Gestão da Informação Traz Produtividade e Assertividade – Case A1 Engenharia

A A1 Engenharia está há mais de 18 anos provendo soluções integradas em 4 segmentos de negócio: engenharia, fabricação, montagem e energia. Está localizada em Araucária, região metropolitana de Curitiba, e atende a clientes como Klabin, Fíbria, Suzano, entre outros.

Na engenharia, a entrega é o documento. Portanto, um dos maiores desafios é encontrar a solução mais adequada e eficiente para gerenciar uma grande quantidade de informação e processá-la de forma segura e eficiente. A Coordenadora de Documentação Técnica de Engenharia e Informação, Ana Carolina Araújo, é a responsável por esse processo na A1.

Ela relata que inicialmente utilizavam um GED (Gerenciador Eletrônico de Documentos) próprio. Com o passar do tempo e o aumento de informações, “ esse sistema já não estava confiável, apresentava uma rastreabilidade ruim e demandava muito tempo para cadastro e depois para aprovação”. Diante desses problemas, houve a necessidade de buscar outra solução.

Partiram então em busca de uma ferramenta confiável que permitisse aumento da produtividade, com um suporte eficiente e de rápida resposta, relatórios consistentes, modelagem flexível de fluxos de aprovação, campos e metadados adaptados à necessidade, além de fácil de usar e buscar por documentos. “Conseguimos encontrar no Greendocs todas essas premissas que eram nossas dificuldades”, afirma Ana.

A1 Engenharia, localizada em Araucária, região metropolitana de Curitiba.

A1 Engenharia, localizada em Araucária, região metropolitana de Curitiba.

Conheceram o Greendocs, solução da W3K Tecnologia, em 2015, e começaram a planejar o modelo que precisavam para sanar seus desafios. Iniciaram com o piloto em um projeto de expansão de uma refinaria de CTO, em Santa Catarina. A Coordenadora afirma que “venderam detalhamento e acesso ao Greendocs, agregando valor já no projeto piloto”. A A1 produzia documentos que o cliente acessava remotamente na planta. “Escolhemos o detalhamento dos metadados, sabendo que isso implica diretamente na consulta do usuário final”, reforça.

O sucesso no projeto piloto foi a validação do Greendocs como Gerenciador de Documentos da A1 Engenharia. Em 2016 iniciaram outros projetos com o sistema e, em 2017, 99% dos projetos já rodavam na plataforma. Em 2018, criaram novos ambientes de controladoria e viabilidade e hoje o Greendocs já não tem seu uso restrito à engenharia. Com o sucesso da solução já consolidado, foi concluída, em 2019, o projeto de migração dos documentos do módulo de SGQ, Sistema de Gestão da Qualidade e de todos os documentos técnicos de engenharia.

Atualmente, a A1 é responsável por gerenciar toda a documentação de um empreendimento da Westrock, projeto de EDMS em novo ambiente, já em execução. Para isso, Ana reforça que “o Greendocs foi modelado em novo ambiente, novos fluxos e novos parâmetros para atender às necessidades da Westrock”.

Hoje já são 173 mil documentos no Greendocs. Ana garante que a A1 ganhou em produtividade e assertividade.” Temos garantia de segurança da informação, organização e rastreabilidade dos documentos, informação centralizada e acessível a todos, padronização de processos e aumento da sinergia, mensuração de resultados, possibilidade de criar indicadores a partir de documentos e garantia do seu ciclo de vida”.

Mais um case de sucesso em que Greendocs auxilia na melhoria do desempenho e agrega valor a seu cliente.

Redação de Mauren Schaeffer

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