porte.

Mas como alcançar eficiência nestes aspectos essenciais? Em se tratando de tempo, um bom começo é minimizar processos manuais e lentos, que dificultam a tramitação de documentos e a fluidez dos processos, podendo acarretar morosidade e atraso nas entregas, comprometendo prazos ou até mesmo a conclusão da obra.

Para mitigar esses desafios, trazendo ao gerenciamento de obras a agilidade e assertividade necessárias para garantir economia de tempo, redução de custos e alta qualidade dos serviços executados, uma boa indicação é a utilização de uma tecnologia robusta EDMS para o Gerenciamento de Obras.

Plataforma EDMS Online para o Gerenciamento de Obras

Precisão e agilidade evitam riscos e desperdícios de recursos, e são benefícios que uma plataforma de Gerenciamento de Obras e EDMS online.

Como? De diversas maneiras. Por exemplo:

Uma plataforma EDMS online permite organizar e catalogar documentos, tornando muito mais fácil e rápido encontrar estes materiais sempre que necessário;
Além disso, este mesmo recurso evita a perda de documentos, possibilitando sua recuperação quando preciso;
Este tipo de tecnologia também permite que o fluxo de processos indique a direção correta a seguir: documentos analisados, emitidos, alterados, aprovados ou reprovados estarão sob controle, de forma a evitar o uso de documentos obsoletos ou não-válidos;
O controle trazido por uma plataforma desta área garante mais visibilidade, organização e poder de gestão aos responsáveis pelo gerenciamento de obras, aumentando a produtividade, tornando processos de gestão e decisão mais ágeis e minimizando erros, retrabalhos e possibilidades de perda de prazos.

Por Outro Lado…

Já o não uso desta tecnologia pode trazer alguns riscos críticos para o andamento e o gerenciamento de uma obra, como:

  • Desorganização documental, dificuldade no encontro, recuperação e utilização de documentos;
  • Falha na governança da informação, aumentando a margem de vulnerabilidades, erros e retrabalhos;
  • Perda de prazos por morosidade nos processos;
  • Perda de qualidade nas entregas;
  • Perda de controle sobre processos, que pode resultar em riscos e custos para o negócio.

Reduza custos com o Gerenciamento de Obras e EDMS Online

Falando em redução de custos, vamos abordar um pouco mais sobre este ponto, que é crucial para qualquer obra.

Um dos mais comuns gargalos de custos em obras está no gerenciamento de documentos de forma manual ou por planilhas. Este formato de trabalho aumenta as horas de execução, além de gerar risco de retrabalho e falhas no processo.

Na tentativa de diminuir os índices de ineficiência gerados pela prática manual, algumas empresas optam por contratar mais pessoas para o gerenciamento de sua documentação, aumentando os custos de pessoal.

Sem falar que o manuseio de documentos e registros desperdiça um tempo precioso dos especialistas de engenharia, que poderiam fazer esta gestão de forma eletrônica, ganhando agilidade e abrindo ainda mais espaço nas agendas para tarefas estratégicas, muito mais condizentes com suas habilidades.

Qual a Solução?

Para solucionar estes desafios, o melhor caminho é a automatização de processos. Ela otimiza o tempo dos profissionais de engenharia e das equipes que trabalham com documentação, diminui significativamente os custos com ações obsoletas e traz mais praticidade, produtividade, assertividade e qualidade à gestão de obras de ponta a ponta.
Plataforma Greendocs EDMS no Gerenciamento de Grandes Obras Industriais

Com a plataforma Greendocs EDMS, o gerenciamento de grandes obras ganha muito, principalmente em:

  • Controle de revisões;
  • Rastreabilidade;
  • Autenticidade;
  • Busca inteligente;
  • Workflow;
  • Visualização cad;
  • Comentário eletrônicos;
  • Registro total de atividades;
  • Controle de acessibilidade por perfil de usuário;
  • Entre outras funcionalidades essenciais ao EDMS.

Todos estes são benefícios do Greendocs que podem alavancar a produtividade de uma obra, garantindo ações e decisões assertivas que qualificarão os processos e a gestão como um todo.

Por que adotar a plataforma Greendocs para Gerenciamento de Obras e EDMS?

Para adotar esta tecnologia de forma segura, tranquila e eficaz, é preciso contar com o apoio de uma empresa especializada, com confiabilidade na área de gerenciamento de documentos, larga experiência em processos de engenharia e uma solução completa em seu portfólio.

Nesta linha, a plataforma Greendocs é online e configurável para os seus processos de Gerenciamento de Obras e EDMS. Garante a governança da informação com eficácia e fluidez, assegura que normas, diretrizes e controles de responsabilidade possam ser digitalmente tramitados, preservando os valores, prazos, qualidade e compliance da gestão da obra.

Trata-se de agregar tecnologia e serviços especializados à gestão de Grandes Obras Industriais para padronizar a informação, automatizar processos e desenvolver uma lógica inteligente na comunicação entre setores e agentes de projeto, trazendo uma gestão escalável a empresas e empreendimentos com altas demandas ou processos intensos em relação à informação técnica.

A W3K tem a tecnologia, os serviços, os profissionais qualificados e a expertise que a Gestão de Grandes Obras Industriais requer para ser eficiente.

Para saber mais, fale com a nossa equipe.

EDOC ENGENHARIA 2021 – TRANSFORMAÇÃO DIGITAL, EDMS, PRODUTOS E SERVIÇOS

A W3K esteve online no EDOC Engenharia 2021 apresentando o tema: EDMS como serviço, Gestão de Documentos Técnicos Sob Demanda

O Evento ocorreu no dia 24/08/2021 às 19h e pode ser assistido no nosso canal do YouTube.

 Palestrado por:

  • Liliane Dias, possui mais de 7 anos de experiência com atendimento e consultoria ao cliente, atua como executiva comercial na empresa W3K.
  • Jonatas Bloss, atua no Desenvolvimento de Novos Negócios da W3K, possui mais de 15 anos de experiência em consultoria e implantação de softwares ECM, EDMS e BPMS, impulsionando a transformação digital em empresas a nível América Latina.

Confira o evento abaixo:

Saiba mais: https://edoccapacitacao.online/engenharia

Sistema EDMS amigável provê controle para gestão de excelência

Imagine mais de 1000 usuários conectados em uma só plataforma com acesso aos documentos técnicos e templates de um grande projeto? Sim, isso é possível com um sistema EDMS amigável, onde técnicos de engenharia, fornecedores, equipe de cdoc, arquivistas e profissionais da informação desenvolvem suas funções por meio de acessos fluidos e burocracia adequada ao controle dos processos.

Estamos falando do Greendocs – uma plataforma GED/ BPMS/EDMS, flexível e escalável para gerenciamento de documentos e processos de engenharia, facilitando o acesso e a colaboração, sem perder o foco em segurança, rastreabilidade e conformidade. A plataforma possibilita treinar e capacitar usuários utilizando manuais e fluxos dentro do próprio sistema, o que elimina a necessidade de ter outro sistema para treinamentos.

Diversos ambientes com apenas um login

A possibilidade de acessar diversos ambientes com apenas um login é um facilitador da plataforma Greendocs. No âmbito dos projetos de engenharia, por exemplo, a integração entre várias disciplinas, como elétrica, civil, mecânica e ambiental, permite que os projetos sejam construídos e acompanhados com auditabilidade, assertividade e agilidade.

O imenso volume documental nos grandes projetos de engenharia exige uma gestão automatizada, onde o fluxo de documentos internos não seja motivo de tempo perdido, mas de otimização em trâmites com fornecedores e contratos, além de agilidade nos módulos de auditoria e formatação das entregas. O Greendocs é fácil de usar e possui uma interface intuitiva, além de garantir as configurações necessárias referentes à cada implementação.

Busca inteligente para documentos técnicos

Grande parte dos projetos gerenciados manualmente podem sofrer atrasos na busca por arquivos. No Greendocs, a procura por documentos é feita diretamente na plataforma pelo seu conteúdo ou busca fonética.

Workflow de colaboração para EDMS

Com o workflow de colaboração simultânea que o sistema proporciona, é possível conectar os agentes do mesmo projeto, gerenciando filas de trabalho, promovendo atualização integrada da informação.

Visualização CAD no sistema de engenharia

Projetos de engenharia são compostos por arquivos pesados, grandes e, por vezes, sigilosos. Por isso, a possibilidade de abrir esses documentos CAD via uma interface web leve e precisa, faz toda diferença. A visibilidade para cada documento é configurada de acordo com as alçadas de acesso.

Comentários eletrônicos na plataforma de EDMS

O mesmo acontece para visualizar os comentários eletrônicos – que também estão na lista de funcionalidades do Greendocs. Múltiplos usuários interagem ao mesmo projeto para uma melhor colaboração e fluidez, tudo isso pode ser feito através do meio digital e online.

Total rastreabilidade da informação

Integrar os sistemas existentes de planejamento ou gestão de ativos com todos os recursos facilitadores do Greendocs é um diferencial competitivo. Por isso, perder tempo com processos manuais e lentos que prejudicam a tramitação de documentos e a fluidez no avanço físico em programas e portfólios é inviável nos dias de hoje.

Na prática, rastreabilidade, confiabilidade e consistência da informação são termos que definem bem os pilares do Greendocs. Sem o controle de fluxo das revisões, a possibilidade de riscos aumenta consideravelmente. Essa é uma burocracia necessária e encontrar o equilíbrio entre ela e a agilidade que uma ferramenta precisa prover é o caminho na hora de escolher uma plataforma eficaz.

Ao mesmo tempo, a possibilidade de utilizar menos papel proporciona automaticamente a diminuição dos gastos com impressão e outros insumos, além de eliminar a necessidade de espaço para armazenamento e fortalecer a relação de cuidado e respeito com o meio ambiente.

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LD Celulose: colaboração de mais de 1000 usuários, em uma só plataforma!

A LD Celulose, joint-venture realizada entre a gigante austríaca Lenzing e a brasileira Duratex, adotou o Greendocs, da W3K Tecnologia, para gerenciar o grande volume de documentos de engenharia. Entre os principais benefícios da plataforma, segundo o Project Management Officer (PMO) da companhia, Gustavo Dessotti, está a praticidade em utilizar e gerenciar diversos ambientes em um único sistema. 

A possibilidade de treinar e capacitar usuários na solução utilizando manuais e fluxos dentro do Greendocs é um dos pontos destacados pelo coordenador. “Quando você tem documentos técnicos e templates dentro da mesma ferramenta é possível manter o padrão adequado, além de eliminar a necessidade de navegar entre outros sistemas, otimizando o tempo dos processos e projetos”, revelou.

Novos usuários recebem acesso à solução e são treinados na ferramenta através da própria plataforma da W3K. Ou seja, todos os envolvidos nos projetos, equipe interna e terceirizados contratados, estão aptos a utilizar o sistema de gerenciamento de documentos. São mais de mil usuários comunicando-se eletronicamente no mesmo ambiente.

LD Celulose
Foto: https://ldcelulose.com.br/imprensa/ld-celulose-implanta-fabrica-com-projeto-100-3d

Múltiplos ambientes em um único acesso

Outra questão fundamental é a possibilidade de acessar diversos ambientes com apenas um login. No caso da LD Celulose, por exemplo, Dessotti alterna entre EDMS, Documentação Florestal e Gestão de Pagamentos com apenas um clique. Greendocs impressiona pela robustez e capacidade de adaptação de acordo com a necessidade de cada negócio.

A integração entre várias disciplinas de engenharia, por exemplo, elétrica, civil e mecânica no caso da LD Celulose, permite que os projetos sejam  construídos e acompanhados com assertividade e eficácia. “Para gerar o documento você precisa de uma ferramenta leve e dinâmica, ou seja, quanto menos complexo for esse sistema, flui mais naturalmente”, acrescentou. 

Na prática, Dessotti gera inputs para a W3K configurar o sistemas de forma a atender as necessidades da gestão e, claro, de maneira que fique amigável para todos os usuários que utilizarão a plataforma. “A interação na ferramenta entre quem compra e quem entrega, por exemplo, faz toda diferença”, disse. Ademais, a capacidade de controle que o Greendocs oferece também facilitou a rotina da companhia.

Os comentários estão disponíveis em diversos processos da documentação e possibilitam comunicação dentro da plataforma, onde também é possível verificar registros, acompanhar aprovações e revisões e rastrear acessos. A implantação do sistema na LD Celulose se deu de forma gradual, pois o direcionamento das necessidades ainda estava sendo construído e avaliado. “Não tínhamos um modelo de gestão 100%  pronto para gerar os inputs assertivos para a ferramenta, por isso, a construção se deu passo a passo”, explica.

Configurando o fluxo de acordo com o Business

Ainda que a plataforma já estivesse em uso antes mesmo do prazo de entrega, foi preciso ajustar alguns pontos conforme os desafios foram surgindo. Isso porque a plataforma é totalmente configurável e o cliente vai adaptando o fluxo de acordo com o que realmente precisa no business –  o que permite manter o controle da gestão.

“Com o fluxo totalmente configurado é possível eliminar riscos de erros humanos, como a aprovação de uma versão errada ou ainda não finalizada”, exemplificou. Pelo Greendocs, aliás, é possível criar etapas de aprovação para cada revisão e acompanhar de perto esse processo.

Atendimento humanizado de excelência

O atendimento humanizado foi mais um dos destaques apresentados pelo coordenador, visto que a facilidade em acessar a equipe para manutenções urgentes é um diferencial da W3K. Sendo assim, em casos críticos é possível entrar em contato antes mesmo de abrir o chamado. 

Evidentemente, os gráficos BI para controle da gestão também lideram a lista dos benefícios da plataforma. A solução permite que todas as fases de um programa ou projeto sejam visualizadas. A integração facilita a rotina de planejamento e, consequentemente, torna mais assertiva a tomada de decisão. Indicadores visuais com dashboard e relatórios possibilitam o entendimento rápido das informações de controle. 

Ademais, gestores são informados em tempo real, através dos e-mails automatizados e comentários eletrônicos sobre atualizações das informações referentes ao andamento do projeto, liberação de documentos, quais estão cancelados, quais já foram enviados, entre outros avisos importantes para o bom andamento do fluxo de trabalho.

Desafios superados com o Greendocs

Atualmente, a LD Celulose possui mais de 50 mil documentos no Greendocs, além de quase 300 mil notificações por mês e, como já falamos antes, 1187 usuários. Com a Curva S, o coordenador tem acesso à expectativa e realidade do projeto, ou seja, quanto já foi concluído e se corresponde ao que foi previsto inicialmente.

Ele, que já trabalhou diretamente na implantação de outros sistemas, entende que o melhor caminho para garantir a excelência na gestão dos documentos era renunciar aos sistemas prontos e rígidos para construir com a W3K um modelo que correspondesse às necessidades dos seus processos. 

Com isso, e todo suporte para o cliente oferecido pela W3K, foi possível aplicar o processo da LD Celulose à plataforma, garantindo escalabilidade para chegar em 50 mil documentos sem precisar alterar a estrutura inicial já arquitetada do sistema. Além disso, é preciso ressaltar que a manutenção e os ajustes na solução são realizados sem causar grandes passivos, isso devido à robustez do Greendocs.

Fora isso, claro, a possibilidade de utilizar menos papel proporciona automaticamente a diminuição dos gastos com impressão e outros insumos, além de eliminar a necessidade de espaço para armazenamento e fortalecer a relação de cuidado e respeito com o meio-ambiente.

Confiabilidade e consistência da informação

Confiabilidade e consistência da informação foram outros termos utilizados pelo coordenador para explicar os benefícios do Greendocs. Quando um gestor recebe o documento do fornecedor e discorda de algo, por exemplo, o provisor adiciona nova revisão e esse processo se dá até o mesmo ser aprovado. Se não houvesse o controle de fluxo das revisões, haveria grande possibilidade de erros. Essa é uma burocracia necessária e encontrar o equilíbrio entre ela e a agilidade que uma ferramenta precisa prover é o caminho na hora de escolher uma plataforma eficaz. 

Ainda sobre os grandes desafios, Dessotti salientou a importância do ambiente Florestal ter sido configurado no Greendocs, pois começaram as auditorias e as evidências que estavam dentro do Greendocs eram localizadas muito mais rápido do que as que estavam armazenadas em outros sistemas.

A LD Celulose trabalha com as melhores práticas ambientais ao produzir celulose com florestas 100% certificadas. Considerada uma das fábricas com maior produtividade e eficiência energética do mundo, a companhia é protagonista no desenvolvimento social e econômico do Brasil, além de incluir o Triângulo Mineiro na lista dos maiores produtores globais de celulose solúvel.