A explicação é simples e rápida: a Gestão Eletrônica de Documentos (GED, na sigla mais utilizada) consiste na utilização de sistemas de tecnologia e metadados como ferramentas para uma gestão mais organizada e assertiva dos documentos em uma empresa. Porém, a explicação simples nem sempre dá conta da abrangência que este termo pode compreender. A partir do GED, empresas podem ter um grau inédito de qualidade na gestão documental e na eficiência operacional.

A gestão de documentos, em seu conceito básico, consiste na utilização de ferramentas e metodologias que assegurem o acesso pleno e seguro aos documentos e informações necessárias para a tomada de decisões, buscando a melhoria nos resultados do negócio. Com a camada tecnológica entregue por sistemas de GED, ela tem outros benefícios agregados, como maior transparência e consolidação dos fluxos de informação, assim como redução de custos.

No caso do GED, empresas podem desenvolver módulos interligados que permitem a gestão dos documentos tanto na forma física quanto digital, a partir de várias origens: papel, microfilme, imagens, arquivos de áudio, planilhas e mais.

Com uma plataforma GED, empresas podem capturar e digitalizar sua base de documentos, gerenciá-los de forma eficiente e, por fim, criar processos otimizados para tratar todas estas informações ao integrar com uma plataforma BPMS. Isso pode ser feito por uma solução cloud ou local, resultando em diversos diferenciais competitivos, tais como:

• Inteligência na busca dos arquivos, na revisão válida, permitindo encontrá-los de forma rápida e confiável.
• Otimização e integração de equipes e setores, tornando o trabalho mais sinérgico e ágil.
• Maior segurança da informação, com controle de acesso e auditabilidade nos registros de leitura e modificação de documentos.
• Inteligência analítica para o controle documental: por meio de logs e indicadores, com uma visualização abrangente das etapas de documentação.
• Reduzir custos com papel, pleitos contratuais ou horas técnicas de profissionais envolvidos.

Além disso, empresas que adotam soluções de GED em nuvem ganham mobilidade, permitindo o acesso seguro a bases de informação de forma remota, em um laptop ou celular, com a agilidade para ter os dados necessários em qualquer situação e local. Por exemplo, em empresas de engenharia, que lidam com trabalho de campo o tempo todo, essa mobilidade é um grande diferencial.

Em linhas gerais, implantar GED em uma organização se conecta com um modelo digital de governança, colocando a informação no centro da gestão. Com a integração entre plataformas inteligentes de documentos digitais e ações assertivas para a gestão documental, as empresas podem estabelecer uma melhor comunicação entre seus setores, clientes externos, fornecedores e parceiros de negócio.

Seu negócio digitalizou toda a documentação, reduzindo em muito o uso de papel. Agora, todos os problemas foram resolvidos. Será mesmo?

A verdade não é bem essa. O ponto aqui não é pensar a digitalização somente, mas sim algo mais amplo: o gerenciamento da informação. Afinal, se a empresa não adota uma cultura de gestão eletrônica de documentos, uma estrutura verdadeiramente paperless, acabará por apenas transferir as dificuldades que tinha na lida com os documentos físicos para o ambiente digital.

Vamos analisar alguns exemplos:

– A companhia digitalizou boa parte de seus arquivos. Agora, todos estão em um HD, em um servidor ou em uma nuvem. Ok, primeiro passo dado, mas se não houver uma taxonomia, uma correta análise de informação e uma modelagem de processos, a bagunça somente terá mudado de ambiente. Ao invés de perder horas procurando um papel, seus colaboradores passarão a perder tempo buscando arquivos eletrônicos.

– Perda de tempo é prejuízo. Um levantamento da Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos (ABGD) indica que os gestores de uma companhia perdem, por ano, uma média de 4 semanas na tarefa de procurar informações em documentos físicos, e que, diariamente, 7,5% do total de um expediente é perdido nesta mesma função. Se isso é apenas transferido para o ambiente digital, qual o ganho? Melhor repensar a estratégia paperless do início ao fim, adotando ferramentas que, mais do que somente digitalizar, promovem a transformação digital a nível cultural no negócio. Isto sim fará a diferença.

– Outro dano que a carência de uma cultura e de recursos corretos para a gestão eletrônica da informação pode acarretar é a perda de dados importantes. A mesma ABGD aponta que, por ano, as empresas perdem ou extraviam de 3% a 5% de seus arquivos, tendo um custo de cerca de US$ 120 para recriar cada um. Ou seja: digitalizar e não gerir da forma correta pode não apenas não ser suficiente, como também agravar um problema que, muitas vezes, pode evoluir para sérias implicações na operação da empresa, inclusive questões jurídicas.

– E a segurança? Este é um item fundamental quando se fala em gestão da informação. Se tratando de documentos físicos não há como ter total controle sobre acesso aos arquivos, podendo haver violações, quando se fala no digital. Uma solução completa trará recursos para garantir a segurança da informação, a rastreabilidade e a privacidade de dados. E isto é um divisor de águas entre um negócio realmente inovador, com processos automatizados e gestão documental escalável, e uma companhia que confie apenas na digitalização pura e simples como método para evoluir sua estratégia.

O tópico acima, inclusive, envolve questões de conformidade com a LGPD, nova lei que prevê regras rigorosas para a obtenção, guarda e uso de dados, e impõe seríssimas sanções para quem descumprir as normas. Em se tratando de segurança da informação, investir corretamente é essencial.

Mais do que reduzir papel, ser paperless com eficiência é adotar soluções, cultura e serviços que tornem os processos da empresa mais inteligentes, ágeis, seguros, confiáveis, integrados, rastreáveis e auditáveis. É trabalhar a gestão da informação de ponta a ponta, passando pela geração, seleção, representação, armazenamento, recuperação, distribuição e uso dos dados.

Então, a redução de papel é importante? Sim, é. Menos papel, menos gastos com impressão e outros insumos, menos necessidade de espaço para armazenamento, mais praticidade na busca de arquivos digitais, maior comprometimento com o meio-ambiente. Mas o mote principal é o ganho de eficácia, segurança e controle em todos os processos que envolvam informações.

É importante lembrar que um solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, por si só, não resolve o problema. A TI, sozinha, não resolve o problema. O gestor, ao decidir ser paperless, sozinho, não resolve o problema. O que, de fato, soluciona e traz mais produtividade, assertividade e competitividade é o embasamento em uma cultura realmente voltada à gestão da informação, que se cerque de ferramentas corretas para este fim e aposte em fornecedores especializados, com expertise em diversos mercados, capazes de atender, da entrega da tecnologia à oferta de serviços e suporte necessários para alcançar a excelência neste processo.

Otimizar o espaço físico, organizar e eliminar o excesso de papéis, além de visualizar os documentos de forma rápida e segura são apenas alguns dos benefícios de uma solução especializada na gestão de arquivos corporativos, tais como prontuários de colaboradores, contratos, atas, documentos fiscais, registros de qualidade, projetos de engenharia, certificados, licenças e outros.

Se essa desburocratização, que objetiva fortalecer toda e qualquer atividade econômica no Brasil, já era necessária antes, imagine agora com o Decreto nº 10.278, publicado pelo Governo Federal e que regulamenta a digitalização e o descarte de documentos físicos.

Segundo a íntegra da determinação, documentos digitais devem possuir o mesmo valor probatório dos originais. Para isso, todo processo de digitalização deverá assegurar a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado; a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados; o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado; a confidencialidade, quando aplicável; e a interoperabilidade entre sistemas informatizados.

Isso quer dizer que, para estar de acordo com o ato normativo, entre outras necessidades, será fundamental um sistema eficiente para a digitalização e armazenamento dos arquivos, que forneça informações quanto aos procedimentos executados e o histórico desses objetos digitalizados.

Além disso, ainda de acordo com o normativo, os equipamentos utilizados na digitalização devem seguir padrões de cor, tamanho, proporção e resolução em escala real, entre outros aspectos, a fim de garantir tanto qualidade, quanto usabilidade para esses documentos.

No âmbito da manutenção dos arquivos, o sistema deve garantir a proteção contra alteração e destruição de tudo o que for digitalizado, além da segurança da informação. Ademais, será preciso prover as informações de local do documento e do processo de digitalização.

Já quanto ao tempo de preservação dos arquivos, o Decreto determina que documentos sem valor histórico devem ficar em meio digital, pelo menos, até o final de seu período de vigência. Os demais (jurídicos e de valor histórico) possuem temporalidade diferente e podem ser consultados na tabela específica do Conarq.

Por fim, as entidades públicas, pessoas jurídicas de direito público, deverão, obrigatoriamente, assinar digitalmente com certificação digital ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados.

Diante disso, como falarmos no início deste artigo, é inegável a necessidade de uma transformação digital através de uma plataforma online, configurável e adaptável para o seu modelo de negócio, que possa reduzir ineficiência e custos sobre o processo de gerenciamento documental, permitindo mais foco nas atividades principais do negócio.

Com isso, a empresa garante um eficiente e obrigatório processo de digitalização, gerando mais agilidade, fluidez e transparência – três dos principais pilares da gestão da informação para se manter competitivo em tempos de crise.