Móveis Henn utiliza soluções da W3K para a gestão de contratos

A W3K está levando a transformação digital para centenas de organizações. Somos especialistas em governança da informação para o ambiente corporativo, e nossas soluções têm como objetivo a otimização de processos, garantindo maior rastreabilidade e segurança dos dados. Este é o caso da Móveis Henn – uma das maiores indústrias moveleiras do Brasil, com sede na cidade de Mondaí, em Santa Catarina.

A empresa utiliza a ferramenta GREENDOCS para realizar a gestão de seus contratos. O software atua no gerenciamento de documentos, fornecendo suporte para modelagem,  digitalização e automatização dos processos. A responsável pela gestão dos contratos da Móveis Henn, Larissa Hauschild, lembrou que antes da implantação do GREENDOCS, todo o fluxo de assinaturas de contratos na organização era feito de forma manual, com a tramitação de documentos físicos.

Esse movimento acarretava uma demora maior nos processos de assinatura e na avaliação dos contratos. “Somente após todos os envolvidos assinarem é que a via digitalizada ficava disponível”, comentou Larissa. Diante dessa demora no processo, a Móveis Henn precisava de uma ferramenta para gerenciar o ciclo de vida de seus contratos com fornecedores. Essa plataforma também deveria possibilitar a assinatura eletrônica das partes envolvidas, o que daria mais agilidade a todo o fluxo. 

“Por mais que já tivéssemos os arquivos em nuvem, digitalizados, dependíamos do fator humano para a gestão. Por isso queríamos centralizar todos os processos em uma solução única, trazendo todos os nossos contratos para um único ambiente, evitando assim eventuais perdas de informação”, observou Larissa. E foi com o uso do GREENDOCS que a empresa conseguiu implementar essas mudanças. 

O que antes era manual, passou a ser automatizado, assim como o processo de assinatura contratual, que agora é totalmente eletrônico, dando maior agilidade e segurança para a gestão de contratos. Isso porque o software GREENDOCS atua no gerenciamento de documentos, fornecendo suporte para modelagem,  digitalização e automatização dos processos.

Empresa já observa melhoria na produtividade

Larissa Hauschild comentou também que a empresa já observou uma melhora significativa em sua produtividade desde a implantação do software da W3K, em fevereiro do ano passado. “A solução trouxe bastante celeridade ao processo, pois precisávamos de uma ferramenta para agilizar nossos processos. Temos contratos em todo o Brasil e com a assinatura digital conseguimos finalizar tudo de maneira mais rápida”, finalizou Larissa.

E então: assim como a Móveis Henn quer garantir maior agilidade e segurança para os projetos e processos de sua organização? Fornecemos soluções personalizadas para cada cliente, aprimorando seus processos de gestão de forma ágil e eficiente. Clique aqui e conheça nosso portfólio completo de soluções corporativas. 

Conheça um pouco mais dessa – e de outras soluções baseadas em governança de dados da W3K – clicando aqui. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

Como o GED pode aumentar a segurança no modelo híbrido de trabalho?

16

91% de profissionais qualificados acreditam que o futuro do trabalho será de modelo híbrido, ou seja, revezando entre dias presenciais e remotos. O levantamento é da consultoria ICRH e demonstra que algumas mudanças já estão acontecendo nas companhias brasileiras. Paralelo a isso, 87,5% das companhias instaladas no Brasil realizaram alguma iniciativa voltada a transformar digitalmente seus processos de negócio no ano passado, número que ficou acima da média mundial, de 80%.

Diante desse cenário, é fundamental que as organizações atentem para uma questão de suma relevância para toda e qualquer companhia que adote esse modelo: o nível de risco das suas informações. Isso porque o gerenciamento do passivo de documentos físicos – que são justamente os que não foram descartados ou digitalizados, fica à deriva com a circulação dos colaboradores de forma híbrida nas dependências da organização.

Só há uma forma de manter as informações protegidas, evitando que sejam violadas ou até extraviadas: digitalizando esses documentos com o protagonismo de uma plataforma que cumpra todos os requisitos, inclusive para validade jurídica dos documentos físicos e, consequentemente, possibilite o descarte dos mesmos. Sendo assim, esse artigo vai mostrar como o GED pode aumentar a segurança no modelo híbrido de trabalho.

GED: benefícios que aumentam a competitividade

Reduzir custos, evitar o desperdício de tempo, prover escalabilidade e simplificar processos são alguns dos benefícios da digitalização de documentos para as empresas. Esse importante passo rumo à transformação digital tem sido cada vez mais frequente nas organizações.

Com uma plataforma GED, empresas podem capturar e digitalizar sua base de documentos, gerenciá-los de forma eficiente e, por fim, criar processos otimizados para tratar todas estas informações ao integrar com uma plataforma BPMS. Isso pode ser feito por uma solução cloud, resultando em diversos diferenciais competitivos, tais como:

  • Inteligência na busca dos arquivos, otimizando o tempo de procura dos documentos;
  • A plataforma provê controle de acesso e auditabilidade nos registros de leitura e modificação de documentos;
  • Integração de equipes e setores, tornando o trabalho mais sinérgico e ágil;
  • Inteligência analítica para o controle documental: por meio de logs e indicadores, com uma visualização abrangente das etapas de documentação;
  • Otimizar custos com papel, pleitos contratuais ou horas técnicas de profissionais envolvidos.

Como o GED pode aumentar a segurança no modelo híbrido de trabalho?

De acordo com o Decreto nº 10.278/2020, alguns requisitos precisam ser observados na transição entre físico e digital no âmbito dos documentos. Entre eles, está a inclusão de assinatura digital com certificado no padrão ICP-Brasil, além dos critérios de cor, formato, metadados e resolução.

Parece simples, mas se adequar a essas regulamentações sem um serviços especializado é inviável, visto que não estamos falando de organizar esses documentos apenas, mas de promover o gerenciamento deles, atendendo às recomendações corretas para serem descartados, claro, isso tudo sem interromper o fluxo de trabalho.

Assinatura totalmente online, sem papel e com validade jurídica.

Além de acompanhar o andamento dos processos, o sistema GED dá suporte a assinaturas digitais possibilitando a implementação de ambientes de trabalho totalmente paperless. A assinatura em contratos e documentos é um passo que ainda demanda muito tempo e tranca processos quando é realizado de forma manual.

O Greendocs, plataforma de GED da W3K, possui essa funcionalidade, provida de validade jurídica, permitindo que as partes assinem documentos diretamente na plataforma, com acompanhamento em tempo real de todas as etapas e agentes ligados ao contrato.

Mobilidade e acesso seguro são pilares do GED

Além da segurança que a plataforma oferece, permitindo a digitalização dos documentos físicos, empresas que adotam soluções de GED ganham mobilidade. Isso porque o sistema permite acesso seguro a bases de informação de forma remota, em um laptop ou celular, com a agilidade para ter os dados necessários em qualquer situação e local com acesso à internet. Por exemplo, em empresas de engenharia, que lidam com trabalho de campo o tempo todo, essa mobilidade é um grande diferencial.

Em linhas gerais, implantar o GED em uma organização se conecta com um modelo digital de governança, colocando a informação no centro da gestão. Com a integração entre plataformas inteligentes de documentos digitais e ações assertivas para a gestão documental, as empresas podem estabelecer uma melhor comunicação entre seus setores, clientes externos, fornecedores e parceiros de negócio.

A W3K oferece essa e outras soluções que permitem acompanhar todo o processo necessário e benéfico da Transformação Digital. Através de plataformas online e configuráveis ao modelo de negócio de cada cliente, proporcionamos ferramentas para gerenciamento eletrônico de documentos, automatização de processos, assinatura eletrônica, trabalho colaborativo, governança e outros recursos que proveem escalabilidade à gestão das organizações.

Vamos conversar, entender sua demanda e criar a melhor solução para ela?

Compliance e gestão eletrônica dos documentos: vamos conversar sobre isso!

Garantir que sua empresa ou que setores de sua organização estejam em conformidade com normas, sejam elas internas ou regulatórias de segmento ou governo, pode ser um trabalho complexo. Para isto, contar com uma solução dedicada de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e automatização de processos (BPMS) pode ser não apenas uma grande ajuda, mas um diferencial decisivo para a realização eficiente deste trabalho.

Quando falamos de compliance, em essência fazemos menção à segurança jurídica de um negócio. Estamos falando do trabalho de conciliar o regramento interno da empresa com questões externas, ou seja, às regulamentações às quais a organização está sujeita, evitando riscos legais.

Com uma solução robusta e inteligente de GED integradas à BPM, empresas podem visualizar com clareza os dados e sua circulação dentro da organização, garantindo que elas atendam às exigências de segurança, sendo visíveis e acessíveis somente por quem tem autorização, e preservando as informações sensíveis que devem se manter anônimas.

Isso pode abranger questões como gestão de contratos, controle do ciclo de vida dos documentos, até questões como a captura, manuseio e período de armazenamento de dados pessoais, algo que ganhou novas dimensões em termos de conformidade com a vigência da nova Lei Geral de Proteção dos Dados (LGPD).

Em função da LGPD, um dos maiores cuidados das empresas em relação ao compliance está na tratativa de dados pessoais de terceiros. Com o GED e o BPMS, é possível guardar estas informações de maneira detalhada, catalogando dados e definindo permissões de acordo com o devido grau de privacidade, permitindo à organização e seus colaboradores verem apenas os dados que sejam relevantes para a sua atividade.

CONTRATOS E ASSINATURA DIGITAL: OUTRO PONTO IMPORTANTE NO COMPLIANCE

Além disso, para empresas que lidam com contratos, por exemplo, uma plataforma de GED permite manter todos estes documentos dentro ambiente de fluxos seguros, rastreáveis e auditáveis, também com o recurso de assinatura eletrônica para uma camada adicional de confiabilidade, certificação e validade jurídica.

Garantir uma política adequada de conformidade nas empresas passa por uma combinação equilibrada de tecnologia, conhecimento jurídico e arquitetura de processos internos – e tudo isso pode ser aperfeiçoado com a utilização de tecnologias adequadas, como as de Gestão Eletrônica de Documentos. Para fazer isso da melhor forma, contar com um parceiro especializado pode ser um grande diferencial.

A W3K Tecnologia conta com um time especializado em gestão documental, e com o know-how para auxiliar o seu negócio a garantir as melhores práticas em termos de compliance. Entre em contato conosco e saiba mais.

Por que as empresas realizam a gestão de documentos (GED)?

Transformação digital e governança da informação são pilares fundamentais para o crescimento de qualquer organização. Com isso, é possível permanecer competitivo sem perder o foco em segurança, controle e rastreabilidade nos arquivos.

Otimizar o fluxo de trabalho em todas as suas etapas permite economizar tempo e dinheiro, além de promover mais produtividade aos colaboradores, permitindo que sejam mais estratégicos para o negócio.

Muitos gestores questionam qual é o melhor caminho para prover uma trajetória como a descrita acima. Antes de responder essa pergunta, precisamos nos fazer outra: por que as empresas realizam a gestão de documentos? É isso que abordaremos no artigo de hoje.

A gestão de documentos provê controle e integração.

Controlar revisões; ter visão total de etapas da documentação; facilitar colaboração entre equipes distintas; regrar a administração de mudança; controlar registros e ações de qualidade; integrar fornecedores de forma online e gerenciar filas de trabalho, solicitações, aprovações e prazos são alguns dos motivos que as empresas alegam para realizar a gestão de documentos.

Porém, também podemos citar outras razões relevantes que contribuem para essa decisão como, por exemplo, a busca inteligente, que permite encontrar os documentos pelo conteúdo ou busca fonética. Igualmente, visualizar dados das etapas de documentação gerando dashboard e relatórios que tornam as decisões estratégicas mais assertivas, ocupam essa lista.

Aproximar equipes e gerenciar filas de trabalho também são motivos pelo qual as empresas optem por esse caminho inovador. Da mesma forma, a integração entre GED / BPMS / EDMS na mesma plataforma e o suporte às assinaturas digitais – que possibilitam a implantação de ambientes de trabalho totalmente paperless -, são motivos que se destacam na hora de responder por quais razões as empresas realizam a gestão de documentos.

Como fazer a gestão de documentos (GED)?

A resposta para essa dúvida é: utilizando a gestão documental e sistemas de GED como protagonista no controle de qualidade das operações rende impactos diretos em inúmeras áreas, do financeiro ao jurídico, passando por toda a cadeia de gerenciamento para uma tomada de decisão voltada à excelência, com rapidez e rastreabilidade do acesso às informações.

O GED também pode ser um grande aliado para o RH das empresas, em seu trabalho de registrar e acompanhar aspectos como capacitações e certificações de seus colaboradores. Isso permite que projetos e equipes concordem com os padrões previstos para a qualidade das atividades, tudo com rastreabilidade de dados.

Em resumo, mais do que guardar documentos referentes à qualidade, uma plataforma GED robusta como o Greendocs, permite às empresas observar, de forma segura e rastreável, os processos que entregam conformidade e qualidade às atividades de negócio, em diversas instâncias. E com o apoio de um parceiro de negócios com know-how, é possível fazer essa transformação interna com os melhores resultados.

Gostou do nosso conteúdo e quer saber mais sobre como a Gestão Eletrônica de Documentos pode contribuir para uma maior qualidade operacional na sua companhia? Entre em contato conosco!

Por que implantar o GED e como ele provê eficiência ao negócio?

Muito papel, falta de rastreabilidade, governança, segurança da informação e morosidade no fluxo de trabalho foram os motivos que levaram a maior operadora de planos de saúde do Norte e Nordeste brasileiro, o Grupo Hapvida, a implantar o GED para gerenciar seus documentos.

O Greendocs, ferramenta da W3K escolhida pela Hapvida, provê fluidez, rastreabilidade, controle, integração e regramento de excelência às empresas. Porém, muitas são as dúvidas dos gestores na hora de dizer sim ao investimento. Diante disso, é fundamental compreender os benefícios de implantar o GED e como ele provê eficiência ao negócio.

GED: menos papel, menos custo

Basta um exercício rápido de percepção para visualizarmos que a tecnologia é capaz de criar um cenário inteiramente livre de papel dentro das companhias. Esse ambiente é chamado de paperless e o GED tem protagonismo na conquista desse importante passo à transformação digital das empresas.

A digitalização de alguns processos e rotinas – o que torna o uso do papel desnecessário, também diminui os custos do negócio, visto que é possível retirar do orçamento gastos com documentos físicos, espaço para armazenamento e profissionais para arquivá-los e procurá-los.

A importância é tanta que, segundo pesquisa da Serasa Experian, 87% das organizações gostariam de diminuir o uso de papel. No caso do Grupo Hapvida, o arquivo de contratos ocupava um espaço imenso nos ambientes da operadora, além de tornar o processo de procura de informações ineficiente com, inclusive, a perda dos documentos entre os fluxos e processos do dia a dia.

Quer saber mais sobre uma empresa paperless?

Rastreabilidade eficaz e segura com o GED

Imagine a complexidade de um processo manual de gerenciamento de dados e contratos em uma companhia que está operando em 32 hospitais, 20 prontos atendimentos, 105 clínicas e 109 centros de diagnóstico por imagem e coleta laboratorial. Além do excesso de papel, a falta de rastreabilidade e governança eram evidentes sem uma plataforma de GED.

Por isso, a Hapvida optou pela implementação da ferramenta Greendocs, busca essa que envolveu alguns requisitos básicos, como analisar custo-benefício, simplicidade na utilização, confiabilidade e possibilidade de customização. Sendo a área de suprimentos o primeiro setor a receber a solução.

Todo processo de rastreabilidade de contratos, novos documentos e rescisões da empresa foi otimizado e, claro, também ficou muito mais fácil prover o controle do fluxo de tudo isso.

Governança e otimização do fluxo operacional com o Greendocs

No caso de um negócio com um grande número de documentos importantes, como é o caso da operadora, o fluxo de aprovação e assinatura pode se tornar moroso e, claro, impedir que a empresa produza com a capacidade máxima que poderia diante de uma ferramenta eficiente para gerir todos esses processos.

A Hapvida chegou a levar 60 dias entre elaboração, validação e assinatura de contratos, isso antes da implantação do GED. De uma maneira geral, o Greendocs faz a captura e a digitalização da base de documentos, além de gerenciá-los de forma rápida, criando um fluxo operacional dinâmico, eficaz e ágil – três pilares fundamentais para o desenvolvimento de qualquer negócio.

Leia o case completo da operadora Hapvida no blog da W3K.

Live com Jonatas Bloss e Pablo Soledade: O Mundo dos Sistemas

Jonatas Bloss, que atua no Desenvolvimento de Novos Negócios da W3K Tecnologia estará presente na Live do Pablo Soledade, no Youtube: O Mundo dos Sistemas. O bate-papo de hoje (22/04) será sobre implantação de sistemas de gestão de documentos e informação. Esperamos vocês às19 horas.

Assinatura digital desburocratiza a rotina das empresas

Não há dúvidas de que agilidade, segurança e economia são alguns dos benefícios da tecnologia para as organizações de qualquer porte e segmento. Porém, ainda que a gestão de documentos seja eficaz para descomplicar o dia a dia das empresas, a assinatura de contratos exige tempo e garantias de autenticidade.

No entanto, apesar da digitalização de diversas áreas de serviços públicos e privados ser uma realidade, ainda são muitos os receios das instituições sobre a implementação de sistemas digitais robustos. Além de equivocada, essa percepção atrapalha a engrenagem do negócio.

Hoje vamos falar sobre como a assinatura digital desburocratiza a rotina das empresas e de que forma o GREENDOCS pode ajudar sua organização, proporcionando um sistema que permite assinar documentos diretamente na plataforma, com acompanhamento em tempo real de todas as etapas e agentes ligados ao contrato.

Protagonista na desburocratização das empresas

Pense em qualquer contrato com um fornecedor, por exemplo. Quais os processos para assiná-lo do jeito tradicional? Imprimir o documento, assinar, rubricar, comparecer ao cartório para reconhecer firma dessas assinaturas e, claro, arquivar a papelada em algum espaço físico da instituição.

Com a assinatura digital você assina de forma segura e legal esse mesmo contrato, mas de qualquer lugar, em qualquer momento, em um processo único. Sendo assim, em tempos de pandemia é ainda mais importante reconhecer que a tecnologia não apenas otimiza tempo, como proporciona economia e descomplica processos.

Praticidade, conveniência, segurança criptografada e muitos benefícios ambientais, eliminando consideravelmente o uso e o descarte de papel, são pilares que sustentam a importância da assinatura digital.

Ciclo de Vida de Contrato mais fluído e confiável

Quando você investe em uma ferramenta capaz de dar acesso simples aos seus documentos, realizar busca por conteúdo das cláusulas e signatários, controlar vigências, orquestrar fluxo de revisão e validação de minutas, rastrear alterações, controlar fila de aprovação e, enfim, assinar digitalmente, você está tornando o ciclo de vida de qualquer contrato mais fluído e confiável.

Inclusive, já tocamos neste assunto em outro texto em nosso site, vale a pena reler para entender melhor sobre como a gestão do Ciclo de Vida de Contratos pode ajudar sua empresa em diversos aspectos.

O que paperless tem a ver com gestão e que benefícios traz às empresas?

O que a expressão Processos de Negócio Paperless significa para você? Para a W3K, inclui fornecer soluções que permitam às empresas garantir produtividade, segurança, controle e organização capazes de alavancar o crescimento de forma escalável.

E de que forma garantimos isso? Provendo escalabilidade à gestão empresarial, por meio da disponibilização ágil de uma plataforma online e configurável ao modelo de negócio dos clientes.

Neste portfólio, se incluem aplicações de ECM, BPMS, EDMS, gestão de contratos digitais, assinatura digital, MOC – gestão da mudança, controle de documentos e registros da qualidade, entre outras.

TRANSFORMAÇÃO DIGITAL E PAPERLESS

Uma plataforma completa de soluções que permite às organizações adentrarem o processo de Transformação Digital. E, em muitos casos, este processo inicia pela adesão a tendências da atualidade, como o de gestão paperless. Você sabe o que é isso?

MUITO ALÉM DA REDUÇÃO DE PAPEL

Ao contrário do que o nome, em si, traduz, este tipo de gestão vai além de reduzir o uso de papel. Paperless, na verdade, envolve não somente a digitalização, mas também o gerenciamento da informação.

Afinal, empresas que não adotam uma cultura de gestão eletrônica de documentos não terão, de fato, uma gestão paperless, e sim uma gestão que apenas transferiu os percalços do papel para o ambiente digital.

Assim, ser paperless, fazer parte efetiva da Transformação Digital, ter uma Gestão Corporativa eficiente, são passos que se complementam e que têm na tecnologia um aliado forte.

E se você quiser conhecer mais sobre soluções para tudo isso, te indicamos dois caminhos:

1. Assista, no dia 25/03, às 14 horas, à palestra “Processos de Negócio Paperless, Transformação Digital em Gestão de Contratos, Garantia da Qualidade e RH”, que a W3K vai ministrar na Semana Paperless Innovation, realizada pela ABEINFO. Para conferir, clique aqui.

2. Navegue por nosso website e conheça nossas soluções. GED, BPMS, ECM, EDMS e mais para conduzir sua empresa à Transformação Digital e potencializar sua gestão rumo ao crescimento contínuo.

Como a indústria atravessou a pandemia? A resposta está na tecnologia

A pandemia da Covid-19 impactou a indústria de base brasileira. Conforme dados do IBGE, em 2020, 70% das mais de 2,7 milhões de empresas registradas no país registraram impactos negativos em função das paradas ou reduções de atividades decorrentes da pandemia, e, destas, a indústria ocupou um amargo segundo lugar – atrás somente do setor de serviços, que foi o mais prejudicado.

Já um estudo da Confederação Nacional da Indústria (CNI) indica que, apesar dos desafios do ano passado, o segmento industrial já retomou o ritmo de crescimento, revertendo no terceiro trimestre de 2020 a queda nos indicadores de produção e faturamento acumulada desde o início do cenário instalado pelo Novo Coronavírus.

RECUPERAÇÃO

Em setembro passado, a produção da indústria ficou em torno de 1,1% e o faturamento em 6,1% acima do registrado em fevereiro do mesmo ano, retornando aos patamares pré-pandemia. Ainda assim, a média do ano ficou abaixo de 2019, mas a expectativa dos especialistas da área é de que a atividade industrial se mantenha em expansão em 2021.

TECNOLOGIA NA BASE DO CRESCIMENTO

Entre as alavancas do crescimento, que permitiram enfrentar os desafios trazidos pela pandemia, está a tecnologia. A Transformação Digital do segmento industrial foi, de forma positiva, forçada pelas mudanças de cenário trazidas pela Covid-19.

Se, por um lado, muitas atividades presenciais precisaram ser suspensas, impactando fortemente a indústria de base, especialmente na parte produtiva, por outro esta mudança trouxe a adaptação de processos. Com isso, muitas atividades antes dependentes do fator humano foram legadas a tecnologias capazes de realizá-las total ou parcialmente, o que permitiu redistribuir os recursos humanos de forma mais estratégica.

NOVO NORMAL

Além disso, funções administrativas do setor de indústria passaram por uma adaptação ao novo normal, ficando, em grande parte, a cargo de funcionários em modelo de home office.

Uma adequação que não ocorreu da noite para o dia: foi preciso investir em tecnologias que dessem suporte ao funcionamento correto deste novo modelo de atuação, como sistemas capazes de garantir a segurança nas trocas de dados e documentos, bem como ferramentas e serviços voltados à digitalização de tudo o que, antes, era tratado de forma física. Somente desta forma foi possível evoluir processos para o ambiente digital maximizado que surgiu como consequência da pandemia.

ASSINATURA ELETRÔNICA E CERTIFICAÇÃO DIGITAL

Mudanças que, em muitos casos, vieram para ficar: segundo pesquisa do ITI, a adoção de assinatura eletrônica e certificação digital também cresceu muito durante a pandemia. Em 2020 a adoção deste tipo de solução pelas empresas brasileiras cresceu 52,9% em relação a 2019, superando, inclusive, a média histórica de expansão do setor, que era de 32% ao ano.

COLABORAÇÃO À DISTÂNCIA

Outra adequação que ganhou incremento da tecnologia foi o trabalho colaborativo à distância. Para permitir que equipes dispersas geograficamente, mantendo o isolamento necessário para enfrentamento da Covid-19, trabalhem de forma produtiva, ferramentas de colaboração foram muito necessárias. Uma pesquisa da LearnBonds mostra que este tipo de solução cresceu nada menos do que 1.270% em todo o mundo durante a pandemia.

Em se tratando de trabalho administrativo, comercial, de produção, de engenharia ou qualquer outro, o fator colaborativo é fundamental para propiciar a manutenção e o crescimento das atividades ao longo do período de isolamento.

DIGITALIZAÇÃO COM SEGURANÇA, RASTREABILIDADE E FOCO

Mas para dar base ao funcionamento das empresas, sejam do segmento industrial, sejam de que área forem, é preciso que a tecnologia seja aliada a itens essenciais, como segurança, rastreabilidade, conformidade e facilidade de uso.

Afinal, o usuário precisa de ferramentas que o auxiliem a produzir, a entregar, a manter sua empresa e seu cliente satisfeitos. E quanto mais digital for todo esse processo, melhor. Quanto mais se puder realizar, validar, assinar, compartilhar, trabalhar e fazer o que mais for preciso de forma digital, melhor.

Este tem sido o segredo da indústria para crescer na pandemia. Este continuará sendo o mote de todas as empresas que se mantiverem focadas na competitividade, ficando o cenário de atuação como está ou retornando aos patamares de normalidade.

A W3K oferece soluções que permitem acompanhar todo o processo necessário e benéfico da Transformação Digital. Através de plataformas online e configuráveis ao modelo de negócio das empresas, oferecemos ferramentas para gerenciamento eletrônico de documentos, automatização de processos, assinatura eletrônica, trabalho colaborativo, governança e outros recursos que proveem escalabilidade à gestão das organizações – durante a pandemia e depois.

Vamos conversar, entender sua demanda e criar a melhor solução para ela?

O que é Gestão de Contratos Digitais e como pode favorecer o seu negócio?

A gestão de contratos digitais é a administração de todos os processos envolvidos em uma contratação realizada de forma eletrônica: da criação do documento até o término de sua vigência ou renovação.

Trata-se de uma alternativa que reduz custos físicos e operacionais, garante organização, elimina burocracia, minimiza o risco de multas e inconformidades por perda de prazos ou utilização de versões desatualizadas dos documentos, além de contribuir para a diminuição do tempo de negociação com fornecedores, clientes e parceiros.

Por meio de recursos para gestão de contratos digitais, as empresas garantem acesso online a todos os agentes de contrato, podendo gerenciar estes documentos de forma ágil e eficaz, com rastreabilidade e segurança de informação, controle de vigências, assinatura digital e validade jurídica.

Isso tudo se traduz em mais agilidade para as empresas. Por exemplo: no formato digital, é muito mais fácil monitorar e cumprir regras contratuais de emissão, aprovação e compartilhamento de informação, o que contribui para:

– Reduzir riscos de ruído na comunicação, que podem resultar em erros na formulação ou andamento dos contratos;

– Ampliar a visibilidade e o resguardo de informações, para que se tenha evidências asseguradas na ocasião de pleitos ou disputas contratuais;

– Melhorar a colaboração online entre as partes envolvidas e evitando falhas em execução e aquisições

Sem falar na validade jurídica que, com o impulso da certificação digital, a gestão de contratos em ambiente digital agrega aos documentos tramitados.

Mas é possível usar este tipo de gestão para qualquer espécie de contrato? Sim! Desde contratos de vendas, licenças de sistemas ou IP, acordos internos ou externos, ações de procurement, entre tantos outros, todos podem ser geridos de forma eletrônica, desde que se tenha a tecnologia certa.

E, por falar em tecnologia, a W3K oferece uma solução eficaz para gestão de contratos digitais, além de recursos de assinatura e certificação digital em linha com o portal de assinaturas da Certisign. Um pool de tecnologia + serviços + atendimento capaz de tornar seu processo de gestão de ciclo de vida de contratos muito mais fluído, assertivo e confiável.